Chứng từ điện tử là gì? Cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Tương tự như hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử là xu thế hiện nay tại doanh nghiệp mà mọi kế toán cần hiểu rõ và nắm vững quy định liên quan.

Chứng từ điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 17 Luật Kế Toán quy đinh: “Chứng từ điện tử là một chứng từ kế toán và có đầy đủ nội dung của 1 chứng từ kế toán thông thường. Hình thức thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như đĩa CD, DVD, ổ cứng, đĩa từ, thẻ thanh toán.”

Tương tự như chứng từ kế toán khác, chứng từ điện tử phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu. Trong quá trình sử dụng, thông tin sử dụng và lưu trữ phải được quản lý và kiểm tra chống các hình thức lợi dung xâm nhập, khai thác và sao chép chứng từ. Quản lý chứng từ điện tử phải quản lý như tài liệu kế toán, ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

• 

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Xem thêm: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ khi nào ?

Cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Với các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có liên quan đến hoạt động của kế toán đều phải lập chứng từ kế toàn. Với mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập 1 lần chứng từ kế toán, ví dụ như: hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận

Yêu cầu với các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu. Với chứng từ chưa có mẫu thì kế toán được lập chừng từ theo ý muốn nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định. Đặc biệt là không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa. Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải được gạch chéo. Các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán mà phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

Với chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định và được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Nguồn: https://einvoice.vn/