Các trường hợp chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử

Quy định về các trường hợp chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần nắm được. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ cung cấp những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

1. Quy định về trường hợp chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, không thể giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có hệ thống phần mềm kế toán, không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.

Những đối tượng này được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của quan thuế. Tuy nhiên thời gian sử dụng tối đa là 12 tháng.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành thì các doanh nghiệp, cá nhân được phép mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ chỉ phải trả chi phí đúng theo giá niêm yết đã được quy định bởi cơ quan thuế. Mọi chi phí phát sinh khác đều là trái với quy định pháp luật.

Bên cạnh đó, các đơn vị kinh doanh cũng cần lưu ý rằng: Việc bán hóa đơn bắt buộc phải do cơ quan thuế thực hiện. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định này để tránh bị lừa, mua phải hóa đơn giả, bất hợp pháp, dẫn tới nhiều rủi ro có thể xảy ra.

Để có thể mua thành công hóa đơn của cơ quan thuế, các đơn vị kinh doanh phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

– Đơn đề nghị mua theo mẫu số 3.3, ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

– Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất, kinh doanh của đơn vị kinh doanh; giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép đầu từ, giấy phép hành nghề hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền theo đúng mẫu số 3.16, ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

>> Tham khảo: Các phụ lục kê khai thuế GTGT.

– Giấy ủy quyền và giấy chứng minh nhân dân (thẻ căn cước công dân) của người mua. Tuy nhiên, đơn vị kinh doanh chỉ lập giấy ủy quyền trong hồ sơ nếu trường hợp người mua không phải là đại diện pháp luật của đơn vị kinh doanh.

Lưu ý rằng:

– Các đơn vị kinh doanh khi mua hóa đơn của cơ quan thuế từ lần thứ 2 trở đi thì hồ sơ đăng ký không cần phải có “Văn bản cam kết”.

– Các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao phải chuyển sang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in của cơ quan thuế, nếu như vẫn còn hóa đơn giấy không thể tiếp tục sử dụng thì cần tiến hành lập và thêm Bảng kê hóa đơn hết giá trị sử dụng vào hồ sơ.

2. Vì sao nên sớm chuyển đổi?

Hóa đơn điện tử là giải pháp thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống với nhiều điểm ưu việt như:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn.
• An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
• Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
• Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như: email, sms,…

>> Tham khảo: Quy định về hoàn thuế VAT xuất khẩu.

Với việc hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, công tác quản trị của doanh nghiệp cũng như quản lý của cơ quan thuế đã được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin để thu thập, tổng hợp, báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử, thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy.

Tại các cuộc họp báo, hội thảo về nghiệp vụ thuế, ông Nguyễn Văn Thủy – Phó Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế) đều khẳng định, ngoài những lợi ích thiết thực, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp ngành thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; từ đó có thể phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh. Bên cạnh đó có thể giúp cơ quan hải quan tại các cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện hoàn thuế.

Bên cạnh đó, cơ quan thuế và các cơ quan khác của nhà nước không tốn chi phí thời gian đối chiếu hóa đơn như hiện nay. Hiện nay khi kiểm tra hoàn thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập doanh nghiệp, cơ quan thuế và cơ quan khác của nhà nước đều thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc bắt buộc.

Thông thường, thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tửcó mã xác thực, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được tập trung tại cơ quan thuế một cách liên tục nên cơ quan thuế có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của doanh nghiệp, kịp thời phát hiện ra những bất thường khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Ngoài những lợi ích trên, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp cơ quan thuế kịp thời ngăn chặn hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích, khắc phục tình trạng làm giả hóa đơn, tạo một môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp, thúc đẩy thương mại điện tử phát triển.

Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử góp phần bảo vệ môi trường; khắc phục được trình trạng gian lận sử dụng bất hợp pháp hóa đơn – lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên.

Chính thế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và các tổ chức mặc dù chưa phải sử dụng hóa đơn điện tử cũng nên sớm tìm hiểu và chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để tận dụng những lợi ích mà hình thức này đem lại.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice miễn phí xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/