Bài viết hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn điện tử xác thực đúng quy định. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn xác thực là gì?
Hóa đơn xác thực là hóa đơn điện tử. Muốn sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đã phải thực hiện các bước tạo lập, thông báo phát hành … theo quy định. Như vậy, nếu quy định khi muốn sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục như đăng ký mới một loại hóa đơn thì sẽ trùng lặp về thủ tục hành chính…
Việc chuyển giao quyền tự in hóa đơn giấy cho doanh nghiệp được coi là một tiến bộ quản lý khi doanh nghiệp được chủ động hơn trong việc cá biệt hóa mẫu hóa đơn của mình, giảm được chi phí thời gian và công sức so với đi mua hóa đơn từ cơ quan Thuế.
Tuy vậy, có khá nhiều điểm được coi là thoái bộ nếu xem xét đến mặt trái của việc doanh nghiệp dùng hóa đơn giấy tự in mà lâu nay vẫn được né tránh, không nhắc đến. Đó là giá in ấn rất cao. Cùng một mẫu hóa đơn, số lượng in càng nhiều thì càng rẻ và ngược lại. Do vậy, các doanh nghiệp sử dụng ít hóa đơn sẽ phải chịu giá in rất cao, có thể tới nhiều trăm nghìn đồng mỗi quyển.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Các bước hủy hóa đơn điện tử xác thực
Để hủy hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có thể tham khảo ba bước đơn giản như sau:
Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
Trước tiên, các đơn vị kinh doanh cần phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người nộp thuế thực hiện hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Trường hợp 1: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, kể từ thời điểm được cơ quan thuế chấp nhận Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử cũ (theo những văn bản pháp luật đã hết hiệu lực) và thực hiện hủy hóa đơn đúng quy định.
- Trường hợp 2: Người nộp thuế đã xuất hóa đơn và gửi cơ quan thuế nhưng phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót thì áp dụng hủy hóa đơn.
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu chưa gửi hóa đơn cho người mua thì khi phát hiện sai sót, người bán hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử sau đó sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐ ĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho cơ quan thuế.
>> Tham khảo: Lệch tiền thuế GTGT trên hóa đơn xử lý thế nào?
Kế tiếp, người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế. Cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua. Đối với những hóa đơn đã gửi lên cơ quan thuế, cơ quan thuế sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
Trường hợp 3: cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử cấp mã có sai sót thì cần thực hiện:
- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
- Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã bị sai sót.
- Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số/ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã, thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.
Để sử dụng Mẫu số 04, kế toán cần xác định sai sót thuộc trường hợp nào căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Thời điểm phát hiện sai sót trên hóa đơn: Trước khi gửi cho người mua hay sau khi gửi cho người mua?
- Nội dung sai sót trên hóa đơn: Hóa đơn có sai các thông tin quan trọng như mã số thuế, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa,… hay không?
- Đối tượng phát hiện sai sót: Người bán/người mua hay cơ quan thuế?
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lập Hội đồng hủy hóa đơn
Các đơn vị kinh doanh cần phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.
Yêu cầu với hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
Riêng đối với các trường hợp là hộ và cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập hội đồng khi hủy hóa đơn.
Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn
Các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn cần phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu biên bản hủy hóa đơn xảy ra bất kỳ sai sót gì.
Bước 4: Hoàn tất hồ sơ hủy hóa đơn điện tử
Cuối cùng, cách hủy hóa đơn điện tử đúng nhất là các đơn vị kinh doanh phải hoàn thành hồ sơ hủy hóa đơn để hoàn tất thủ tục cho việc hủy hóa đơn.
Hồ sơ hủy hóa đơn đối với hủy hóa đơn điện tử bao gồm:
– Văn bản quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh.
– Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy. Yêu cầu chi tiết với nội dung cần hủy bao gồm: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).
>> Tham khảo: Cần chú ý gì khi lập hóa đơn không chịu thuế GTGT.
– Biên bản hủy hóa đơn
– Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; lý do hủy; ngày giờ hủy và phương pháp hủy.
Theo như quy định, các hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.
Kết luận
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi