Bảng kê là bảng được sử dụng trong trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ (NKCT) được. Bảng kê có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng… phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Bài viết hướng dẫn xuất hóa đơn kèm bảng kê nhanh chóng nhất.
1. Khi nào cần xuất hóa đơn kèm bảng kê?
Theo khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:
“… Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị:
– Cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động);
– Cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu;
– Cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu;
– Kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”
Như vậy trong trường hợp khi lập hóa đơn điện tử mà số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân đó sẽ phải trình lên Cục thuế để xem xét. Trong trường hợp Cục thuế chấp nhận thì mới tiến hành lập bảng kê theo quy định, hóa đơn điện tử được chuyển sang chứng từ giấy và đính kèm bảng kê.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
2. Cách lập bảng kê hàng hóa
Trong trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ danh mục hàng hóa, dịch vụ được bán nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập liên tiếp thành nhiều hóa đơn hoặc xuất hóa đơn kèm theo bảng kê.
Trong trường hợp xuất liên tiếp nhiều hóa đơn bắt buộc dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Khi ghi liên tiếp nhiều hóa đơn phải đảm bảo các hóa đơn liệt kê đủ, các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Đảm bảo thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên.
Trong trường hợp người bán không muốn ghi liên tiếp nhiều hóa đơn sẽ thực hiện lập bảng kê kèm theo hóa đơn để kê chi tiết hàng hóa.
Hóa đơn phải ghi rõ các thông tin người bán, các thông tin của người mua tùy từng trường hợp sẽ có hoặc không có. Hóa đơn ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.
Các tiêu thức ghi trên hóa đơn được quy định rõ tại khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2013.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế tuy nhiên thì cần đảm bảo một số các nội dung cơ bản. Bảng kê được thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa. Các nội dung chính của bảng kê cần có:
+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Bảng kê hải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng” nếu người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
+ Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… Ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
+ Trong trường hợp phải kê nhiều hàng hóa dịch vụ khác nhau, bảng kê có nhiều hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.
Lưu ý: Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi