Hiện nay vấn đề khám chữa bệnh là nhu cầu thiết yếu của con người do vậy mà đối với nhiều bệnh viện có lượng bệnh nhân đông đảo thì việc kê khai và xuất hóa đơn giấy sẽ rất phức tạp, tốn kém thời gian và có thể gây nhầm lẫn khi phải xử lý hóa đơn với số lượng lớn. Nhất là hiện tại dịch nCovi -19 đang bùng phát mạnh tại Việt Nam như hiện nay.
Hóa đơn điện tử được áp dụng là xu hướng thiết yếu giúp giải quyết tình trạng trên. Đồng thời nó cũng giúp hạn chế việc lây lan dịch bệnh do tiếp xúc trực tiếp. Trong bài viết này hay cùng e-invoice tìm hiểu về những ứng dụng thực tế của hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào nhé.
Thực trạng sử dụng hóa đơn điện tử tại bệnh viện
Trung bình mỗi ngày, một bệnh viện tuyến trên ở các thành phố tiếp đón tới hàng ngàn lượt khám chữa bệnh. Dữ liệu, thông tin bệnh nhân cần phải xử lý vô cùng lớn. Mặc dù các bệnh viện đã áp dụng công nghệ thông tin để cải tiến quy trình làm việc nhưng vẫn gặp rất nhiều khó khăn đối với khâu thanh toán như dễ sai sót trong quá trình viết hóa đơn, lượng thời gian và công sức phải bỏ ra khi thực hiện thanh toán cho bệnh nhân, công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn kém hiệu quả và tốn kém.
Hóa đơn giấy gây khó khăn trong công tác tạo lập, lưu trữ và sử dụng tại các bệnh viện
Chính vì điều này, việc tự động hóa quá trình xuất hóa đơn tại bệnh viện là yêu cầu vô cùng cấp thiết. Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định các cơ sở y tế nếu đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thì được khuyến khích sử dụng hình thức hóa đơn này. Bên cạnh đó, để giải đáp thắc mắc cho nhiều đơn vị thiếu kinh nghiệm áp dụng hóa đơn điện tử vào công tác khám chữa bệnh, ngày 11/09/2017, BHXH Việt Nam dã ban hành Công văn 3991/BHXH-TCKT hướng dẫn về việc sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT.
Hiện tại, ngày càng có nhiều đơn vị bệnh viện lớn áp dụng thành công hóa đơn điện tử như Bệnh viện Bạch Mai, Bệnh viện Xanh-Pôn, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Đại học Y Dược TPHCM…. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều đơn vị bệnh viện đang ngần ngại hoặc gặp khó khăn trong việc thay thế hình thức hóa đơn truyền thống bằng hóa đơn điện tử.
Lợi ích của hóa đơn điện tử khi áp dụng tại bệnh viện
Tiết kiệm chi phí và giảm thiểu thủ tục làm hóa đơn, chứng từ – Số lượng lớn chứng từ và hóa đơn khổng lồ phải xử lý mỗi ngày khiến cho các bệnh viện và cơ sở khám chữa bệnh gặp khó khăn trong công tác quản lý hóa đơn. Bên cạnh đó, thủ tục lập hóa đơn giấy truyền thống cũng tốn rất nhiều thời gian và công sức, tốn chi phí in hóa đơn và các chứng từ viện phí. Đặc biệt, những bệnh nhân có BHYT thường phải chờ đợi hóa đơn thanh toán viện phí mất cả ngày.
Khi thay thế bằng hóa đơn điện tử, chứng từ và hóa đơn không cần phải xử lý thủ công mà thay vào đó là bằng phần mềm. Điều này sẽ giúp bệnh viện đơn giản hóa quy trình tạo lập và bảo quản hóa đơn, tiết kiệm chi phí in ấn. Không chỉ vậy, bệnh nhân và người nhà sẽ không còn phải mất thời gian chờ đợi để thanh toán, đồng thời cảm thấy an toàn và tin tưởng hơn vì thông tin trên hóa đơn chính xác, minh bạch.
Tạo lập hóa đơn nhanh chóng, an toàn, đa dạng – Sự ưu việt của hình thức hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy đối với các bệnh viện còn thể hiện ở việc tạo lập hóa đơn một cách nhanh gọn, đảm bảo tính an toàn – bảo mật và đa dạng trong phương thức gửi nhận hóa đơn. Nhược điểm của việc khởi tạo hóa đơn giấy là dễ dẫn đến sai sót về thông tin người bệnh và mất thời gian bởi số lượng hóa đơn phải lập thủ công quá lớn, khiến toàn bộ hoạt động của bệnh viện trở nên trì trệ hơn. Bên cạnh đó, bảo quản hóa đơn giấy số lượng lớn vô cùng phức tạp, khả năng thất lạc hóa đơn cao.
Hóa đơn điện tử chính là chìa khóa giải quyết những vấn đề hóa đơn đề cập ở trên
Thứ nhất, bệnh viện có thể rút ngắn thời gian phát hành hóa đơn tại bệnh viện. Việc tạo lập hóa đơn điện tử ngay sau khi ký điện tử vô cùng nhanh chóng và tiện lợi.
Hóa đơn điện tử đảm bảo tính an toàn tuyệt đối với quy trình ký điện tử xác nhận hóa đơn khép kín và các bước bảo mật tránh giả mạo. Việc truy cập dữ liệu hóa đơn chỉ có thể được thực hiện bởi những nhân viên bệnh viện được cấp quyền, và ngoài những người này không ai có thể truy cập hay thay đổi nội dung thông tin người bệnh. Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử thường có cơ chế sao lưu phục hồi tự động trong trường hợp xảy ra lỗi hoặc mất điện đột ngột, tránh trường hợp mất mát thông tin quan trọng.
Hóa đơn điện tử cho phép bệnh viện thông báo cho bệnh nhân và gia đình nhận hóa đơn trên website, tin nhắn SMS, email… đúng ngày phát sinh thanh toán hay kể cả sau ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán với bệnh viện. Bệnh nhân và người nhà còn có thể tra cứu thông tin hóa đơn tại bất cứ địa điểm và thời điểm nào thông quan mạng Internet. Một số phần mềm hóa đơn điện tử tiên tiến còn hỗ trợ khả năng truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh bệnh viện, giữa bệnh nhân trung tâm và các bệnh viện con.
Hóa đơn điện tử còn là giải pháp lưu trữ và trích xuất thông tin vượt trội dành cho các đơn vị bệnh viện. Với hình thức hóa đơn giấy, tất cả các hóa đơn, chứng từ xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin vào máy tính. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, thông tin, dữ liệu về hóa đơn đều được thống kê và lưu trữ trên hệ thống phần mềm.
Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc giảm thiểu áp lực quản lý, lưu trữ, tìm kiếm thông tin hóa đơn, đồng thời loại bỏ khả năng rủi ro thất lạc, cháy, hỏng hóa đơn. Không chỉ vậy, việc tìm kiếm và xử lý dữ liệu nhanh chóng, thuận lợi còn góp phần thuận lợi hóa quy trình hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, kê khai, nộp thuế cho bệnh viện. Những tài liệu về các nội dung này đều được cập nhật trên hệ thống web của phần mềm hóa đơn điện tử, cho phép chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và thanh toán sau này nếu có nhu cầu. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tự động còn hỗ trợ công tác báo cáo và thống kê số liệu về y tế, tình hình bệnh nhân để sử dụng vào nhiều mục đích khác trong tương lai.
Như vậy bài viết trên đây đã điểm qua những lợi ích mà hóa đơn mang lại đối với hoạt động của bệnh viện. Việc ứng dụng hóa đơn điện điện tử là cần thiết trong thời đại hiện nay.
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết này.
Nguồn E-invoice.vn
Để lại một phản hồi