Các công việc của kế toán ngoài thống kê, lập báo cáo, theo dõi thì còn phải chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu. Vậy quy định về lưu trữ tài liệu kế toán như thế nào? Thời hạn ra sao? Cùng đọc bài để tìm hiểu.
Các Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ:
Tại điều 8, Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 đã quy định cụ thể các loại tài liệu mà kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng: Báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài dản. Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán, quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận…
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Các loại tài liệu phải lưu trữ trên 5 năm
Các chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập tài chính.
Các tài liệu kế toán theo quy định mà pháp luật quy định phải lưu trữ 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Cách kê khai hóa đơn điện tử ra sao ?
Các Tài liệu kế toán phải lưu trữ trên 10 năm
Tài liệu kế toán phải lưu trữ ít nhất 10 năm bao gồm:
Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp. Ví dụ như: Hóa đơn điện tử, hợp đồng, xác nhận..
Các tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
Tài liệu của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B.
Nhóm tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án
Tài liệu liên quan tại đơn vị như hỗ trợ kiểm toán của kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
Các tài liệu khác theo quy định phải lưu trữ trên 10 năm.
Tài liệu kế toán phải lưu trừ vĩnh viễn
Kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn. Ví dụ như: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, dự án quan trọng quốc gia, tài liệu có tính sử liệu…
Để xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán do ngành hoặc địa phương quyết định.
Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.
Trên đây là quy định lưu trữ tài liệu kế toán, tuy nhiên do hầu như tài liệu đều ở dạng giấy nên khả năng lưu trữ lâu và vĩnh vĩnh mà không bị hư hại là không đảm bảo được. Chính vì thế mà các loại chứng từ điện tử, hóa đơn điện tử ra đời hỗ trợ kế toán trong công tác lưu trữ được lâu hơn mà vẫn đảm bảo được lâu bền.
Nguồn: Einvoice.vn
Để lại một phản hồi