Lưu giữ hóa đơn bằng hóa đơn điện tử – giải pháp lưu trữ trong thời đại 4.0 

Lưu trữ hóa đơn giấy vừa tốn mặt bằng làm kho chứa lưu trữ, khó đảm bảo thông tin toàn vẹn, tính bảo mật và khi tra cứu mất rất nhiều thời gian của kế toán tại các doanh nghiệp. Chính vì thế mà hóa đơn điện tử ra đời và trở thành công cụ hữu ích của doanh nghiệp. Ngoài tính tiện dụng trong quá trình xuất, gửi, hóa đơn điện tử còn mang lại cách thức lưu trữ hóa đơn hoàn toàn mới.

Lưu giữ hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới hình thức sao chép toàn bộ dữ liệu hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ như USB, đĩa CD, Ổ cứng… Bên cạnh đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn trực tuyến để đảm bảo sự an toàn bảo mật.

Với các hóa đơn đã hết thời gian lưu trử thì việc hủy bằng hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử hay các địa chỉ web bạn sao lưu trực tuyến để không thể truy cập xem hóa đơn dưới mọi hình thức.

Điều kiện để lưu trữ hoá đơn điện tử

Để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ các điệu kiện theo quy định của Pháp Luật. Cụ thể, tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011 quy định hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51.

  • Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
  • Hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó
  • Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
  • Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

Cách lưu trữ hóa đơn giấy tốn không còn phù hợp trong thời đại công nghệ 4.0

Cách lưu trữ hóa đơn giấy tốn không còn phù hợp trong thời đại công nghệ 4.0

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Sau khi đảm bảo các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử, trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các lưu trữ hóa đơn như sau:

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC , Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”

Như vậy, lưu giữ hóa đơn bằng cách sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro như hư hỏng, mục nát, thất lạc hóa đơn như khi sử dụng hóa đơn giấy. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng là cách doanh nghiệp thực thi pháp luật theo nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử. Trong Nghị định cũng quy định từ ngày 1/11/2020 các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Bài viết liên quan

Thêm bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *