Quy định về khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử

Thực hiện chủ trương của Chính phủ về triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng, số lượng các doanh nghiệp, tổ chức áp dụng hình thức hóa đơn này ngày càng tăng. Bởi vậy, việc nắm rõ quy định về khởi tạo và phát hành để áp dụng vào thực tế là vô cùng cần thiết.

Khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 7 Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính, khởi tạo hóa đơn điện tử được hiểu là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập các thông tin trên hóa đơn như thông tin người bán, ký hiệu hóa đơn, loại hóa đơn, định dạng truyền-nhận, lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên.

Khởi tạo hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy định

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, bên khởi tạo phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử gửi lên cơ quan thuế quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Các nội dung chủ yếu cần có trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gồm:

• Tên hệ thống thiết bị, phần mềm khởi tạo hóa đơn điện tử
• Nhà cung ứng hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về kỹ thuật hóa đơn điện tử và phần mềm sử dụng
• Các mẫu hóa đơn và mục đích sử dụng của từng loại hóa đơn điện tử
• Quy trình khởi tạo, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử trong nội bộ
• Trách nhiệm của các bộ phận trong nội bộ liên quan đến khởi tạo, xử lý, luân chuyển hóa đơn 

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử thực hiện ra sao?

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử được lập theo Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải được gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. 

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử có các nội dung:

• Các thông tin về đơn vị phát hành: tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại
• Các loại hóa đơn phát hành
• Ngày lập thông báo phát hành
• Tên và chữ ký của người đại diện, dấu của đơn vị phát hành hoặc chữ ký điện tử của của doanh nghiệp

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi nội dung thông báo phát hành, tổ chức phát hành hóa đơn điện tử cần thực hiện thông báo phát hành mới. Nếu thay đổi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn có nêu rõ số hóa đơn sẽ tiếp tục sử dụng đến cơ quan thuế quản lý tại địa điểm mới.

Ngoài ra, đơn vị khởi tạo hóa đơn điện tử cũng phải gửi hóa đơn mẫu (đã được ký số và theo định dạng sử dụng gửi cho người mua) lên cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.

Như vậy, với những thông tin trên, doanh nghiệp đã cơ bản nắm được các quy định về khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử. Nếu có vướng mắc, doanh nghiệp có thể liên hệ cơ quan thuế hay nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ và thực hiện theo hướng dẫn.

Nguồn: Einvoice.vn