Hướng dẫn lập hóa đơn với dịch vụ thương mại điện tử

Hóa đơn với dịch vụ thương mại điện tử là một trong những nội dung nóng nhất trong hệ thống quản lý thuế và hóa đơn điện tử tại Việt Nam năm 2026. Với sự bùng nổ của kinh tế số, các nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, Sendo… không chỉ là kênh bán hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý nghĩa vụ hóa đơn và thuế cho người bán, đặc biệt là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Các quy định mới từ Nghị định 117/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/7/2025) và dự thảo Nghị định quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử (công bố và lấy ý kiến tháng 3/2026) đã mang lại những thay đổi lớn, nhằm giảm gánh nặng thủ tục cho người bán nhỏ lẻ trên nền tảng số.

1. Cơ sở pháp lý và bối cảnh hóa đơn trong TMĐT

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực 1/6/2025), khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử. Điều này áp dụng cho cả TMĐT: hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc từ máy tính tiền (MTT) kết nối dữ liệu thuế.

Tuy nhiên, việc lập hóa đơn từng giao dịch nhỏ lẻ (thường dưới 500.000 đồng) trên sàn TMĐT gây khó khăn lớn: tốn thời gian, chi phí phần mềm, chữ ký số, gửi hóa đơn cho khách (đa số là cá nhân không yêu cầu). Nhiều người bán phải xuất hàng nghìn hóa đơn/tháng, dẫn đến chậm trễ giao hàng và tăng chi phí vận hành.

Để khắc phục, Nghị định 117/2025/NĐ-CP quy định sàn TMĐT có chức năng thanh toán (như Shopee, Lazada) phải khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay (GTGT và TNCN) cho hộ, cá nhân kinh doanh theo từng giao dịch. Sàn khấu trừ ngay khi thanh toán, nộp thay cơ quan thuế, giúp người bán không phải tự tính toán phức tạp.

Điểm đột phá là dự thảo Nghị định mới (tháng 3/2026, gồm 5 chương 43 điều):

• Khoản b Điều 8 Chương II đề xuất: Hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua sàn TMĐT có chức năng thanh toán, nếu sàn đã khấu trừ, kê khai, nộp thuế thay theo từng giao dịch → không phải lập hóa đơn điện tử.
• Trừ trường hợp người mua yêu cầu → sàn phải lập và giao hóa đơn điện tử cho khách.
• Không áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền cho hoạt động trên nền tảng TMĐT hoặc nền tảng số.

Dự thảo này dự kiến hiệu lực sớm, có thể hồi tố, nhằm tránh chồng chéo giữa nghĩa vụ thuế và hóa đơn.

>> Tham khảo: Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Quy trình hóa đơn trong dịch vụ TMĐT theo quy định mới

Quy trình điển hình:

• Người mua đặt hàng và thanh toán qua sàn → sàn khấu trừ thuế GTGT + TNCN (tỷ lệ % theo ngành, ví dụ 1-5% doanh thu).
• Sàn kê khai, nộp thuế thay người bán (theo Nghị định 117/2025).
• Người bán không lập hóa đơn cho giao dịch đó (giảm thủ tục đáng kể).
• Sàn cung cấp báo cáo doanh thu, thuế khấu trừ qua dashboard hoặc email → người bán dùng để quyết toán thuế TNCN cuối năm.
• Nếu khách (doanh nghiệp hoặc cá nhân yêu cầu) cần hóa đơn để khấu trừ đầu vào → sàn lập hóa đơn điện tử thay và gửi trực tiếp (thường miễn phí hoặc phí thấp).

Lợi ích nổi bật:

• Giảm thủ tục hành chính: Không cần mua chữ ký số, phần mềm hóa đơn, đăng ký từng lần với cơ quan thuế.
• Tiết kiệm chi phí: Không tốn phí phần mềm (hàng trăm nghìn/tháng), in ấn, lưu trữ. Chi phí chỉ là phí sàn (5-15% giá trị đơn, đã bao gồm khấu trừ thuế).
• Tăng tốc độ kinh doanh: Người bán tập trung marketing, xử lý đơn hàng thay vì xuất hóa đơn.
• Minh bạch và an toàn: Cơ quan thuế kiểm soát doanh thu realtime qua sàn, giảm rủi ro trốn thuế. Người bán vẫn trừ thuế đã khấu trừ khi quyết toán.
• Hỗ trợ nhóm nhỏ: Đặc biệt hữu ích với hộ dưới 500 triệu/năm (không chịu GTGT) hoặc 500 triệu – 1 tỷ (không bắt buộc hóa đơn có mã).

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

3. Tác động đến người bán và sàn TMĐT

Hàng triệu hộ kinh doanh online (bán quần áo, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, dịch vụ số) được “thở phào”. Trước đây, xuất hóa đơn thủ công cho đơn >200.000 đồng hoặc khi khách yêu cầu gây chậm trễ. Giờ sàn thay thế, quy trình tự động, giúp tăng tốc xử lý đơn hàng và mở rộng kinh doanh.

Sàn TMĐT (Shopee, Lazada…) chịu trách nhiệm lớn hơn: phải nâng cấp hệ thống lập hóa đơn thay khi cần, báo cáo chính xác thuế khấu trừ. Điều này tăng chi phí vận hành sàn nhưng giúp thị trường minh bạch, thu hút người bán hợp pháp.

Lưu ý:

• Nếu khách yêu cầu → sàn lập hóa đơn (không phải người bán).
• Người bán vẫn theo dõi doanh thu tổng (qua báo cáo sàn) để quyết toán TNCN nếu vượt ngưỡng.
• Không áp dụng cho sàn không có chức năng thanh toán (chỉ quảng cáo).
• Dự thảo có thể điều chỉnh trước khi ban hành chính thức (dựa trên ý kiến góp ý).

>> Tham khảo: Nghị định 68/2026/NĐ-CP: 10 điểm đáng chú ý về quản lý thuế đối với hộ kinh doanh.

4. Ý nghĩa trong kinh tế số Việt Nam

Việc sàn TMĐT xử lý hóa đơn là bước tiến lớn trong chuyển đổi số thuế, phù hợp xu hướng kinh tế nền tảng.

Nó giảm “gánh nặng kép” (thuế + hóa đơn) cho người bán nhỏ, khuyến khích kinh doanh hợp pháp trên nền tảng số, tăng thu ngân sách từ TMĐT (chiếm tỷ lệ lớn doanh thu hộ kinh doanh).

Đồng thời bảo vệ quyền lợi người mua (dễ lấy hóa đơn nếu cần) và đảm bảo minh bạch toàn hệ thống.

Hóa đơn với dịch vụ thương mại điện tử năm 2026 đang chuyển dịch mạnh mẽ: từ người bán tự lập sang sàn thay thế, nhờ Nghị định 117/2025 và dự thảo mới.

Đây là “cứu cánh” cho hàng triệu hộ kinh doanh online, giúp kinh tế số Việt Nam phát triển bền vững.

Hộ kinh doanh nên theo dõi cập nhật từ Bộ Tài chính, Cục Thuế và sàn để chuẩn bị tốt nhất, tận dụng lợi thế chính sách này.

>> Tham khảo: Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh 2026.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/