Ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Bài viết tổng hợp quy định quan trọng cần chú ý theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và quy định ký hiệu hóa đơn điện tử. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.

1. Một số quy định quan trọng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Tại Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Bộ Tài Chính đã có hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế xảy ra sai sót trong từng trường hợp cụ thể:

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc cần điều chỉnh hoặc thay thế: Người bán thông báo điều chỉnh từng hóa đơn sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh nhiều hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế bất cứ thời gian nào, chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.

• Hóa đơn điện tử đã lập sai sót và người bán đã điều chỉnh hoặc thay thế nhưng sau đó phát hiện tiếp tục có sai sót: Thực hiện xử lý sai sót theo hình thức đã áp dụng lần đầu tiên.

• Sau khi chuyển bằng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bản gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
• Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế phát hiện có sai sót, người bản gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Theo Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC, người bán sẽ được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử theo quy định. Bên thứ ba phải đảm bảo có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

>> Tham khảo: Hướng dẫn lập thông báo hủy hóa đơn điện tử.

Việc ủy nhiệm phải được thể hiện bằng văn bản thỏa thuận giữa hai bên với các thông tin:

• Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.
• Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Mục đích ủy nhiệm.
• Thời hạn ủy nhiệm.
• Phương thức thanh toán trên hóa đơn ủy nhiệm: Cần ghi rõ trách nhiệm thanh toán trên hóa đơn ủy nhiệm.

Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:

– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử;

Và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế;

– Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;

– Việc ủy nhiệm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;

– Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.

Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;

– Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử không có mã) thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

– Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc tại mục này.

2. Quy định ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết, chữ số phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn điện tử, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

– Ký tự đầu tiên: Là một chữ cái C hoặc K. C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Hai ký tự tiếp theo gồm 02 chữ số Ả rập: thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, xác định theo 2 số cuối của năm dương lịch.

>> Tham khảo: Cách tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và trực tiếp.

– Một ký tự tiếp theo là 01 chữ cái được quy định là các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H phản ảnh loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ Chữ T: Hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ Chữ D: Hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, các loại hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký.

+ Chữ N: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– Hai ký tự cuối cùng: Người bán tự xác định 2 ký tự cuối cùng theo nhu cầu quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, so với các quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC trước đây, tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, các quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử đã cụ thể, chi tiết hơn và bổ sung thêm một số loại hóa đơn, cụ thể là hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Nhằm đảm bảo cho quá trình áp dụng và sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, thực hiện mục tiêu triển khai rộng rãi hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn kịp thời cập nhật đầy đủ và toàn diện các nhóm chức năng tuân thủ chặt chẽ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC:

Nhóm chức năng phát hành hóa đơn:

• Thủ tục phát hành hóa đơn tuân thủ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC áp dụng theo ký hiệu mẫu số, số hóa đơn mới.
• Thủ tục phát hành hóa đơn với tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
• Cập nhật cơ chế cấp số hóa đơn mới.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Nhóm chức năng thiết kế mẫu hóa đơn: E-invoice hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn đảm bảo tuân thủ theo ký hiệu mẫu số, số hóa đơn được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nhóm chức năng lập hóa đơn:

• Bổ sung 2 loại hóa đơn: hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Nghiệp vụ lập hóa đơn trên E-invoice áp dụng theo ký hiệu mẫu số, hóa đơn mới.

Nhóm chức năng xử lý hóa đơn: E-invoice bổ sung chức năng xử lý hóa đơn đối với hóa đơn giấy.

Đối với thành phần dữ liệu hóa đơn: E-invoice cập nhật thêm thành phần dữ liệu hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, đáp ứng chuẩn cấu trúc dữ liệu theo quy định của Tổng cục Thuế.

Trên đây là một số quy định mới tại Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp tham khảo các nội dung trên để áp dụng trong quá trình lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử hợp lệ.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/