Bỏ quy định hủy hóa đơn có sai sót theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong việc quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Một trong những điểm nổi bật nhất của Nghị định này là bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót, thay bằng quy trình lập văn bản thỏa thuận và điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Quy định này không chỉ đơn giản hóa thủ tục xử lý sai sót mà còn tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro pháp lý và hỗ trợ chuyển đổi số trong quản lý thuế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy định mới, ý nghĩa, tác động đối với doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh, cũng như những lưu ý quan trọng khi áp dụng.

1. Tổng quan về quy định bỏ hủy hóa đơn điện tử

Trước khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, khi hóa đơn điện tử có sai sót (như sai thông tin người mua, số tiền, thuế suất), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy trình này bao gồm thông báo với cơ quan thuế và người mua, lập biên bản hủy hóa đơn, và phát hành hóa đơn mới. Tuy nhiên, quá trình này thường phức tạp, tốn thời gian và dễ dẫn đến sai sót trong quản lý.

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã loại bỏ yêu cầu hủy hóa đơn điện tử, thay bằng quy trình lập văn bản thỏa thuận về sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Điều này được quy định chi tiết tại Điều 7 của Nghị định, nhằm đơn giản hóa quy trình, giảm thủ tục hành chính và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

1.1. Quy trình xử lý sai sót mới

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, các bước xử lý bao gồm:

– Đối với tổ chức, doanh nghiệp, và hộ kinh doanh:

• Lập văn bản thỏa thuận: Bên bán và bên mua lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ nội dung sai sót (ví dụ: sai tên, địa chỉ, mã số thuế, số tiền, hoặc thuế suất).

• Thông báo với cơ quan thuế: Bên bán thông báo sai sót qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.

• Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:

  • Hóa đơn điều chỉnh: Được lập để điều chỉnh số liệu sai sót (ví dụ: tăng/giảm giá trị, thuế suất).

  • Hóa đơn thay thế: Được lập để thay thế hoàn toàn hóa đơn sai sót, chứa đầy đủ thông tin đúng.

– Đối với cá nhân không kinh doanh: Chỉ cần thông báo sai sót qua cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp, không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận.

1.2. Đặc điểm của quy trình mới

• Không hủy hóa đơn: Hóa đơn sai sót vẫn được lưu giữ trên hệ thống cơ quan thuế, đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

• Linh hoạt hơn: Doanh nghiệp có thể chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, tùy thuộc vào bản chất sai sót.

• Tích hợp với hệ thống thuế điện tử: Toàn bộ quy trình được thực hiện qua cổng thông tin điện tử, giảm thiểu giấy tờ và thủ tục hành chính.

>> Tham khảo: 16 khoản thu nhập được miễn thuế TNCN.

2. Ý nghĩa của việc bỏ quy định hủy hóa đơn

2.1. Đơn giản hóa thủ tục hành chính

Quy trình hủy hóa đơn trước đây đòi hỏi nhiều bước, từ lập biên bản hủy, thông báo cơ quan thuế, đến phát hành hóa đơn mới. Điều này gây mất thời gian, đặc biệt với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn. Quy định mới giúp:

• Giảm số lượng thủ tục, chỉ cần lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

• Tăng tốc độ xử lý sai sót, đặc biệt khi sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp với cổng thông tin thuế.

• Giảm chi phí quản lý hành chính cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.

2.2. Tăng tính minh bạch và liên tục dữ liệu

Việc lưu giữ hóa đơn sai sót trên hệ thống (thay vì hủy) giúp cơ quan thuế theo dõi toàn bộ lịch sử giao dịch, từ hóa đơn gốc đến hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Điều này:

• Ngăn chặn gian lận thuế, như việc hủy hóa đơn để che giấu doanh thu.

• Đảm bảo dữ liệu giao dịch được lưu trữ liên tục, hỗ trợ việc đối chiếu và kiểm tra sau này.

2.3. Hỗ trợ chuyển đổi số

Quy định mới phù hợp với xu hướng chuyển đổi số, khi toàn bộ quy trình xử lý sai sót được thực hiện trên nền tảng điện tử.

Các phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn E-invoice, hay EasyInvoice đã được cập nhật để hỗ trợ lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Tác động của quy định

3.1. Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh

• Giảm rủi ro pháp lý: Trước đây, việc hủy hóa đơn không đúng quy trình có thể dẫn đến xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng. Quy trình mới đơn giản hơn, giúp doanh nghiệp tránh vi phạm.

• Tăng hiệu quả quản lý: Doanh nghiệp không cần lưu trữ biên bản hủy hóa đơn, mà chỉ cần quản lý văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

• Chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp cần cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ quy trình mới, có thể phát sinh chi phí nâng cấp hoặc đào tạo nhân sự.

3.2. Đối với cá nhân không kinh doanh

• Đơn giản hóa quy trình: Cá nhân chỉ cần thông báo sai sót qua cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp, không cần lập văn bản thỏa thuận, giúp tiết kiệm thời gian.

• Tăng tính minh bạch: Quy định khuyến khích cá nhân yêu cầu hóa đơn điện tử, đặc biệt thông qua các chương trình như “Hóa đơn may mắn”.

3.3. Đối với cơ quan thuế

• Quản lý hiệu quả hơn: Việc lưu giữ hóa đơn sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế giúp cơ quan thuế có cái nhìn toàn diện về giao dịch, giảm thiểu gian lận.

• Giảm khối lượng công việc: Bỏ thủ tục hủy hóa đơn giúp cơ quan thuế tiết kiệm thời gian xử lý thông báo hủy và kiểm tra biên bản hủy.

• Tăng cường giám sát: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ liên tục trên hệ thống thuế điện tử, hỗ trợ phân tích rủi ro và phát hiện vi phạm.

>> Tham khảo: Thủ tục chuyển đổi thành doanh nghiệp đối với hộ kinh doanh.

4. Lưu ý khi áp dụng quy định

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, và cá nhân cần lưu ý các điểm sau để tuân thủ quy định:

• Cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng các phần mềm như MISA meInvoice, E-invoice, hoặc EasyInvoice đã được nâng cấp để hỗ trợ lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

• Đào tạo nhân sự: Đảm bảo nhân viên kế toán nắm rõ quy trình xử lý sai sót mới, đặc biệt là cách lập văn bản thỏa thuận và thông báo cơ quan thuế.

• Lưu trữ dữ liệu: Hóa đơn sai sót và hóa đơn điều chỉnh/thay thế cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định, để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.

• Thông báo kịp thời: Doanh nghiệp phải thông báo sai sót cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định (thường là 5 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sai sót).

• Kiểm tra thông tin hóa đơn: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, doanh nghiệp cần rà soát kỹ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh cá nhân) để tránh sai sót lặp lại.

• Tích hợp số định danh cá nhân: Với cá nhân không kinh doanh, sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế trên hóa đơn, theo quy định từ 1/7/2025.

Ví dụ minh họa

Giả sử một doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử vào ngày 10/7/2025, nhưng sai tên người mua. Theo quy định mới:

• Doanh nghiệp và người mua lập văn bản thỏa thuận, ghi rõ sai sót về tên.

• Doanh nghiệp thông báo sai sót qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

• Doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế, ghi đúng tên người mua, và liên kết với hóa đơn gốc. Hóa đơn sai sót vẫn được lưu trên hệ thống, không bị hủy, đảm bảo tính liên tục của dữ liệu.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Kết luận

Việc bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong việc đơn giản hóa quản lý thuế và thúc đẩy chuyển đổi số. Quy trình mới, với việc lập văn bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế, không chỉ giảm thủ tục hành chính mà còn tăng tính minh bạch và liên tục dữ liệu.

Doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cần chủ động cập nhật phần mềm, đào tạo nhân sự, và nắm rõ quy trình để tuân thủ pháp luật, đồng thời tận dụng lợi ích từ hệ thống hóa đơn điện tử hiện đại.

Với sự hỗ trợ từ các quy định như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các chương trình khuyến khích lấy hóa đơn, Việt Nam đang tiến gần hơn đến mục tiêu xây dựng một hệ thống quản lý thuế minh bạch, hiệu quả và phù hợp với thời đại số.

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/