Kể từ ngày 1/7/2025, Việt Nam đã chính thức áp dụng mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (tỉnh và xã) theo Nghị quyết của Quốc hội. Sự thay đổi này dẫn đến việc sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính ở nhiều khu vực, ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh. Để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh sai sót trong quá trình lập hóa đơn, việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử là một yêu cầu cấp thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, lưu ý quan trọng và giải đáp những thắc mắc phổ biến liên quan đến việc cập nhật địa chỉ sau sáp nhập địa giới hành chính.
1. Tại sao cần cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử?
Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong giao dịch kinh doanh, phản ánh thông tin pháp lý của doanh nghiệp, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin khác.
Sau khi sáp nhập địa giới hành chính, nhiều địa danh (phường, xã, quận, huyện) đã thay đổi tên hoặc bị hợp nhất, dẫn đến việc địa chỉ trên hóa đơn điện tử có thể không còn phù hợp với giấy phép kinh doanh hoặc thực tế pháp lý.
Theo thông báo từ Chi cục Thuế Khu vực II (TP.HCM) và Tổng cục Thuế, hệ thống cơ sở dữ liệu thuế đã tự động cập nhật địa chỉ mới từ ngày 1/7/2025.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ, tránh rủi ro bị từ chối hoặc xử phạt hành chính.
>> Tham khảo: Áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực với đối tượng nào?
2. Quy định pháp lý liên quan
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 1/6/2025), hóa đơn điện tử phải ghi đúng thông tin, bao gồm địa chỉ của người bán và người mua (nếu có).
Trong trường hợp địa chỉ thay đổi do sáp nhập địa giới hành chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh ngay thông tin trên giấy phép kinh doanh, nhưng cần đảm bảo rằng địa chỉ trên hóa đơn điện tử khớp với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.
Việc không cập nhật hoặc sử dụng sai địa chỉ có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và giao dịch với khách hàng.
3. Các bước cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử
Bước 1: Kiểm tra thông tin địa chỉ mới
Doanh nghiệp cần xác minh địa chỉ mới sau sáp nhập địa giới hành chính. Các nguồn thông tin đáng tin cậy bao gồm:
-
Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn): Cung cấp thông tin về địa chỉ mới được cập nhật trong cơ sở dữ liệu thuế.
-
Cổng thông tin địa phương: Các tỉnh/thành phố thường công bố danh sách địa giới hành chính mới sau sáp nhập.
-
Liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Chi cục thuế địa phương sẽ cung cấp thông tin cụ thể về địa chỉ đã được cập nhật.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp ở Quận 7, TP.HCM, trước đây thuộc Phường Tân Phú, nay có thể được đổi thành một đơn vị hành chính mới (ví dụ: Xã Tân Phú, TP.HCM). Hãy kiểm tra kỹ để xác định tên gọi chính xác.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Cập nhật thông tin trong hệ thống hóa đơn điện tử
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp như EasyInvoice, MeInvoice, VNPT, Viettel Money, hoặc BKAV. Để cập nhật địa chỉ:
-
Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử: Truy cập tài khoản doanh nghiệp trên hệ thống của nhà cung cấp.
-
Kiểm tra thông tin doanh nghiệp: Vào mục “Cài đặt” hoặc “Thông tin doanh nghiệp” để xem địa chỉ hiện tại.
-
Cập nhật địa chỉ mới:
-
Nếu phần mềm đã đồng bộ với hệ thống thuế, địa chỉ mới có thể đã được tự động cập nhật từ ngày 1/7/2025.
-
Nếu chưa, nhập thông tin địa chỉ mới theo cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.
-
-
Lưu và kiểm tra: Sau khi cập nhật, lập thử một hóa đơn để đảm bảo địa chỉ mới được hiển thị chính xác.
Bước 3: Thông báo cho cơ quan thuế (nếu cần)
Trong trường hợp địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khác với địa chỉ trên hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể cần thông báo với cơ quan thuế:
-
Nộp thông báo thay đổi thông tin: Sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT để thông báo về việc sử dụng địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử.
-
Thời hạn: Thông báo cần được gửi chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi phát hành hóa đơn sử dụng địa chỉ mới.
-
Hình thức nộp: Có thể nộp trực tiếp tại chi cục thuế hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Lưu ý: Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, nếu địa chỉ đã được hệ thống thuế tự động cập nhật, doanh nghiệp không cần thực hiện bước này trừ khi có sai sót.
>> Tham khảo: Hướng dẫn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bước 4: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
Sau khi cập nhật địa chỉ, doanh nghiệp cần kiểm tra xem hóa đơn điện tử có đáp ứng các yêu cầu pháp lý:
-
Địa chỉ trên hóa đơn khớp với cơ sở dữ liệu thuế.
-
Các thông tin khác (tên, mã số thuế, nội dung giao dịch) được ghi đầy đủ và chính xác.
-
Hóa đơn được gửi đến khách hàng và cơ quan thuế đúng thời hạn (chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi lập).
Bước 5: Thông báo cho khách hàng và đối tác
Để tránh nhầm lẫn, doanh nghiệp nên thông báo cho khách hàng và đối tác về việc thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử:
-
Gửi email hoặc thông báo chính thức về việc sử dụng địa chỉ mới.
-
Cung cấp thông tin liên hệ để khách hàng xác minh nếu cần.
4. Lưu ý quan trọng khi cập nhật địa chỉ
Không cần điều chỉnh giấy phép kinh doanh ngay: Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, việc sáp nhập địa giới hành chính không yêu cầu doanh nghiệp phải thay đổi ngay thông tin trên giấy phép kinh doanh. Địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử sẽ được chấp nhận nếu khớp với cơ sở dữ liệu thuế.
Kiểm tra đồng bộ hóa phần mềm: Đảm bảo rằng phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng có khả năng đồng bộ với hệ thống của Tổng cục Thuế để tự động cập nhật địa chỉ.
Xử lý hóa đơn sai sót:
- Nếu đã phát hành hóa đơn với địa chỉ cũ sau ngày 1/7/2025, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thông báo sai sót qua Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Đối với sai sót về địa chỉ, không cần lập lại hóa đơn mà chỉ cần thông báo điều chỉnh.
Lưu trữ hóa đơn: Đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định (tối thiểu 10 năm) để phục vụ kiểm tra, đối chiếu sau này.
Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc cập nhật địa chỉ, có thể liên hệ với các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tư vấn thuế để được hỗ trợ.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi