Quy định trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền dịch vụ

Bài viết tổng hợp quy định mới nhất về các trường hợp doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế mà không phải trả tiền dịch vụ trong 12 tháng đầu tiên kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những thông tin hữu ích đối với quý độc giả.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế áp dụng với đối tượng nào?

Hóa đơn điện tử xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều loại chi phí như:

• In ấn.
• Vận chuyển.
• Bảo quản.
• Lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Những doanh nghiệp phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ hình thức quản lý với hóa đơn điện tử. Từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.

Hóa đơn xác thực được tạo lập, phát hành, thông báo, sử dụng theo quy định như hóa đơn giấy, được Tổng cục Thuế cấp số hóa đơn xác thực và mã xác thực, do vậy có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy do doanh nghiệp tự in hoặc do cơ quan Thuế in.

>> Tham khảo: Ký hiệu trên hóa đơn điện tử 2025 có điểm gì mới?

Thông qua mã xác thực trên hóa đơn, doanh nghiệp (khách hàng) có thể tra cứu, kiểm tra được thông tin của hóa đơn. Số hóa đơn xác thực là số định danh duy nhất, không bị trùng lặp.

Giải pháp quản lý chứng từ kế toán này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng kẻ xấu làm giả hóa đơn của doanh nghiệp vì để lập được hóa đơn, cần phải có chữ ký điện tử ký trên hóa đơn.

Chữ ký điện tử này lại do các tổ chức có uy tín và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam cung cấp cho doanh nghiệp.

Để

sử dụng hóa đơn điện tử có mã, các tổ chức, doanh nghiệp phải thuộc những trường hợp quy định sau:

– Là tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Là tổ chức, doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.

– Là các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ khoảng 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng; có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định pháp luật.

2. Các trường hợp sử dụng hóa đơn có mã không phải trả tiền dịch vụ

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm:

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

Địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định 118/2015/NĐ-CP.

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định thì:

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện trả tiền dịch vụ theo Hợp đồng ký giữa các bên.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Xuất hóa đơn có mã trên phần mềm E-invoice Thái Sơn

Để xuất hóa đơn có mã trên phần mềm Einvoice Thái Sơn, bạn cần thực hiện theo các bước cơ bản sau. Tuy nhiên, lưu ý rằng giao diện và các bước cụ thể có thể thay đổi tùy theo phiên bản phần mềm bạn đang sử dụng. Dưới đây là hướng dẫn chung nhất:

Các bước thực hiện:

– Đăng nhập vào phần mềm Einvoice Thái Sơn:

• Mở trình duyệt web và truy cập vào trang web hoặc ứng dụng Einvoice Thái Sơn mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng.
• Nhập tên đăng nhập và mật khẩu được cấp để truy cập vào hệ thống.

– Chọn chức năng “Lập hóa đơn”:

• Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện chính của phần mềm. Tìm và chọn chức năng liên quan đến việc tạo hóa đơn mới. Tên chức năng có thể là “Lập hóa đơn”, “Tạo hóa đơn”, “Hóa đơn mới”, hoặc tương tự.
• Đảm bảo bạn chọn loại hóa đơn là “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế”. Trong một số phần mềm, bạn có thể cần chọn mẫu hóa đơn phù hợp.

– Nhập thông tin người mua:

• Điền đầy đủ và chính xác các thông tin của người mua hàng hóa/dịch vụ, bao gồm:
  • Tên đơn vị/cá nhân mua hàng.
  • Mã số thuế (nếu có).
  • Địa chỉ.
  • Hình thức thanh toán.
  • Số tài khoản (nếu có).

– Nhập thông tin người bán:

• Thông tin người bán (doanh nghiệp của bạn) thường sẽ được hệ thống tự động điền. Hãy kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác.

– Nhập thông tin hàng hóa/dịch vụ:

• Thêm các dòng hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn bán. Đối với mỗi dòng, bạn cần nhập:
  • Tên hàng hóa/dịch vụ.
  • Đơn vị tính.
  • Số lượng.
  • Đơn giá.
  • Thành tiền (thường được hệ thống tự động tính toán).
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT).
  • Tiền thuế GTGT (thường được hệ thống tự động tính toán).
  • Các thông tin khác (nếu có).

>> Tham khảo: Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bãi bỏ hàng loạt quy định về hóa đơn, chứng từ từ 01/6/2025.

– Kiểm tra lại thông tin hóa đơn:

• Sau khi nhập xong, hãy kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin trên hóa đơn, bao gồm thông tin người mua, người bán, và chi tiết hàng hóa/dịch vụ để đảm bảo không có sai sót.

– Gửi yêu cầu cấp mã hóa đơn:

• Trong giao diện lập hóa đơn, bạn sẽ thấy nút hoặc tùy chọn để gửi yêu cầu cấp mã từ cơ quan thuế. Tên có thể là “Cấp mã hóa đơn”, “Yêu cầu cấp mã”, “Gửi cơ quan thuế”, hoặc tương tự.
• Nhấn vào nút này để phần mềm gửi dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của Tổng cục Thuế.

– Nhận mã hóa đơn:

• Sau khi cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý, hệ thống Einvoice Thái Sơn sẽ tự động nhận mã hóa đơn được cấp. Mã này thường sẽ hiển thị trên hóa đơn điện tử.
• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế sẽ có thêm mã xác thực và chữ ký số của cơ quan thuế.

– Ký số và phát hành hóa đơn:

• Sau khi nhận được mã của cơ quan thuế, bạn cần thực hiện ký số điện tử vào hóa đơn bằng chữ ký số của doanh nghiệp bạn. Thường sẽ có nút “Ký số” hoặc tương tự.
• Sau khi ký số thành công, bạn có thể phát hành hóa đơn cho người mua. Chức năng này thường có tên là “Phát hành”, “Gửi hóa đơn”, hoặc tương tự.

– Gửi hóa đơn cho người mua:

• Sau khi phát hành, bạn có thể gửi hóa đơn điện tử này cho người mua qua email hoặc các hình thức khác mà phần mềm hỗ trợ.

>> Có thể bạn quan tâm: Quy trình nhập khẩu dây chuyền đồng bộ chi tiết.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/