Bài viết giải đáp những thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp về hóa đơn điện tử xác thực. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn điện tử xác thực kê khai thuế thế nào?
Trên hóa đơn điện tử, chữ ký số được mặc định là một tiêu thức bắt buộc, không thể không có để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cho hóa đơn điện tử khi lập xuất.
Tại điểm đ, Khoản 1, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC về nội dung hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã quy định về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử được thể hiện trên hóa đơn điện tử với bên bán và bên mua như sau:
– Nếu bên bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của bên bán trên hóa đơn chính là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức. Nếu người bán chỉ là cá nhân thì sẽ phải sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Nếu bên mua là cơ sở kinh doanh, hai bên bán mua có thỏa thuận về việc bên mua phải ký chữ ký số thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của bên mua.
– Nếu bên bán và bên mua thuộc trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử, cả 2 bên không thỏa thuận về việc bắt buộc phải ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử thì hai bên sẽ tuân thủ đúng theo đúng quy định tại Khoản 3, Điều 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
>> Tham khảo: Cách lập tờ khai quyết toán thuế trực tuyến.
Tương tự như hóa đơn giấy, khi tiến hành kê khai thuế, doanh nghiệp cần phải xác định xem đơn vị mình thuộc trường hợp kê khai thuế theo tháng, quý hay năm để tiến hành cho chính xác.
Theo đó, các doanh nghiệp có tổng doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề từ 50 tỷ đồng trở xuống hay đơn vị bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành kê khai thuế theo quý. Còn các đơn vị kinh doanh có tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của năm trước liền kề là trên 50 tỷ đồng thì tiến hành kê khai theo tháng.
Có hai hình thức kê khai thuế là kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp và kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Tùy vào mỗi doanh nghiệp, đặc điểm ngành hàng hóa, dịch vụ mà lựa chọn cách kê khai thuế phù hợp.
- Kê khai thuế trực tiếp: Là phương pháp tính thuế trực tiếp, doanh nghiệp đóng thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ trên doanh thu (tỷ lệ bao nhiêu tùy theo ngành nghề kinh doanh). Như vậy cứ khi nào có doanh thu là phải đóng thuế GTGT (còn gọi là thuế VAT), không quan tâm đến thuế VAT đầu vào là bao nhiêu vì phương pháp này không được khấu trừ VAT đầu vào.
- Kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ: Là phương pháp tính thuế doanh nghiệp được khấu trừ thuế đầu vào đầu ra. Nếu thuế VAT đầu vào của kỳ kê khai thuế lớn hơn thuế VAT đầu ra thì DN không phải đóng thuế. Hóa đơn sử dụng là hóa đơn VAT đặt in từ nhà in (mẫu hóa đơn doanh nghiệp có thể tự thiết kế theo ý của doanh nghiệp).
Đa số các doanh nghiệp sau khi thành lập sẽ lựa chọn kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ vì phương thức này có lợi hơn cho các doanh nghiệp trong nhiều trường hợp, đặc biệt là khi doanh thu không bù đắp được chi phí đầu vào.
Đối với các doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên GTGT nhưng có doanh thu hằng năm trên 1 tỷ đồng, thì ở kỳ kế toán tiếp theo sẽ chuyển sang phương pháp tính thuế khấu trừ căn cứ theo Khoản 1, Điều 12, Thông tư 219/2013/TT-BTC.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì như thế nào?
Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử do vậy không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy đặt in thông thường, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.
Bảng kê là bảng được sử dụng trong trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ (NKCT) được.
Bảng kê có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng… phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, trong hình thức Nhật ký – chứng từ có 10 loại bảng kê được đánh số từ 1-11 và không có bảng kể số 7. Kế toán sử dụng các bảng kê theo đúng quy định tại thông tư này.
1: Bảng kê số 1 (ký hiệu Mẫu số S04b1-DN) dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” (Phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan
2: Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN) Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Có với tài khoản liên quan
3: Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN) Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu
4: Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN) Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với các Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ
5: Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN) Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ với các Tài khoản 641, 642, 241.
6: Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN) Dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả trước (TK 242 “Chi phí trả trước ”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng phải trả”, TK 356 “Quỹ phát triển khoa học và công nghệ”).
>> Than khảo: Quy định về hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp.
8: Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN) Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 “Thành phẩm”, TK 156 “Hàng hoá”, TK 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”).
9: Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN) Ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá, hàng hoá kho bảo thuế
10: Bảng kê số 10 (Mẫu số S04b10-DN) Phản ánh các loại hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
11: Bảng kê số 11 (Mẫu số S04b11-DN) Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 “Phải thu của khách hàng”)
3. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào?
Trường hợp này doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác thực ra hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định gồm 4 điểm sau:
+ Phải đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
+ Phải có dòng chữ: Hóa đơn chuyển đổi;
+ Phải có đóng dấu Doanh nghiệp;
+ Phải có chữ ký bên bán.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Ký số trên hóa đơn điện tử thế nào?
Cách ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xem là tiêu thức nội dung nhất định, không thể thiếu để đảm bảo tính hợp pháp của mỗi hóa đơn số khi lập và xuất.
Điều này đã được quy định rất rõ tại Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC mới ban hành gần đây nhất của Bộ Tài chính.
Cụ thể hơn về tiêu thức chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua và người bán cũng được Bộ Tài chính quy định trong điểm đ, Điều 3, Thông tư số 68/2019/TT-BTC. Cụ thể:
– Nếu người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; còn nếu người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
– Với người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua phải ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
– Với những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số hay chữ ký điện tử của người bán và người mua thì sẽ được áp dụng theo quy định tại Khoản 3 của Thông tư 68/2019/TT-BTC.
>> Tham khảo: Khi nào nhận được tiền hoàn thuế TNCN?
5. Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn gồm những gì?
Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
- Yêu cầu với bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32).
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Hóa đơn mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).
Lưu ý rằng:
- Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử và Hoá đơn mẫu phải là bản scan và được đưa chung vào 01 bản dưới định dạng word (.doc).
- Bạn cũng cần phải có thêm 01 bản thông báo phát hành ở định dạng XML.
- Chuẩn bị chữ ký số (Token) là điều không thể thiếu.
- Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế.
>> Tham khảo: Tên công ty có được viết tắt không?
Kết luận
Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi