Thủ tục chuyển đổi thành doanh nghiệp đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh khi chuyển đổi thành doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục nào? Bài viết thực hiện bởi đội ngũ nội dung từ hoadondientuxacthuc hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.

>> Tham khảo: Áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực với đối tượng nào?

1. Vì sao hộ kinh doanh nên chuyển đổi thành doanh nghiệp?

Hộ kinh doanh cá thể là mô hình phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với các hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ như cửa hàng bán lẻ, quán ăn, hoặc dịch vụ cá nhân.

Tuy nhiên, với sự thay đổi trong chính sách thuế, đặc biệt là việc xóa bỏ thuế khoán từ năm 2026 theo Nghị quyết 68 và yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều hộ kinh doanh đang cân nhắc chuyển đổi thành doanh nghiệp (thường là công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần).

Việc chuyển đổi mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đi kèm thách thức. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để hộ kinh doanh thực hiện quá trình này một cách hiệu quả.

Lợi ích của việc chuyển thành doanh nghiệp:

• Tăng uy tín và cơ hội kinh doanh: Doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, giúp tạo niềm tin với đối tác, khách hàng, và dễ dàng tham gia các giao dịch lớn, như xuất nhập khẩu hoặc hợp đồng với công ty lớn.
• Truy cập nguồn vốn: Doanh nghiệp có thể vay vốn ngân hàng, huy động vốn từ cổ đông, hoặc tiếp cận các chương trình hỗ trợ tài chính, điều mà hộ kinh doanh khó thực hiện.
• Minh bạch tài chính: Chuyển đổi sang doanh nghiệp yêu cầu áp dụng kế toán chuyên nghiệp và hóa đơn điện tử, giúp quản lý tài chính hiệu quả hơn, đặc biệt trong bối cảnh cơ quan thuế tăng cường kiểm tra.
• Hưởng ưu đãi thuế: Doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể được hưởng các chính sách ưu đãi thuế theo Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 2017.
• Tăng khả năng mở rộng: Doanh nghiệp có thể mở chi nhánh, văn phòng đại diện, hoặc tham gia các hiệp định thương mại tự do (FTA), mở ra cơ hội phát triển thị trường.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

Thách thức:

• Chi phí tuân thủ: Doanh nghiệp phải thực hiện các nghĩa vụ kế toán, báo cáo thuế phức tạp hơn, đòi hỏi chi phí cho nhân sự hoặc dịch vụ kế toán.
• Yêu cầu pháp lý: Quá trình chuyển đổi đòi hỏi hiểu biết về luật doanh nghiệp và các quy định liên quan.
• Thay đổi tư duy quản lý: Chủ hộ kinh doanh cần chuyển từ tư duy quản lý thủ công sang vận hành chuyên nghiệp, bao gồm sử dụng công nghệ và tuân thủ quy định.

2. Các bước chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá nhu cầu và lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Trước khi chuyển đổi, chủ hộ kinh doanh cần đánh giá quy mô, lĩnh vực hoạt động, và mục tiêu dài hạn. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến bao gồm:

• Công ty TNHH một thành viên: Phù hợp với hộ kinh doanh muốn duy trì quyền kiểm soát toàn bộ doanh nghiệp, chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Thích hợp nếu có đối tác cùng góp vốn, với số lượng thành viên từ 2 đến 50.
• Công ty cổ phần: Phù hợp với hộ kinh doanh muốn huy động vốn rộng rãi, có từ 3 cổ đông trở lên.
• Doanh nghiệp tư nhân: Chủ sở hữu chịu trách nhiệm vô hạn, tương tự hộ kinh doanh nhưng có tư cách pháp nhân.

Hộ kinh doanh nên tham khảo Luật Doanh nghiệp 2020 và tư vấn từ các công ty luật hoặc phòng đăng ký kinh doanh để chọn loại hình phù hợp.

>> Tham khảo: Những rào cản, thách thức đối với hộ kinh doanh khi triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Hồ sơ chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp cần tuân theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu của Sở Kế hoạch và Đầu tư).

• Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH hoặc công ty cổ phần).

• Bản sao chứng minh nhân dân/căn cước công dân của chủ sở hữu hoặc thành viên/cổ đông.

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (bản gốc).

• Biên bản họp (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).

• Danh sách thành viên/cổ đông (nếu có).

Ngoài ra, cần chuẩn bị thông tin về tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, và ngành nghề kinh doanh. Tên doanh nghiệp phải không trùng lặp, có thể tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Bước 3: Nộp hồ sơ và đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Thời gian xử lý thường từ 3-5 ngày làm việc. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh chính thức trở thành doanh nghiệp và phải làm thủ tục chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh tại cơ quan quản lý thuế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Bước 4: Đăng ký thuế và hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp mới cần đăng ký mã số thuế tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Các bước bao gồm:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với nhà cung cấp dịch vụ như Viettel (S-Invoice), VNPT (VNPT Invoice), hoặc Thái Sơn (E-Invoice).

• Tích hợp phần mềm kế toán hoặc máy tính tiền để tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn.

• Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế trước khi sử dụng.

Bước 5: Thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khác

• Khắc dấu doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần khắc con dấu và thông báo mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia.

• Mở tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng để thực hiện giao dịch tài chính và báo cáo với cơ quan thuế.

• Đăng ký lao động và bảo hiểm: Nếu có nhân viên, doanh nghiệp cần đăng ký lao động và tham gia bảo hiểm xã hội theo quy định.

• Báo cáo tài chính: Doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính hàng năm và thực hiện kê khai thuế theo phương pháp kê khai (không còn thuế khoán).

>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.

3. Giải pháp hóa đơn điện tử hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng tất yếu trong bối cảnh chuyển đổi số tại Việt Nam, đặc biệt với các chính sách mới như xóa bỏ thuế khoán từ năm 2026 theo Nghị quyết 68 và yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Trong số các giải pháp hóa đơn điện tử hiện nay, E-Invoice của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn nổi bật như một lựa chọn hàng đầu, được hơn 100.000 doanh nghiệp, bao gồm các tập đoàn lớn như Coca-Cola, Samsung, Aeon Mall, và Golden Gate tin dùng.Với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, Thái Sơn mang đến một giải pháp toàn diện, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý, tối ưu hóa quy trình quản lý, và hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả.

E-Invoice được phát triển tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các mẫu hóa đơn theo chuẩn của Tổng cục Thuế, như 01GTKT (hóa đơn giá trị gia tăng), 02GTTT (hóa đơn bán hàng), và 07KPTQ (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử). Đặc biệt, E-Invoice cho phép doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn, tích hợp logo và hình ảnh thương hiệu, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu. Hệ thống cũng hỗ trợ tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mang lại sự thuận tiện cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Một trong những ưu điểm nổi bật của E-Invoice là khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý doanh nghiệp như SAP, ERP, CRM, và phần mềm kế toán. Ví dụ, Thái Sơn đã triển khai thành công dự án Automation E-Invoice cho Coca-Cola, tích hợp hệ thống SAP với các nghiệp vụ tự động phức tạp, giúp tối ưu hóa quy trình phát hành và quản lý hóa đơn. Doanh nghiệp có thể xuất dữ liệu sang các phần mềm khai thuế như HTKK hoặc TVAN, đồng thời quản lý hóa đơn theo mô hình tập trung hoặc phân tán giữa các chi nhánh. Tính năng truyền nhận dữ liệu trực tiếp với Tổng cục Thuế qua cổng thông tin điện tử (https://hoadondientu.gdt.gov.vn) giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà không cần can thiệp thủ công, giảm thiểu sai sót và thời gian xử lý.

E-Invoice còn được đánh giá cao nhờ công nghệ bảo mật tiên tiến. Doanh nghiệp có thể xác thực hóa đơn trực tuyến, gửi hóa đơn qua email hoặc SMS, và lưu trữ dữ liệu miễn phí trong 10 năm, đáp ứng yêu cầu của Tổng cục Thuế. Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng, cho phép lập, xuất, và quản lý hóa đơn ngay trên máy tính hoặc ứng dụng di động. Tính năng xử lý hóa đơn sai sót, tạo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn, và theo dõi nhật ký truyền nhận giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả, đặc biệt với các ngành đặc thù như bán lẻ hoặc vật liệu xây dựng.

Thái Sơn cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 tại năm trung tâm trên toàn quốc, từ Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, đến Bình Dương và Đồng Nai, đảm bảo doanh nghiệp nhận được tư vấn kịp thời. Chương trình ưu đãi đặc biệt, như miễn phí 12 tháng sử dụng trọn bộ giải pháp (hóa đơn điện tử, chữ ký số, quản lý bán hàng, bảo hiểm xã hội), giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ giảm chi phí ban đầu. Với chi phí cạnh tranh và các gói dịch vụ linh hoạt (từ E-800 với 800 hóa đơn), E-Invoice phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp.

Tóm lại, E-Invoice của Thái Sơn không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn mang lại lợi ích thiết thực như tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa quy trình, và nâng cao hiệu quả quản lý. Với sự đồng hành của Thái Sơn, doanh nghiệp có thể tự tin chuyển đổi số, sẵn sàng đáp ứng các quy định mới và nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh kinh tế hiện đại.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/