Hóa đơn điện tử đã giải quyết được nhiều bài toán về quản lý hóa đơn, chứng từ trong các giao dịch và dịch vụ ngân hàng đã làm đau đầu các nhà quản lý trong nhiều năm qua. Hiện nay, hầu hết ngân hàng đã hoàn thành triển khai sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.
1. Nhiều ngân hàng đã hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử
Ngân hàng là một tổ chức tài chính và trung gian tài chính chấp nhận tiền gửi và định kênh những tiền gửi đó vào các hoạt động cho vay trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các thị trường vốn. Ngân hàng là kết nối giữa khách hàng có thâm hụt vốn và khách hàng có thặng dư vốn.
Do ảnh hưởng của chúng trong hệ thống tài chính và nền kinh tế, các ngân hàng bị quy định cao tại hầu hết các nước. Hầu hết các ngân hàng hoạt động theo một hệ thống được gọi là hoạt động ngân hàng dự trữ phân đoạn mà họ chỉ nắm giữ một dự trữ nhỏ của các khoản tiền gửi và cho vay phần còn lại để kiếm lời. Điều này nói chung là tùy thuộc vào các yêu cầu vốn tối thiểu được dựa trên một bộ tiêu chuẩn quốc tế về vốn, được gọi là Hiệp ước vốn Basel.
>> Tham khảo: Quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Để nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như thuận tiện cho tổ chức, nhiều ngân hàng đã sớm áp dụng hóa đơn điện tử. Tháng 8/2018, Ngân hàng TMCP Sài Gòn – SCB thông báo chính thức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy như trước đây. Theo đó, hóa đơn sẽ được tạo lập tại hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của ngân hàng, được ký điện tử và gửi đến khách hàng theo thông tin đã được đăng ký.
Khi có nhu cầu tra cứu thông tin hóa đơn, khách hàng chỉ cần đăng nhập vào Internet Banking để thực hiện tra cứu hay tải hóa đơn về nếu có nhu cầu. Với những khách hàng không sử dụng Internet Banking thì cũng có thể dễ dàng nhận hóa đơn chuyển đổi tại các điểm giao dịch của ngân hàng SCB trên toàn quốc khi có nhu cầu.
Áp dụng muộn hơn so với ngân hàng SCB, Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội – MB Bank áp dụng hóa đơn điện tử từ tháng 11/2018. Với việc áp dụng hình thức hóa đơn mới này, thay vì mất thời gian chờ đợi như trước đây, khách hàng có thể chủ động tra cứu, xem, tải hóa đơn ngay khi nhận được số hóa đơn, mã bảo mật đã được hệ thống ngân hàng gửi tới email hay số điện thoại đăng ký trước bằng cách truy cập vào địa chỉ: https://einvoice.mbbank.com.vn/.
Mới đây, Ngân hàng TMCP Hàng hải Việt Nam – MSB cũng đã triển khai hóa đơn điện tử cho tất cả giao dịch với các khách hàng doanh nghiệp, cá nhân từ tháng 5/2019. Tương tự với mô hình hóa đơn điện tử tại các ngân hàng khác, khách hàng của MSB có thể nhận thông tin hóa đơn điện tử, ví dụ như qua email hoặc tra cứu tại https://einvoice.msb.com.vn/ bằng cách nhập các thông tin yêu cầu như: mã số thuế, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã xác thực của hệ thống.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Sau thời gian đưa hóa đơn điện tử vào áp dụng, các ngân hàng đều nhận định đây là hình thức hiện đại, đem lại lợi ích cho cả khách hàng và chính ngân hàng triển khai. Ngân hàng sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ cho các khâu in ấn, chuyển phát hay lưu trữ hóa đơn, không phải đối mặt với những rủi ro cháy, hỏng, thất lạc hóa đơn. Các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn như lập báo cáo, hạch toán, đối chiếu sổ sách kế toán cũng được thực hiện nhanh chóng do tất cả thông tin đều đã được hệ thống và điện tử hóa.
Trong khi đó, khách hàng cũng có thể chủ động truy cập website tra cứu để kiểm tra thông tin hóa đơn hay trích xuất hóa đơn. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử sẽ tiếp tục được sử dụng rộng rãi trong ngành ngân hàng nói riêng và trong nền kinh tế nói chung.
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử
Những ưu điểm của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:
- Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn
- Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
- Được cơ quan thuế hỗ trợ xử lý lỗi trong quá trình triển khai.
>> Tham khảo: Tiêu thức nội dung trên hóa đơn điện tử.
Hàng năm, nền kinh tế của Việt Nam có thể tiết kiệm chi phí cho hàng tỷ tờ hóa đơn giấy để đáp ứng nhu cầu mua bán ngày càng gia tăng không ngừng. Hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu chi phí hoạt động doanh nghiệp cực kì hiệu quả.
Hạn chế của hóa đơn điện tử là hình thức này đòi hỏi hạ tầng công nghệ như phần mềm, phần cứng và nhân sự phải đáp ứng những điều kiện nhất định.
Tuy nhiên, nếu các doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong dài hạn thì nhược điểm nêu trên sẽ không còn là vấn đề lớn nữa.
Việc sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng được đội ngũ hỗ trợ về kĩ thuật có trình độ cao, chuyên nghiệp, am hiểu nghiệp vụ và chi phí rẻ hơn rất nhiều so với việc tự xây dựng hệ thống.
Kết luận
Để được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi