Ký số (chữ ký số) là bước bắt buộc và quan trọng nhất để một hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, mọi hóa đơn điện tử phải có chữ ký số hợp lệ của người bán (và trong một số trường hợp đặc biệt còn có chữ ký số của người mua). Nếu không ký số hoặc ký sai, hóa đơn sẽ bị cơ quan thuế từ chối, không được khấu trừ thuế GTGT và doanh nghiệp có thể bị phạt từ 10–50 triệu đồng. Dưới đây là hướng dẫn cực kỳ chi tiết, từng bước một, dành cho cả người mới bắt đầu và kế toán lâu năm.
1. Chuẩn bị trước khi ký số
- Chữ ký số (USB Token) còn hiệu lực
- Nhà cung cấp phổ biến: Thaison ECA, VNPT-CA, BKAV-CA, …
- Thời hạn: 1–3 năm. Kiểm tra hạn còn lại tại https://tokencheck.cacerts.vn
- Phải là chữ ký số của doanh nghiệp hoặc cá nhân được ủy quyền hợp pháp (ghi rõ trong Giấy ủy quyền kèm quyết định bổ nhiệm).
- Máy tính cài driver chữ ký số
- Tải driver tương ứng với nhà cung cấp (Thaison ECA).
- Cắm thử USB Token → máy tính hiện biểu tượng ổ đĩa hoặc thông báo “Token đã sẵn sàng”.
- Phần mềm hóa đơn điện tử đã cập nhật phiên bản 2025
- Đảm bảo phần mềm hỗ trợ ký hiệu 6 ký tự mới và chuẩn XML theo Thông tư 32/2025.
- Trình duyệt web hỗ trợ
- Chrome, Edge, Cốc Cốc (phiên bản mới nhất).
- Tắt chế độ “Chặn cửa sổ bật lên” cho trang phần mềm hóa đơn.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Quy trình ký số trên hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập hóa đơn đầy đủ thông tin
- Điền xong tất cả các trường: người mua, hàng hóa, số tiền, thuế suất, ghi chú…
- Nhấn “Lưu tạm” hoặc “Kiểm tra” để hệ thống báo lỗi nếu còn thiếu.
Bước 2: Cắm USB Token vào máy tính
- Cắm trước khi nhấn ký (nếu cắm sau, phải làm tươi trang web).
- Đèn trên Token sẽ nhấp nháy khi được nhận diện.
Bước 3: Nhấn nút “Ký số” hoặc “Ký và phát hành”
- Tùy phần mềm sẽ có tên nút khác nhau.
>> Tham khảo: Quy định về các loại thuế áp dụng đối với hộ kinh doanh cá thể.
Bước 4: Chọn chứng thư số (Certificate)
- Hệ thống sẽ hiện danh sách các chứng thư trong Token.
- Chọn đúng chứng thư của doanh nghiệp (thường có tên công ty + MST).
- Không chọn chứng thư cá nhân nếu không được ủy quyền.
Bước 5: Nhập mã PIN của Token
- Mặc định của các nhà cung cấp.
- Nếu đã đổi PIN thì nhập PIN mới.
- Nhập sai 5 lần → Token bị khóa → phải mang lên nhà cung cấp mở khóa (mất 200–500 nghìn đồng).
Bước 6: Xác nhận ký
- Nhấn “Đồng ý” hoặc “Ký” → hệ thống tự động: – Mã hóa hóa đơn theo chuẩn XML – Gắn chữ ký số vào file – Gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế (nếu là hóa đơn có mã) – Sinh file PDF có chữ ký số + mã QR
- Thời gian ký: 3–15 giây (tùy tốc độ mạng và phần mềm).
→ Hoàn tất! Hóa đơn có giá trị pháp lý ngay lập tức.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
3. Các trường hợp ký số đặc biệt
| Trường hợp | Cách ký số | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hóa đơn có mã của cơ quan thuế | Ký số trước → gửi lên Tổng cục Thuế → nhận mã → ký lần 2 (nếu phần mềm tự động) | Phần mềm tốt (Thái Sơn ECA) tự động ký 2 lần, không cần can thiệp |
| Hóa đơn không có mã | Chỉ ký 1 lần là xong | Phổ biến với doanh nghiệp đủ điều kiện |
| Hóa đơn điều chỉnh/thay thế | Ký số hóa đơn mới + giữ nguyên hóa đơn gốc | Ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số … ký hiệu … ngày …” |
| Hóa đơn ủy quyền ký thay | Dùng Token của người được ủy quyền | Phải có giấy ủy quyền + quyết định bổ nhiệm nộp cho cơ quan thuế |
| Ký số trên điện thoại (mobile) | Dùng app từ nhà cung cấp uy tín | Chỉ hỗ trợ một số phần mềm. |
| Ký số hàng loạt (100–1.000 hóa đơn) | Dùng chức năng “Ký hàng loạt” trong phần mềm | Tiết kiệm thời gian cuối tháng, kỳ kê khai |
4. Lỗi thường gặp và cách khắc phục
| Lỗi | Nguyên nhân | Cách khắc phục nhanh |
|---|---|---|
| “Không tìm thấy Token” | Chưa cắm hoặc driver lỗi | Cắm lại → cài lại driver → khởi động lại máy |
| “Mã PIN không đúng” | Nhập sai hoặc quên PIN | Liên hệ nhà cung cấp mở khóa (mang CMND + giấy ĐKKD) |
| “Chứng thư đã hết hạn” | Token hết hạn | Gia hạn ngay tại website nhà cung cấp (200–500 nghìn/năm) |
| “Lỗi ký số 400/500” | Mất kết nối mạng | Kiểm tra internet → thử lại |
| “Không hiển thị nút ký” | Trình duyệt cũ | Cập nhật Chrome/Edge mới nhất |
| “Hóa đơn bị từ chối mã” sau khi ký | Sai định dạng XML theo Thông tư 32/2025 | Cập nhật phần mềm lên bản mới nhất (thường ra vào tháng 5–6/2025) |
5. Mẹo để ký số nhanh và an toàn
- Luôn rút USB Token ra khỏi máy khi không sử dụng (tránh virus đánh cắp).
- Đặt lịch nhắc gia hạn Token trước 30 ngày.
- Sử dụng phần mềm có tính năng ký tự động hàng loạt vào ngày cuối kỳ.
- Lưu PIN vào phần mềm quản lý mật khẩu (Bitwarden, LastPass) nhưng không lưu trong máy tính công cộng.
- Doanh nghiệp lớn nên mua thêm 1 Token dự phòng để tránh gián đoạn khi Token chính bị lỗi.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
Kết luận
Ký số trên hóa đơn điện tử chỉ mất 10–20 giây khi đã quen tay, nhưng lại là “con dấu cuối cùng” quyết định hóa đơn có hợp pháp hay không. Từ năm 2025, với hệ thống kiểm tra tự động và mã QR trên mọi hóa đơn, cơ quan thuế có thể phát hiện ngay lập tức nếu thiếu chữ ký số hoặc chữ ký không hợp lệ.
Chỉ cần chuẩn bị đầy đủ USB Token hợp lệ, cài driver đúng, cập nhật phần mềm mới nhất và làm đúng 6 bước trên, bạn sẽ ký được hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy biến việc ký số thành thói quen hàng ngày – đó chính là chìa khóa để doanh nghiệp bạn hoàn toàn yên tâm khi quyết toán thuế và tránh mọi rủi ro pháp lý trong thời đại hóa đơn điện tử toàn dân.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi