Bài viết tổng hợp những quy định mới nhất về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý. Bài viết thực hiện bởi hoadondientuxacthuc hy vọng sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.
1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan Thuế
Để sử dụng hóa đơn điện tử có mã, các tổ chức, doanh nghiệp phải thuộc những trường hợp quy định sau:
– Là tổ chức, doanh nghiệp kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Là tổ chức, doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế.
– Là các hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, thường xuyên sử dụng từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ khoảng 3 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng; có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định pháp luật.
Để sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế, các tổ chức, doanh nghiệp tiến hành theo quy định tại Điều 14 của Nghị định số 119 do Chính Phủ ban hành.
>> Tham khảo: Có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử không?
Theo đó, cách đăng ký hóa đơn có mã được thực hiện như sau:
– Các tổ chức, doanh nghiệp đủ điều kiện sử dụng hóa đơn có mã của CQT cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký. Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Trong thời gian đợi cơ quan thuế có chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký thì tổ chức, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo đúng quy định pháp luật.
Lưu ý rằng:
– Sau khi đã gửi đăng ký, nếu tổ chức, doanh nghiệp có bất kỳ thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì sẽ tiến hành thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
– Các tổ chức, doanh nghiệp không cần nóng vội vì kết quả chấp thuận hay không chấp thuận cho việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã sẽ được CQT gửi thông báo chỉ trong thời gian 1 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.
2. Một số quy định mới về hóa đơn điện tử cần lưu ý
Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ban hành ngày 20/03/2025 và có hiệu lực từ 01/06/2025, sửa đổi, bổ sung một số quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn và chứng từ điện tử, nhằm tăng cường tuân thủ, đơn giản hóa quy trình và mở rộng phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Dưới đây là tổng hợp các điểm mới nổi bật:
2.1. Mở rộng đối tượng áp dụng
Nghị định 70 bổ sung đối tượng áp dụng tại Khoản 1e, Điều 2, Nghị định 123, bao gồm các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng tham gia kinh doanh thương mại điện tử hoặc cung cấp dịch vụ qua nền tảng số.
Các nhà cung cấp này được phép đăng ký tự nguyện sử dụng HĐĐT VAT, phải tuân thủ quy định về kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Điều này tăng cường kiểm soát thuế đối với các giao dịch xuyên biên giới.
2.2. Quy định về thời điểm lập hóa đơn
Nghị định 70 sửa đổi Điều 9, Nghị định 123, quy định cụ thể thời điểm lập hóa đơn cho từng loại giao dịch:
-
Hàng hóa xuất khẩu: Lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi thông quan hải quan.
-
Bán hàng hóa, dịch vụ: Lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ.
-
Thanh toán trước: Lập hóa đơn tại thời điểm nhận thanh toán (trừ tiền đặt cọc).
-
Dịch vụ khối lượng lớn (ngân hàng, bảo hiểm, vận tải hành khách, y tế): Lập hóa đơn chậm nhất vào ngày thứ 7 của tháng tiếp theo hoặc theo thỏa thuận. Các quy định về lập hóa đơn cuối ngày hoặc hàng tháng cho một số ngành bán lẻ, dịch vụ đã bị bãi bỏ.
>> Tham khảo: Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo máy tính tiền.
2.3. Yêu cầu nội dung hóa đơn
HĐĐT phải bổ sung thông tin như mã định danh cá nhân hoặc mã ngân sách, mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ.
Đối với hóa đơn từ máy tính tiền, áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm hoặc doanh nghiệp trong các lĩnh vực như siêu thị, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, phải bao gồm thông tin người mua (nếu được yêu cầu).
Nếu chữ ký số không được ký cùng ngày phát hành, phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
2.4. Bãi bỏ quy định hủy hóa đơn
Nghị định 70 thay thế quy trình hủy hóa đơn bằng thủ tục điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Đối với giao dịch liên quan đến doanh nghiệp, việc điều chỉnh cần có thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên. Một hóa đơn thay thế có thể được sử dụng để sửa nhiều hóa đơn sai trong tháng.
2.5. Ủy quyền lập hóa đơn
Hộ kinh doanh và cá nhân được phép ủy quyền cho bên thứ ba lập HĐĐT, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nhỏ.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
2.6. Hóa đơn cho doanh nghiệp chế xuất và xuất khẩu
Doanh nghiệp chế xuất tham gia hoạt động không xuất khẩu phải sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn VAT tùy thuộc vào phương pháp kê khai thuế. Đối với xuất khẩu, nếu đáp ứng điều kiện kỹ thuật, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn thương mại điện tử thay vì HĐĐT VAT.
2.7. Cấm hành vi vi phạm mới
Nghị định 70 bổ sung các hành vi bị cấm như không truyền dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế hoặc làm giả hóa đơn, tăng cường tính minh bạch và tuân thủ.
2.8. Yêu cầu chuyển khoản thanh toán
Từ 01/07/2025, đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán qua chuyển khoản từ tài khoản công ty sang tài khoản công ty của khách hàng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Những thay đổi này nhằm nâng cao tính minh bạch, đơn giản hóa quy trình và thúc đẩy số hóa trong quản lý thuế. Doanh nghiệp cần rà soát và điều chỉnh quy trình lập, phát hành HĐĐT để đảm bảo tuân thủ từ 01/06/2025. Để biết thêm chi tiết, có thể tham khảo tại cổng thông tin của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi