Ký hiệu trên hóa đơn điện tử đóng vai trò xác định loại hóa đơn, hình thức phát hành và đơn vị cung cấp hóa đơn. Dưới đây là cách đọc và hiểu các ký hiệu trên hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
1. Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?
Ký hiệu hóa đơn là mã nhận diện duy nhất giúp phân biệt từng loại hóa đơn, bao gồm:
- Mẫu số hóa đơn.
- Ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn.
– Ví dụ ký hiệu trên hóa đơn:
- Mẫu số hóa đơn: 01GTKT0/001.
- Ký hiệu hóa đơn: AA/23E.
- Số hóa đơn: 0000123.
>> Tham khảo: Doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
2. Cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử
2.1. Mẫu số hóa đơn
Mẫu số hóa đơn gồm 6 ký tự, có cấu trúc: XYYZZT.
Trong đó:
- X – Loại hóa đơn.
- 01: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
- 02: Hóa đơn bán hàng.
- 03: Hóa đơn bán tài sản công.
- 04: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- 07: Phiếu xuất kho điện tử.
- 08: Các loại chứng từ điện tử khác.
- YY – Ký hiệu thể hiện năm phát hành hóa đơn (2 chữ số cuối của năm).
- ZZ – Mã hóa đơn theo mục đích sử dụng.
- T – Hình thức hóa đơn:
- 0: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- 1: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Ví dụ:
- 01GTKT0/001 → Hóa đơn GTGT, năm phát hành, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- 02GTTT1/002 → Hóa đơn bán hàng, không có mã của cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2.2. Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn có dạng AA/BBE
Trong đó:
- AA – Chữ cái đại diện cho cơ sở kinh doanh
- BB – Hai số cuối của năm phát hành hóa đơn
- E – Chữ cái cuối cùng:
- T (Token): Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- E (Electronic): Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Ví dụ:
- AA/23E → Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2023.
- BB/24T → Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2024.
2.3. Số hóa đơn
Là số thứ tự của hóa đơn, bắt đầu từ 0000001
Số hóa đơn tăng liên tục, không lặp lại trong cùng một ký hiệu hóa đơn.
Ví dụ: Số hóa đơn: 0000123 → Đây là hóa đơn số 123 của đơn vị phát hành.
3. Cách tra cứu và kiểm tra ký hiệu hóa đơn điện tử
Cách 1: Tra cứu trên hệ thống Tổng cục Thuế
- Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Nhập Mã số thuế người bán và Mã hóa đơn để kiểm tra tính hợp lệ.
Cách 2: Kiểm tra trong phần mềm hóa đơn điện tử (VD: Einvoice Thái Sơn)
- Đăng nhập hệ thống Einvoice Thái Sơn
- Chọn Danh sách hóa đơn → Tìm kiếm theo số hóa đơn hoặc ký hiệu hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Những lưu ý khi sử dụng ký hiệu hóa đơn
Doanh nghiệp phải đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
Mỗi mẫu hóa đơn có một ký hiệu riêng biệt, không được trùng lặp giữa các năm.
Không được tự ý sửa đổi ký hiệu hóa đơn khi đã phát hành.
Kết luận
Ký hiệu hóa đơn điện tử giúp xác định loại hóa đơn, hình thức phát hành và năm sử dụng.
Doanh nghiệp cần sử dụng đúng quy tắc ký hiệu để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống Tổng cục Thuế hoặc phần mềm Einvoice Thái Sơn để kiểm tra hợp lệ.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi