Từ ngày 01/01/2026, chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh cá thể (HKD) và cá nhân kinh doanh chính thức được quy định mới tại Thông tư 152/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025. Thông tư này thay thế hoàn toàn Thông tư 88/2021/TT-BTC, đồng bộ với cải cách thuế lớn: bãi bỏ thuế khoán, chuyển sang tự kê khai, tự nộp thuế dựa trên doanh thu thực tế và chứng từ. Mục tiêu của chế độ kế toán mới là tăng tính minh bạch, hỗ trợ quản lý thuế theo rủi ro, giảm gánh nặng hành chính cho HKD nhỏ, đồng thời khuyến khích hộ kinh doanh ghi chép chứng từ, sử dụng hóa đơn điện tử và dần chuyển đổi sang doanh nghiệp. Chế độ kế toán được thiết kế đơn giản, phù hợp quy mô, không yêu cầu như doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo cung cấp dữ liệu cho kê khai thuế GTGT, thuế TNCN trên eTax Mobile hoặc hệ thống thuế điện tử.
1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc chung
Thông tư 152/2025/TT-BTC gồm 3 chương, 8 điều, hướng dẫn việc ghi sổ kế toán cho HKD, cá nhân kinh doanh. Người đại diện hộ kinh doanh (chủ hộ) chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán. Có thể:
- Tự ghi chép sổ sách nếu có kiến thức cơ bản.
- Bố trí người thân (cha mẹ, vợ chồng, con cái, anh chị em ruột) làm kế toán.
- Bố trí người quản lý, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm kế toán.
- Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài theo quy định pháp luật.
HKD được linh hoạt lưu trữ tài liệu kế toán dưới dạng giấy hoặc điện tử (phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, dễ tra cứu). Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm (riêng hóa đơn theo quy định thuế).
Chế độ kế toán không bắt buộc áp dụng với tất cả HKD, nhưng HKD thuộc diện chịu thuế hoặc có nhu cầu quản lý nội bộ nên thực hiện để tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế. Nguyên tắc: Ghi chép kịp thời, rõ ràng, trung thực dựa trên chứng từ hợp lệ (hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, biên lai thu tiền, hợp đồng…).
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Phân loại chế độ kế toán theo nhóm đối tượng và doanh thu
Thông tư phân chế độ kế toán theo phương pháp nộp thuế GTGT và TNCN, gắn chặt với phân nhóm doanh thu từ Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Cụ thể:
Nhóm 1: HKD không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN (thường doanh thu năm ≤ 500 triệu đồng)
- Chỉ cần lập 01 sổ kế toán: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S1a-HKD.
- Nội dung sổ: Ghi chép doanh thu theo từng lần bán hoặc tổng hợp theo ngày/tháng, phân loại theo ngành nghề (nếu có nhiều ngành). Không cần theo dõi chi phí chi tiết.
- Chứng từ: Hóa đơn bán hàng (không bắt buộc GTGT), biên lai thu tiền, sổ tay ghi chép nếu bán lẻ.
- Phù hợp với hộ nhỏ lẻ, buôn bán rong, kinh doanh thời vụ. Nhiệm vụ chính là thông báo doanh thu thực tế 2 lần/năm để xác định ngưỡng miễn thuế.
Nhóm 2: HKD nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (thường doanh thu trên 500 triệu đến khoảng 3 tỷ)
- Cũng chỉ cần 01 sổ: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số S2a-HKD.
- Sổ ghi chi tiết doanh thu theo ngành nghề có cùng tỷ lệ thuế để dễ tính thuế GTGT (tỷ lệ % trên doanh thu) và TNCN.
- Chứng từ: Chủ yếu hóa đơn bán hàng. Không bắt buộc theo dõi chi phí chi tiết vì thuế TNCN tính theo tỷ lệ.
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Nhóm 3: HKD nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN trên thu nhập tính thuế (doanh thu lớn hơn, đặc biệt khi chọn phương pháp tính trên thu nhập)
- Phải lập 04 sổ kế toán bắt buộc:
- Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Ghi nhận toàn bộ doanh thu.
- Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Theo dõi thu nhập tính thuế = Doanh thu – Chi phí hợp lý.
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Theo dõi nhập – xuất – tồn kho (nếu có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa).
- Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, dòng tiền thu – chi.
- Chứng từ: Hóa đơn GTGT (nếu áp dụng), hóa đơn bán hàng, chứng từ chi phí hợp lệ (hóa đơn mua hàng, hợp đồng lao động, biên lai…).
- Nhóm này yêu cầu ghi chép chi tiết hơn để tính thuế TNCN theo công thức (Doanh thu – Chi phí) × thuế suất (thường 15-20% tùy quy mô).
Trường hợp đặc biệt: HKD có hoạt động chịu các loại thuế khác (tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên…) sẽ áp dụng bổ sung theo hướng dẫn riêng tại Thông tư.
Từ năm 2026, HKD doanh thu trên 500 triệu và chọn tính thuế TNCN trên thu nhập phải lập đủ 4 sổ, thay vì ghi chép giản lược trước đây. Điều này giúp minh bạch nhưng cũng đòi hỏi HKD chủ động hơn trong việc thu thập chứng từ.
3. Hướng dẫn ghi chép sổ sách và sử dụng chứng từ
- Chứng từ kế toán: Phải hợp pháp, hợp lệ (có chữ ký, ngày tháng, nội dung rõ ràng). Ưu tiên hóa đơn điện tử. HKD có thể dùng phần mềm kế toán miễn phí hoặc giá rẻ do cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp hỗ trợ (nhiều app liên kết trực tiếp với eTax).
- Cách ghi sổ: Ghi theo trình tự thời gian, số liệu phải khớp với chứng từ. Cuối kỳ (tháng/quý/năm) tổng hợp để kê khai thuế. Có thể ghi tay hoặc dùng Excel, phần mềm.
- Tổ chức kế toán: Chủ hộ chịu trách nhiệm cuối cùng. Nếu kiêm nhiệm, phải phân công rõ ràng để tránh sai sót. Thông tư cho phép linh hoạt, không bắt buộc kế toán viên chuyên nghiệp.
- Kết nối với thuế: Sổ sách là căn cứ để kê khai trên eTax Mobile. Doanh thu ghi trong sổ phải khớp với thông báo doanh thu và tờ khai thuế.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích, thách thức và khuyến nghị thực hiện
Lợi ích:
- Giảm rủi ro phạt thuế nhờ chứng từ rõ ràng.
- Dễ dàng kiểm soát dòng tiền, lợi nhuận thực tế.
- Hỗ trợ chuyển đổi sang doanh nghiệp (dữ liệu kế toán sẵn có).
- Nhà nước cung cấp mẫu sổ thống nhất, phần mềm hỗ trợ miễn phí hoặc giá rẻ.
Thách thức:
- HKD nhỏ quen với cách làm truyền thống có thể lúng túng ban đầu.
- Chi phí thời gian và (nếu thuê) chi phí dịch vụ kế toán.
- Rủi ro nếu ghi sai hoặc thiếu chứng từ khi thanh tra.
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn với dịch vụ thương mại điện tử.
Khuyến nghị:
- HKD nhóm 1: Ghi chép doanh thu hàng ngày vào sổ S1a-HKD, lưu hóa đơn photo hoặc điện tử.
- HKD nhóm 2-3: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho kinh doanh, yêu cầu hóa đơn khi mua hàng, ghi sổ định kỳ (hàng tuần hoặc tháng).
- Sử dụng phần mềm kế toán hộ kinh doanh (nhiều phần mềm tích hợp eTax, tự động tính thuế).
- Tham gia đào tạo miễn phí do Chi cục Thuế tổ chức hoặc xem hướng dẫn trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế.
- Nếu doanh thu thường xuyên vượt 3 tỷ hoặc muốn hạn chế trách nhiệm vô hạn, nên cân nhắc chuyển đổi sang công ty TNHH.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi