Quy định pháp lý về hóa đơn VAT cập nhật 2025

Hóa đơn VAT, hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng, là chứng từ do người bán phát hành để ghi nhận việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn này bao gồm các thông tin cơ bản như tên, mã số thuế của người bán và người mua, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, giá trị trước thuế, thuế suất VAT (thường là 0%, 5%, hoặc 10%), và tổng giá trị thanh toán. Hóa đơn VAT được sử dụng để:

• Ghi nhận giao dịch: Xác nhận việc mua bán đã diễn ra giữa hai bên.
• Kê khai thuế: Là căn cứ để doanh nghiệp kê khai thuế đầu ra (bên bán) và khấu trừ thuế đầu vào (bên mua).
• Kiểm soát pháp lý: Đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.

Hóa đơn VAT có thể được phát hành dưới dạng giấy (hóa đơn in sẵn, tự in) hoặc hóa đơn điện tử, tùy thuộc vào phương thức mà doanh nghiệp lựa chọn và quy định của cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Xử lý vi phạm đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử.

1. Các loại hóa đơn VAT

Tại Việt Nam, hóa đơn VAT được phân loại dựa trên hình thức phát hành và mục đích sử dụng. Dưới đây là các loại phổ biến:

• Hóa đơn VAT giấy:
  • Hóa đơn đặt in: Do cơ quan thuế hoặc các đơn vị được cấp phép in theo mẫu chuẩn (mẫu 01GTKT).
  • Hóa đơn tự in: Doanh nghiệp tự in hóa đơn trên hệ thống máy tính, phải được cơ quan thuế phê duyệt.
  • Hóa đơn bán hàng: Dùng cho các giao dịch không chịu thuế VAT hoặc đối tượng mua là cá nhân, tổ chức không cần khấu trừ thuế.
• Hóa đơn VAT điện tử:
  • Là dạng hóa đơn được phát hành, lưu trữ và truyền tải qua phương thức điện tử, tích hợp mã của cơ quan thuế.
  • Đáp ứng yêu cầu bắt buộc từ ngày 1/7/2022 theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
  • Có các định dạng như XML (dữ liệu) và PDF (trình bày), kèm mã QR để kiểm tra tính xác thực.
• Hóa đơn đặc thù:
  • Hóa đơn cho các ngành đặc biệt như vận tải, siêu thị, thương mại điện tử, hoặc xuất khẩu.
  • Ví dụ: Hóa đơn bán lẻ từ máy tính tiền có mã cơ quan thuế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định pháp lý về hóa đơn VAT

Hóa đơn VAT tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của pháp luật. Một số quy định quan trọng bao gồm:

• Nội dung bắt buộc: Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn VAT phải ghi rõ:
  • Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán và người mua.
  • Số hóa đơn, ngày phát hành.
  • Mô tả hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, thuế suất, tổng giá trị thanh toán.
  • Chữ ký số (đối với hóa đơn điện tử) hoặc chữ ký tay (đối với hóa đơn giấy).
  • Mã cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử).
• Thời hạn phát hành: Hóa đơn phải được phát hành ngay khi giao dịch hoàn tất hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng không quá 7 ngày kể từ ngày cung cấp dịch vụ/hàng hóa.
• Lưu trữ: Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn (giấy hoặc điện tử) trong ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.
• Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn có lỗi (sai thông tin, số liệu), doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn, đồng thời thông báo cơ quan thuế (mẫu 04/SS-HĐĐT).
• Hóa đơn điện tử bắt buộc: Từ 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

>> Tham khảo: ThaisonSoft được Cục Thuế lựa chọn hỗ trợ hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

3. Lợi ích của hóa đơn VAT điện tử

Sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử VAT mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và xã hội:

• Tiết kiệm chi phí:
  • Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy (tiết kiệm 80-90% chi phí so với hóa đơn giấy).
  • Giảm chi phí nhân sự cho các công việc thủ công như viết hóa đơn, gửi bưu điện.
• Tăng hiệu quả quản lý:
  • Tự động hóa quy trình lập, ký, gửi và lưu trữ hóa đơn.
  • Tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán, ERP, CRM, giúp đồng bộ dữ liệu.
  • Cho phép tra cứu, kiểm tra hóa đơn nhanh chóng qua mã QR hoặc cổng thông tin thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

• Bảo mật và minh bạch:
  • Sử dụng chữ ký số và mã cơ quan thuế, đảm bảo tính pháp lý và chống giả mạo.
  • Lưu trữ an toàn trên đám mây, giảm rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.
• Thân thiện với môi trường:
  • Giảm sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
• Hỗ trợ làm việc từ xa:
  • Doanh nghiệp có thể phát hành, gửi hóa đơn mọi lúc, mọi nơi thông qua nền tảng trực tuyến.

>> Tham khảo: Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/