Hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế là một trong hai loại hóa đơn điện tử chính theo quy định pháp luật Việt Nam, bên cạnh loại không có mã. Đây là loại hóa đơn mà sau khi người bán lập và ký số, phải gửi đến cơ quan thuế để được cấp mã xác thực duy nhất trước khi gửi cho người mua. Mã này là chuỗi 34 ký tự do hệ thống cơ quan thuế tạo ra, đảm bảo tính xác thực và chống làm giả. Quy định chính được nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Từ năm 2025-2026, loại hóa đơn này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt với hộ kinh doanh (HKD) khi chuyển từ thuế khoán sang kê khai thuế. Từ ngày 01/6/2025, nhiều HKD trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như siêu thị, nhà hàng, khách sạn) phải sử dụng HĐĐT có mã khởi tạo từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Quy định về các loại thuế áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể.
1. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn điện tử có mã
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được lập bằng phương tiện điện tử, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, và phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi phát hành. Đặc điểm nổi bật:
- Mã cơ quan thuế: Chuỗi ký tự duy nhất, bao gồm số giao dịch và thông tin mã hóa từ dữ liệu người bán.
- Ký hiệu: Thường có chữ “C” trong ký hiệu hóa đơn (ví dụ: 1C25Txx cho hóa đơn GTGT có mã năm 2025).
- Quy trình: Lập hóa đơn → Ký số → Gửi cơ quan thuế cấp mã → Gửi người mua.
2. Đối tượng áp dụng và quy định mới 2025-2026
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và dự thảo hướng dẫn năm 2026:
- Bắt buộc: Doanh nghiệp rủi ro thuế cao; HKD doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên; HKD bán lẻ, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (siêu thị, ăn uống, vận tải hành khách…).
- Tùy chọn hoặc cấp lẻ: HKD nhỏ hơn có nhu cầu sử dụng hóa đơn từng lần.
- Khởi tạo từ máy tính tiền: Bắt buộc từ 01/6/2025 cho một số HKD, kết nối trực tiếp truyền dữ liệu thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
3. Lợi ích nổi bật
Hóa đơn điện tử có mã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, HKD và cơ quan nhà nước:
- Minh bạch và chống gian lận: Cơ quan thuế kiểm soát ngay từ khâu lập, giảm trốn thuế.
- Tiết kiệm chi phí: Không in ấn, lưu trữ giấy; giảm 80-90% chi phí so với hóa đơn giấy.
- Tiện lợi quản lý: Dễ tra cứu, gửi khách hàng qua email/SMS; hỗ trợ kê khai thuế tự động.
- Đặc biệt cho HKD: Doanh thu thực tế ghi nhận, dễ vay vốn ngân hàng; chuyển đổi số, chuyên nghiệp hóa kinh doanh.
- Hỗ trợ nhà nước: Tăng thu ngân sách, quản lý hiệu quả khu vực kinh tế phi chính thức.
>> Tham khảo: 17 quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC tiếp tục có hiệu lực từ 01/01/2026.
4. Xử lý sai sót và lưu ý
Khi sai sót: Không hủy mà điều chỉnh hoặc thay thế (theo Nghị định 70/2025). Thông báo cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT, lập hóa đơn mới.
Lưu ý: Thời điểm ký số và cấp mã chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; sử dụng phần mềm đạt chuẩn (như Thái Sơn E-invoice…).
Tóm lại, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là bước tiến lớn trong cải cách thuế Việt Nam, thúc đẩy chuyển đổi số và minh bạch kinh tế.
Với lộ trình bắt buộc từ 2025-2026, doanh nghiệp và HKD cần chuẩn bị sớm: đăng ký chữ ký số, chọn phần mềm uy tín, đào tạo sử dụng.
Việc áp dụng không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho phát triển bền vững.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Giải pháp hóa đơn điện tử Thái Sơn Einvoice do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn (ThaisonSoft) phát triển là một trong những phần mềm hàng đầu tại Việt Nam, được hơn 100.000 doanh nghiệp tin dùng, bao gồm các tên tuổi lớn như Honda, Samsung, Toyota, Lotte, Golden Gate, Coca Cola, Aeon Mall, CGV và Lazada.
Với hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp kê khai điện tử (thuế điện tử, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử), Thái Sơn đã khẳng định vị thế là đơn vị tiên phong, được Tổng cục Thuế chứng nhận và chọn làm đối tác cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Einvoice tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành, từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC đến các cập nhật mới nhất như Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Phần mềm hỗ trợ đa dạng mẫu hóa đơn (01GTKT, 02GTTT, hóa đơn bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia…), đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp FDI nhờ khả năng tích hợp sâu với hệ thống SAP, ERP, CRM, phần mềm kế toán và bán hàng, cho phép xuất hóa đơn tự động mà không cần can thiệp thủ công.
Tính năng nổi bật của Einvoice bao gồm lập và ký số hóa đơn nhanh chóng chỉ trong vài giây, gửi tự động qua email/SMS, thiết kế mẫu hóa đơn linh hoạt với kho mẫu sẵn hoặc tùy chỉnh logo, màu sắc.
Phần mềm hỗ trợ quản lý mọi lúc mọi nơi qua web và app mobile, phê duyệt hàng loạt, báo cáo thống kê tình hình sử dụng hóa đơn, xuất dữ liệu cho kê khai thuế (HTKK, TVAN). Đặc biệt, Einvoice áp dụng công nghệ hiện đại bảo mật dữ liệu tối đa, lưu trữ lâu dài mà không cần đầu tư server riêng.
Lợi ích mà Einvoice mang lại là rất lớn: giảm 80-90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ; tăng tốc độ xử lý giao dịch, nâng cao hiệu quả kinh doanh; minh bạch dữ liệu giúp dễ dàng tra cứu, tránh mất mát; hỗ trợ chuyên nghiệp hóa hình ảnh doanh nghiệp. Với đội ngũ hỗ trợ 24/7 tại các trung tâm toàn quốc, Einvoice luôn đồng hành kịp thời, từ tư vấn triển khai đến xử lý sự cố.
Trong bối cảnh bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử toàn diện từ năm 2026, đặc biệt với hộ kinh doanh chuyển sang kê khai thuế và khởi tạo từ máy tính tiền, Einvoice là lựa chọn lý tưởng nhờ giá cả cạnh tranh, ưu đãi dùng thử miễn phí và chương trình hỗ trợ chuyển đổi. Doanh nghiệp có thể liên hệ hotline 1900 4767 (nhánh 3) hoặc truy cập einvoice.vn để trải nghiệm.
Einvoice không chỉ là phần mềm tuân thủ pháp lý mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số bền vững, tăng lợi thế cạnh tranh trong nền kinh tế hiện đại.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi