Từ năm 2026, hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh (đặc biệt với nhóm doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm), theo lộ trình chuyển đổi số thuế. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ là nghĩa vụ kỹ thuật mà còn là yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, phục vụ thanh tra thuế, kiểm toán và quyết toán. Các quy định chính được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025), Luật Kế toán 2015 (sửa đổi bổ sung), Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Kế toán và các văn bản liên quan.
1. Cơ sở pháp lý chính về lưu trữ hóa đơn điện tử
- Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025): Hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ. Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, cơ quan/tổ chức/cá nhân được quyền lựa chọn hình thức phù hợp với đặc thù hoạt động và công nghệ. Hóa đơn phải sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán: Hóa đơn điện tử thuộc nhóm chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, nên thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi 2025): Người nộp thuế chịu trách nhiệm triển khai hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kết nối, lưu trữ, bảo mật và truy xuất hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Điều 23 và các khoản liên quan): Nhấn mạnh lưu trữ đầy đủ, nguyên vẹn cho cả hóa đơn đầu ra (bán) và đầu vào (mua), kể từ ngày lập hóa đơn hoặc ngày kết thúc năm tài chính (tùy thời điểm muộn hơn).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.
2. Thời hạn lưu trữ cụ thể
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là ít nhất 10 năm, tính từ:
- Ngày lập hóa đơn (đối với hóa đơn phát sinh độc lập).
- Ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán (nếu liên quan báo cáo tài chính).
Ví dụ:
- Hóa đơn lập ngày 15/01/2026 → phải lưu trữ đến ít nhất 15/01/2036.
- Hóa đơn dự án kéo dài (xây dựng, BOT) → lưu suốt thời gian dự án + thêm 10 năm sau quyết toán.
- Doanh nghiệp giải thể/phá sản → người đại diện pháp luật phải bàn giao dữ liệu lưu trữ cho cơ quan thuế hoặc tổ chức lưu trữ chuyên nghiệp trước khi xóa sổ.
Một số trường hợp đặc biệt (tài liệu có giá trị lịch sử, an ninh quốc phòng) có thể lưu trữ vĩnh viễn theo quy định riêng.
>> Tham khảo: Từ 15/01/2026: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được hỗ trợ miễn phí phần mềm kế toán.
3. Yêu cầu kỹ thuật và hình thức lưu trữ
- Phương tiện lưu trữ: Bằng điện tử (phần mềm kế toán, đám mây, server nội bộ, thiết bị lưu trữ ngoại vi). Không bắt buộc in giấy trừ khi cần tra cứu thủ công.
- Định dạng: Giữ nguyên file dữ liệu gốc (XML theo chuẩn Tổng cục Thuế) + bản thể hiện (PDF) để dễ xem. Đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (không chỉnh sửa, có chữ ký số nếu cần).
- Bảo mật và an toàn: Bảo vệ chống mất mát, hư hỏng, truy cập trái phép. Sao lưu định kỳ (ít nhất 2 bản, một bản off-site nếu dùng đám mây).
- Truy xuất dễ dàng: Khi thanh tra thuế yêu cầu, phải cung cấp ngay dữ liệu gốc, bản thể hiện và tra cứu theo số hóa đơn, ngày tháng, mã số thuế.
- Trách nhiệm:
- Bên bán (phát hành) và bên mua (nhận) đều phải lưu trữ (đầu ra và đầu vào).
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Thái Sơn E-invoice) thường cung cấp lưu trữ đám mây miễn phí hoặc có phí trong 10 năm, nhưng trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc người nộp thuế.
- Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Dữ liệu phải kết nối thời gian thực, lưu trữ liên tục.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Xử lý sai sót và tiêu hủy
- Hóa đơn sai sót/hủy vẫn phải lưu trữ với trạng thái tương ứng (điều chỉnh, thay thế, hủy).
- Tiêu hủy chỉ được thực hiện khi hết thời hạn lưu trữ (sau 10 năm), bằng biện pháp làm dữ liệu không còn tồn tại, không thể truy cập (xóa vĩnh viễn, không chỉ xóa file bề mặt).
- Không được tiêu hủy sớm, trừ trường hợp pháp luật cho phép.
5. Hậu quả vi phạm và khuyến nghị thực tiễn
Vi phạm lưu trữ (mất, hư hỏng, không cung cấp khi yêu cầu) có thể bị phạt:
- Từ 4–50 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP).
- Tăng rủi ro kiểm tra thuế, truy thu, phạt chậm nộp nếu không chứng minh được chi phí hợp lệ.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng thế nào?
Khuyến nghị cho doanh nghiệp/hộ kinh doanh năm 2026:
- Sử dụng phần mềm uy tín hỗ trợ lưu trữ tự động, sao lưu đám mây (Thái Sơn E-invoice).
- Kiểm tra định kỳ dữ liệu lưu trữ, sao lưu thủ công thêm.
- Đào tạo nhân viên kế toán về quy trình lưu trữ và tra cứu.
- Đối với hộ kinh doanh nhỏ: Dùng dịch vụ nhà cung cấp để giảm gánh nặng hạ tầng.
Kết luận
Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử năm 2026 nhấn mạnh trách nhiệm cá nhân của người nộp thuế trong việc bảo vệ dữ liệu toàn vẹn ít nhất 10 năm, phù hợp với chuyển đổi số thuế.
Việc tuân thủ không chỉ tránh phạt nặng mà còn giúp minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, dễ dàng đối chiếu khi thanh tra.
Doanh nghiệp nên coi lưu trữ hóa đơn điện tử là một phần quan trọng của quản trị rủi ro tài chính – thuế trong thời đại số.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi