Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử được không? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ nội dung hoadondientuxacthuc hy vọng sẽ giải đáp được những thắc mắc từ quý độc giả.
>> Tham khảo: Hóa đơn áp dụng với doanh nghiệp chế xuất.
1. Quy định về mẫu hóa đơn
Theo Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, các tổ chức và cá nhân kinh doanh được phép sử dụng đồng thời nhiều loại hóa đơn khác nhau và phải thông báo về việc phát hành từng loại hóa đơn theo quy định.
Mẫu thông báo phát hành hóa đơn phổ biến nhất là theo Mẫu số 2, Phụ lục kèm theo Thông tư 32 với các thông tin sau:
– Thông tin về đơn vị phát hành: bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại.
– Thông tin về loại hóa đơn phát hành: bao gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…), ngày lập thông báo phát hành hóa đơn, tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị.
Như vậy, theo quy định trên, các doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh có thể sử dụng nhiều mẫu hóa đơn đồng thời, tuy nhiên, mỗi mẫu hóa đơn phải tuân thủ quy trình thông báo phát hành hóa đơn theo quy định.
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp khi đảm bảo được các điều kiện sau:
– Tính hợp pháp:
Theo quy định tại khoản 7, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung của hóa đơn theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử có tính hợp pháp là:
- Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng định dạng (định dạng văn bản XML) theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn điện tử đã được doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng theo quy định và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng.
- Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đúng và đầy đủ nội dung theo quy định (Xem chi tiết tại Mục 2 bên dưới).
- Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử.
– Tính hợp lệ:
- Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn.
- Hóa đơn phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh trước khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hóa đơn phải được lập, quản lý, sử dụng theo nguyên tắc được pháp luật quy định (xem chi tiết tại Mục 3 bên dưới).
– Tính hợp lý:
Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh).
2. Phần mềm thiết kế mẫu hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia hóa đơn điện tử và khách hàng đang sử dụng E-invoice theo Thông tư 78, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn tiến hành cập nhật kịp thời các tính năng mới của E-invoice chuẩn hóa theo Thông tư 78.
Phần mềm E-invoice cập nhật thêm, hỗ trợ người dùng các mẫu hóa đơn mới đáp ứng đầy đủ về chữ ký số, số hóa hóa đơn theo Thông tư 78. Bên cạnh đó, với kho mẫu hóa đơn đa dạng, E-invoice đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng.
Để thiết kế mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm E-invoice Thái Sơn, quý doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:
– Nhập mã số thuế của doanh nghiệp;
– Điền tên đăng nhập;
– Nhập mật khẩu;
– Nhấn nút “Đăng nhập”.
>> Tham khảo: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn
Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu hóa đơn mới.
Ngoài ra, Thái Sơn cũng phát triển ứng dụng Einvoice trên thiết bị di động với nhiều tiện ích thiết thực. Khách hàng có thể xem các báo cáo chi tiết về hóa đơn đã phát hành.
Đây là mục sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất các thông số: Số hóa đơn đã phát hành trong năm, Số hóa đơn còn được sử dụng, Tổng tiền thuế trong năm và Giá trị hóa đơn phát hành trong năm của DN, tính tới thời điểm đang xem.
Không chỉ thể hiện qua con số rõ ràng mà biểu đồ biểu thị cũng rất trực quan, giúp bất kể ai khi nhìn vào đều có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin.
Thông qua biểu đồ đường và các số liệu cụ thể, người dùng có thể dễ dàng nắm được tình hình sử dụng hóa đơn của DN và dễ dàng so sánh sự biến động về số lượng hóa đơn sử dụng giữa các tháng trong năm với nhau.
Tại mục này, người dùng có thể nhấn chọn xem tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm hay 6 tháng cuối năm tùy muốn. Sau đó, hệ thống sẽ tự cập nhật dữ liệu từ trung bình, cao nhất và thấp rất rồi thực hiện vẽ biểu đồ cho người dùng dễ quan sát nhất.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử
Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình. Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:
– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu hóa đơn từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu hóa đơn. Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.
– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.
Sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn ưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.
Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.
Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu hóa đơn doanh nghiệp mình mong muốn.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi