Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Việc phát hành hóa đơn điện tử không chỉ là quá trình tạo và gửi hóa đơn dưới dạng số mà còn bao gồm việc kết nối trực tiếp với Cục Thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quản lý tài chính. Từ ngày 01/07/2025, hệ thống phát hành hóa đơn điện tử đã được tự động hóa thông qua các giải pháp như Einvoice, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy trình phát hành hóa đơn điện tử , lợi ích, thách thức và triển vọng trong bối cảnh Việt Nam năm 2025.

1. Tầm quan trọng của phát hành hóa đơn điện tử

Phát hành hóa đơn điện tử mang lại nhiều giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp, cơ quan thuế và khách hàng:

• Tuân thủ pháp luật: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh lớn (doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm). Phát hành đúng quy định giúp tránh các khoản phạt từ 2-10 triệu đồng.
• Tăng cường minh bạch: Hóa đơn được truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử (hoadondientu.gdt.gov.vn), đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận, giảm nguy cơ gian lận thuế.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Hóa đơn điện tử giảm 80-90% chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy. Khách hàng nhận hóa đơn tức thời qua email hoặc ứng dụng, cải thiện trải nghiệm.
• Hỗ trợ quản lý tài chính: Dữ liệu hóa đơn điện tử tích hợp với phần mềm kế toán, giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí và lập báo cáo thuế nhanh chóng.
• Bảo vệ môi trường: Việc thay thế hóa đơn giấy góp phần giảm sử dụng giấy, hỗ trợ mục tiêu phát triển bền vững của quốc gia.

>> Tham khảo: Nâng cao hiệu quả quản lý nhờ hóa đơn điện tử.

2. Quy định pháp luật về phát hành hóa đơn điện tử

Phát hành hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật cụ thể:

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch, với dữ liệu được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế. Hóa đơn có thể có mã (do Tổng cục Thuế cấp) hoặc không mã (do doanh nghiệp tự khởi tạo).
• Thông tư 32/2025/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về nội dung, định dạng và quy trình phát hành hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành.
• Cơ chế tự động hóa: Từ 01/07/2025, hệ thống Cổng thông tin hóa đơn điện tử hỗ trợ cấp mã tự động, giảm thủ tục hành chính và tăng tốc độ phát hành.
• Xử lý sai sót: Theo quy định từ 01/06/2025, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mà không cần hủy, giúp xử lý sai sót nhanh chóng.
• Mức phạt vi phạm: Phát hành hóa đơn không đúng quy định hoặc không truyền dữ liệu đến cơ quan thuế có thể bị phạt từ 2-10 triệu đồng.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

3. Quy trình phát hành hóa đơn điện tử

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử được thiết kế đơn giản, đặc biệt khi sử dụng các giải pháp như Einvoice. Các bước cơ bản bao gồm:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đăng ký qua Cổng thông tin hóa đơn điện tử, cung cấp thông tin như mã số thuế, loại hình hóa đơn (có mã/không mã).
• Tích hợp phần mềm: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử (như Einvoice) để kết nối với hệ thống thuế. Phần mềm hỗ trợ tạo hóa đơn, ký số và truyền dữ liệu.
• Lập hóa đơn: Nhập thông tin giao dịch, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, và thuế suất. Hóa đơn có mã sẽ được gửi đến Tổng cục Thuế để cấp mã trước khi phát hành.
• Ký số và phát hành: Hóa đơn được ký số bằng chữ ký điện tử, sau đó gửi đến khách hàng qua email, ứng dụng, hoặc in thành bản giấy nếu cần. Dữ liệu đồng thời được truyền đến cơ quan thuế.
• Lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ hoặc Tổng cục Thuế trong 10 năm, với mã tra cứu để kiểm tra bất kỳ lúc nào.

>> Tham khảo: Cục Thuế Hà Nội hướng dẫn hộ kinh doanh đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

4. Lợi ích của phát hành hóa đơn điện tử

Phát hành hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cụ thể:

• Tăng tốc độ giao dịch: Khách hàng nhận hóa đơn ngay lập tức, giúp rút ngắn thời gian thu nợ và cải thiện dòng tiền. Ví dụ, Einvoice cho phép phát hành hàng nghìn hóa đơn mỗi phút.
• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Einvoice cung cấp gói thử nghiệm miễn phí 10.000 hóa đơn trong 3 tháng.
• Tích hợp đa hệ thống: Hóa đơn điện tử dễ dàng tích hợp với ERP, SAP, hoặc CRM. Ví dụ, Coca Cola đã sử dụng Einvoice để tự động hóa quy trình xuất hóa đơn trong hệ thống SAP.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng có thể tra cứu hóa đơn qua mã, lưu trữ dễ dàng và sử dụng cho mục đích kế toán.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu: Dữ liệu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp phân tích doanh thu, chi phí và xu hướng tiêu thụ, từ đó tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/