Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ bắt buộc trong quản lý thuế tại Việt Nam kể từ năm 2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Tuy nhiên, việc không tuân thủ quy định về đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử có thể dẫn đến các vi phạm hành chính, gây thiệt hại tài chính và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Năm 2025, Tổng cục Thuế ghi nhận hơn 60.000 trường hợp vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử, với tổng số tiền phạt lên đến 2.000 tỷ đồng. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các hành vi vi phạm về đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử, mức phạt, quy trình xử lý và cách doanh nghiệp phòng tránh rủi ro.
1. Cơ sở pháp lý về xử lý vi phạm hóa đơn điện tử
Quy định xử lý vi phạm hóa đơn điện tử được nêu rõ trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi 2025), kết hợp với Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Các văn bản này xác định các hành vi vi phạm liên quan đến đăng ký, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với mức phạt và biện pháp khắc phục.
Cơ quan thuế, bao gồm Cục Thuế tỉnh/thành phố và Tổng cục Thuế, có thẩm quyền kiểm tra và xử phạt thông qua hệ thống eTax hoặc kiểm tra thực tế. Với sự tích hợp công nghệ AI, hơn 80% vi phạm được phát hiện tự động qua cổng tracuuhoadon.gdt.gov.vn.
Các hành vi vi phạm về đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử thường tập trung vào việc không tuân thủ thời hạn, sử dụng phần mềm không đạt chuẩn, hoặc phát hành hóa đơn không hợp lệ. Mức phạt được tính dựa trên mức độ vi phạm, giá trị giao dịch và lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp.
>> Tham khảo: Hàng tiêu dùng nội bộ có cần xuất hóa đơn không?
2. Các hành vi vi phạm về đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
Dưới đây là các hành vi vi phạm phổ biến liên quan đến đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử, kèm mức phạt theo quy định năm 2025:
a. Vi phạm về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp mới thành lập phải đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ khi được cấp mã số thuế. Không thực hiện dẫn đến phạt từ 3-5 triệu đồng (Điều 25 Nghị định 125/2020).
- Đăng ký sai thông tin: Cung cấp thông tin không chính xác (mã số thuế, địa chỉ, phần mềm sử dụng) bị phạt 2-4 triệu đồng.
- Không sử dụng phần mềm đạt chuẩn: Sử dụng phần mềm không kết nối được với Tổng cục Thuế, phạt 5-10 triệu đồng.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
b. Vi phạm về phát hành hóa đơn điện tử
- Phát hành hóa đơn điện tử muộn: Lập hóa đơn sau 7 ngày kể từ khi giao dịch hoàn tất, phạt 4-8 triệu đồng (Điều 26 Nghị định 125/2020).
- Phát hành hóa đơn điện tử không hợp lệ: Hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc (mã số thuế, ngày phát hành, chữ ký số), phạt 5-10 triệu đồng mỗi hóa đơn.
- Phát hành hóa đơn khống hoặc giả mạo: Lập hóa đơn điện tử không dựa trên giao dịch thực tế, phạt 50-100 triệu đồng, kèm nguy cơ xử lý hình sự nếu giá trị lớn (Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015).
- Không truyền dữ liệu hóa đơn điện tử: Không gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong vòng 24 giờ, phạt 20-30 triệu đồng.
c. Vi phạm đặc thù năm 2025
- Không kết nối máy tính tiền với hóa đơn điện tử: Đối với doanh nghiệp bán lẻ, không tích hợp hệ thống máy tính tiền với hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025, phạt 20-50 triệu đồng.
- Sử dụng hóa đơn điện tử đã bị thu hồi: Doanh nghiệp tiếp tục phát hành sau khi bị ngừng cấp mã, phạt 30-50 triệu đồng.
>> Tham khảo: Bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử quy định thế nào?
3. Mức phạt và biện pháp bổ sung
Ngoài phạt tiền, cơ quan thuế áp dụng các biện pháp bổ sung:
- Truy thu thuế: Nếu vi phạm dẫn đến thiếu thuế, doanh nghiệp phải nộp bổ sung, cộng lãi chậm nộp 0.03%/ngày.
- Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử: Thời gian từ 3-12 tháng, theo Mẫu 04/ĐTĐT, gây gián đoạn phát hành hóa đơn.
- Hủy hóa đơn không hợp lệ: Doanh nghiệp phải lập lại hóa đơn đúng quy định trong 5 ngày.
- Công khai vi phạm: Tên doanh nghiệp có thể bị liệt vào danh sách đen trên cổng Tổng cục Thuế, ảnh hưởng uy tín.
Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lẻ không đăng ký hóa đơn điện tử trong 10 ngày và phát hành 50 hóa đơn sai thông tin, có thể bị phạt tổng cộng: 3 triệu (đăng ký) + 50 × 5 triệu (hóa đơn sai) = 253 triệu đồng, chưa kể truy thu thuế.
>> Tham khảo: Năm 2025 không phát sinh thuế TNCN có phải nộp tờ khai?
4. Quy trình xử lý vi phạm
Khi phát hiện vi phạm, cơ quan thuế thực hiện các bước sau:
- Thông báo vi phạm: Gửi qua eTax hoặc văn bản (Mẫu 01/TB-VPH), nêu rõ hành vi và bằng chứng.
- Giải trình: Doanh nghiệp có 5 ngày để giải trình, cung cấp tài liệu chứng minh (hóa đơn, hợp đồng).
- Lập biên bản: Nếu vi phạm được xác nhận, biên bản được lập, ghi rõ mức phạt và thời hạn nộp.
- Quyết định xử phạt: Ban hành trong 7 ngày, doanh nghiệp phải nộp phạt trong 10 ngày.
- Cưỡng chế (nếu cần): Cưỡng chế tài khoản ngân hàng hoặc phong tỏa tài sản nếu không nộp phạt.
Doanh nghiệp có quyền khiếu nại trong 30 ngày theo Luật Khiếu nại 2011. Năm 2025, khoảng 35% khiếu nại thành công do chứng minh được lỗi kỹ thuật (như lỗi phần mềm).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
5. Hậu quả của vi phạm
Vi phạm về đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử gây ra nhiều hệ lụy:
- Tài chính: Phạt tiền và truy thu thuế có thể lên đến hàng trăm triệu đồng, đặc biệt với doanh nghiệp lớn.
- Hoạt động kinh doanh: Ngừng cấp mã hóa đơn điện tử khiến doanh nghiệp không thể giao dịch hợp lệ, mất hợp đồng với đối tác.
- Uy tín: Doanh nghiệp bị liệt vào danh sách rủi ro cao, khó tiếp cận vốn vay hoặc đối tác lớn.
- Pháp lý: Vi phạm nghiêm trọng (hóa đơn khống) có thể dẫn đến truy cứu trách nhiệm hình sự, với mức án 6 tháng đến 7 năm tù.
>> Tham khảo: Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?
6. Cách phòng tránh và khắc phục vi phạm
Để tránh vi phạm, doanh nghiệp cần:
- Đăng ký đúng hạn: Nộp hồ sơ qua eTax trong 10 ngày sau khi được cấp mã số thuế, sử dụng Mẫu 01/ĐK-HĐĐT.
- Sử dụng phần mềm uy tín: Chọn nhà cung cấp đạt chuẩn như Thái Sơn Einvoice, VNPT hoặc MISA, đảm bảo kết nối thời gian thực với Tổng cục Thuế.
- Kiểm tra định kỳ: Tra cứu hóa đơn điện tử trên tracuuhoadon.gdt.gov.vn để phát hiện sai sót sớm.
- Đào tạo nhân sự: Tổ chức khóa học về hóa đơn điện tử, tập trung vào Nghị định 70/2025 và Thông tư 32/2025.
- Tự giác khắc phục: Nếu phát hiện sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh trong 5 ngày và báo cáo cơ quan thuế để giảm 20-50% mức phạt.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi