Nâng cao hiệu quả quản lý nhờ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong thời đại số hóa, đặc biệt tại Việt Nam, nơi các chính sách thuế và quản lý tài chính đang được hiện đại hóa nhanh chóng. Với sự ra đời của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn, việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả cơ quan quản lý. Bài viết sẽ phân tích các lợi ích chính của hóa đơn điện tử, từ tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả quản lý đến thúc đẩy sự minh bạch và phát triển bền vững.

1. Tiết kiệm chi phí và thời gian

Một trong những lợi ích nổi bật nhất của hóa đơn điện tử là khả năng giảm thiểu chi phí vận hành so với hóa đơn giấy truyền thống. Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải chi trả cho việc in ấn, lưu trữ, vận chuyển và xử lý thủ công. Theo ước tính, chi phí in một hóa đơn giấy dao động từ 1.000-3.000 VNĐ, chưa kể chi phí lưu kho và xử lý sai sót. Trong khi đó, HĐĐT loại bỏ hầu hết các khoản này:

• Không cần in ấn: Hóa đơn điện tử được tạo, gửi và lưu trữ dưới dạng điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí giấy, mực in và thiết bị in ấn.
• Giảm chi phí vận chuyển: Hóa đơn điện tử có thể được gửi trực tiếp qua email hoặc nền tảng điện tử, loại bỏ nhu cầu chuyển phát hóa đơn qua bưu điện hoặc nhân viên giao hàng.
• Tối ưu hóa nhân lực: Quy trình tự động hóa của hóa đơn điện tử giảm thiểu thời gian xử lý thủ công, từ lập hóa đơn, gửi cho khách hàng đến lưu trữ dữ liệu. Nhân viên kế toán chỉ cần nhập liệu trên phần mềm, còn lại hệ thống sẽ tự động xử lý.

Ví dụ, một doanh nghiệp xuất 10.000 hóa đơn/tháng có thể tiết kiệm hàng trăm triệu đồng mỗi năm chỉ riêng chi phí in ấn và vận chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi ngân sách vận hành thường hạn chế.

>> Tham khảo: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử gồm những gì?

2. Tăng cường hiệu quả quản lý

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và quy trình kế toán một cách hiệu quả hơn. Các phần mềm hóa đơn điện tử như Thái Sơn Einvoice tích hợp các tính năng thông minh, hỗ trợ:

• Tự động hóa quy trình: Hóa đơn điện tử được lập và gửi ngay tức thì, tích hợp với hệ thống kế toán, ERP hoặc phần mềm bán hàng. Điều này giảm thiểu thời gian xử lý từ vài ngày xuống còn vài phút.
• Quản lý tập trung: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên đám mây hoặc máy chủ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, đối chiếu mà không cần lục tìm trong kho lưu trữ vật lý.
• Giảm sai sót: Hóa đơn điện tử sử dụng các mẫu chuẩn hóa và tự động kiểm tra thông tin (mã số thuế, mã hóa đơn), giảm nguy cơ sai sót do nhập liệu thủ công.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc điều chỉnh hóa đơn sai sót cũng được đơn giản hóa: thay vì hủy hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.

3. Tăng tính minh bạch và tuân thủ pháp luật

Hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với cơ quan thuế thông qua hệ thống Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn), đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật. Các lợi ích cụ thể bao gồm:

• Kết nối dữ liệu thời gian thực: Mọi hóa đơn điện tử đều được gửi đến cơ quan thuế để cấp mã hoặc xác nhận, giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
• Giảm rủi ro gian lận: Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số và mã hóa, ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Hỗ trợ kiểm tra nhanh chóng: Doanh nghiệp và cơ quan thuế có thể tra cứu lịch sử giao dịch bất kỳ lúc nào, giảm thời gian kiểm tra, đối chiếu khi quyết toán thuế.

Đối với hộ kinh doanh, từ ngày 01/06/2025, việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo Nghị định 70) giúp minh bạch hóa doanh thu, đặc biệt với các hộ có doanh thu trên 01 tỷ đồng/năm. Điều này cũng hỗ trợ quá trình chuyển đổi từ thuế khoán sang các phương pháp tính thuế hiện đại hơn từ năm 2026.

>> Tham khảo: Tổng hợp văn bản hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT 2025 mới nhất.

4. Thân thiện với môi trường

Hóa đơn điện tử góp phần thúc đẩy phát triển bền vững thông qua việc giảm sử dụng giấy và các tài nguyên liên quan. Theo thống kê, một doanh nghiệp trung bình sử dụng hàng chục ngàn tờ giấy mỗi năm chỉ để in hóa đơn và chứng từ. Việc chuyển sang hóa đơn điện tử giúp:

• Giảm lượng rác thải giấy: Giảm tiêu thụ giấy đồng nghĩa với việc giảm chặt cây và lượng rác thải sinh ra từ hóa đơn giấy.
• Tiết kiệm năng lượng: Quy trình sản xuất, in ấn và vận chuyển hóa đơn giấy tiêu tốn nhiều năng lượng hơn so với hệ thống điện tử.
• Hỗ trợ mục tiêu số hóa xanh: Hóa đơn điện tử phù hợp với xu hướng phát triển bền vững và chuyển đổi số mà Chính phủ Việt Nam đang thúc đẩy.

Ví dụ, một chuỗi siêu thị lớn như VinMart hay Co.opmart có thể tiết kiệm hàng triệu tờ giấy mỗi năm khi áp dụng hóa đơn điện tử, góp phần bảo vệ môi trường.

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

5. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng:

• Nhận hóa đơn nhanh chóng: Khách hàng nhận hóa đơn điện tử qua email, mã QR hoặc ứng dụng di động ngay sau giao dịch, thay vì phải chờ đợi như hóa đơn giấy.
• Dễ dàng lưu trữ và tra cứu: Khách hàng có thể lưu hóa đơn điện tử trên thiết bị cá nhân hoặc đám mây, thuận tiện cho việc đối chiếu hoặc yêu cầu bảo hành.
• Tính linh hoạt: Hóa đơn điện tử hỗ trợ nhiều định dạng (PDF, XML) và phương thức gửi, phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Ví dụ, trong ngành bán lẻ hoặc nhà hàng, khách hàng có thể quét mã QR để nhận hóa đơn điện tử ngay tại quầy, tiết kiệm thời gian và tăng sự hài lòng.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

6. Hỗ trợ hội nhập quốc tế

Với các doanh nghiệp xuất khẩu hoặc giao dịch với đối tác nước ngoài, hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế về hóa đơn điện tử (như chuẩn PEPPOL).

Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam phải sử dụng hóa đơn điện tử GTGT, giúp Việt Nam hội nhập tốt hơn vào chuỗi cung ứng toàn cầu.

Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới đang phát triển mạnh mẽ.

7. Thích ứng với chuyển đổi số

Hóa đơn điện tử là một phần không thể thiếu của quá trình chuyển đổi số quốc gia. Việc tích hợp hóa đơn điện tử với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP, CRM) và các nền tảng thương mại điện tử giúp:

• Tăng cường tự động hóa: Doanh nghiệp có thể tích hợp hóa đơn điện tử với hệ thống bán hàng, kho bãi và kế toán, tạo ra một quy trình liền mạch.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn điện tử có thể được sử dụng để phân tích xu hướng mua sắm, tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.
• Thích ứng với công nghệ mới: Hóa đơn điện tử dễ dàng tích hợp với các công nghệ như blockchain, AI để tăng cường bảo mật và hiệu quả.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/