Bản thể hiện của hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, hoàn toàn không có giá trị pháp lý hoặc giao dịch. Doanh nghiệp cần nắm rõ một số quy định sau để tránh sử dụng sai mục đích.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
>> Tham khảo: Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra.
2. Bản thể hiện của hóa đơn điện tử
Theo Khoản 1, Điều 5 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật để quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của tất cả các trường thông tin trên hóa đơn điện tử nhằm phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị toàn bộ nội dung của hóa đơn điện tử.
Cụ thể, định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML – Định dạng được tạo ra nhằm chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống công nghệ thông tin. Định dạng XML tạo ra với mục đích chính không phải để đọc, đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần phải sử dụng các phương thức bổ trợ khi đọc file XML của hóa đơn điện tử.
Thành phần định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử.
- Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.
- Thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế (với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Cũng theo Điều 3 của Thông tư này: “3. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư này.”
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Chứng từ điện tử.
Như vậy, thực chất, bản thể hiện của hóa đơn điện tử phản ánh đầy đủ tất cả các hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử gốc của doanh nghiệp. Để xem nội dung của bản thể hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem dưới nhiều định dạng khác nhau, như PDF hoặc HTML,…
Do bản chất bản thể hiện hóa đơn điện tử phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc nên mà bản thể hiện hóa đơn điện tử bao gồm tất cả các thông tin của hóa đơn điện tử gốc, gồm có:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua trong trường hợp người mua có mã số thuế;
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
- Tổng số tiền thanh toán;
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, người mua (nếu người mua có)
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
Bản thể hiện hóa đơn điện tử có thể không nhất thiết phải có đầy đủ tất cả các nội dung trên, điều này phụ thuộc vào hóa đơn điện tử gốc. Hóa đơn điện tử gốc có đầy đủ nội dung trên thì bản thể hiện hóa đơn điện tử cũng có đầy đủ nội dung và ngược lại.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Khi nào doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
Tại Điều 59, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã khẳng định một số quy định trong các Thông tư, Nghị định đã ban hành trước đó sẽ bị bãi bỏ. Cụ thể:
“2. Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022.”
“3. Bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.”
“4. Bãi bỏ khoản 12 Điều 5 Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế.”
Như vậy, căn cứ vào quy định trên thì quy định bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020 sẽ bị bãi bỏ. Thay vào đó, thời hạn cuối cùng các DN phải hoàn thành chuyển đổi HĐĐT là trước ngày 01/07/2022, theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Kết luận
Mọi thắc mắc hoặc muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi