Hóa đơn bán hàng là một loại chứng từ quan trọng trong hệ thống hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam, được sử dụng để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua, đặc biệt trong các giao dịch không áp dụng thuế GTGT hoặc áp dụng thuế suất 0%. Từ năm 2026, hóa đơn bán hàng tiếp tục tồn tại song song với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), nhưng được quản lý chặt chẽ hơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP hiệu lực từ 01/06/2025) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Đây là loại hóa đơn phổ biến đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một số doanh nghiệp nhỏ.
1. Khái niệm và đặc điểm của hóa đơn bán hàng
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025), hóa đơn bán hàng là hóa đơn điện tử được lập để ghi nhận việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc thuế suất GTGT 0%, hoặc trong trường hợp người bán không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Đặc điểm chính:
- Không ghi thuế suất GTGT hoặc ghi thuế suất 0%.
- Không có phần thuế GTGT phải nộp.
- Ký hiệu mẫu số thường là 02GT hoặc 03GT (hóa đơn bán hàng thông thường).
- Ký hiệu hóa đơn từ năm 2026: Hai chữ số cuối là “26” (ví dụ: 02GT26AAA).
- Số thứ tự: Khởi tạo lại từ 00000001 cho ký hiệu mới.
- Có thể là hóa đơn điện tử có mã (cơ quan thuế cấp mã) hoặc không có mã (tùy đối tượng).
- Không bắt buộc chữ ký số đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) nếu áp dụng.
Hóa đơn bán hàng khác với hóa đơn GTGT ở chỗ không dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, phù hợp với người bán áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp hoặc miễn thuế GTGT.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
2. Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng năm 2026
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:
- Doanh thu ≤ 500 triệu đồng/năm: Miễn thuế GTGT → Bắt buộc sử dụng hóa đơn bán hàng nếu bán cho tổ chức/doanh nghiệp (khuyến khích cho cá nhân).
- Doanh thu > 500 triệu đồng/năm: Nếu áp dụng phương pháp trực tiếp (tỷ lệ % trên doanh thu), sử dụng hóa đơn bán hàng (không ghi thuế GTGT).
- Doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp (hiếm).
- Bán hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT (nông sản chưa chế biến, sản phẩm trồng trọt, chăn nuôi…).
- Bán hàng hóa chịu thuế suất 0% (xuất khẩu, vận tải quốc tế…).
- Bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng (nếu không bắt buộc MTT): Có thể dùng hóa đơn bán hàng.
Lưu ý: Nếu người bán áp dụng phương pháp khấu trừ, phải sử dụng hóa đơn GTGT (không dùng hóa đơn bán hàng).
>> Tham khảo: Công văn 6175/CT-PC: Toàn bộ quy định xử phạt thuế, hóa đơn mới áp dụng từ 16/01/2026.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 70/2025), hóa đơn bán hàng phải có đầy đủ:
- Tên hóa đơn: “Hóa đơn bán hàng” hoặc “Hóa đơn bán hàng điện tử”.
- Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn (ví dụ: 02GT26…), số hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, MST.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, MST (bắt buộc nếu tổ chức; khuyến khích nếu cá nhân).
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng tiền thanh toán (không có phần thuế GTGT).
- Thời điểm lập hóa đơn (ngày, giờ, phút nếu cần).
- Chữ ký số của người bán (bắt buộc trừ MTT).
- Mã cơ quan thuế (nếu có mã) hoặc dữ liệu truy xuất.
Đối với hóa đơn điện tử MTT (bắt buộc nếu doanh thu ≥ 1 tỷ/năm và bán lẻ trực tiếp): Thêm dòng chữ “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền”, không cần chữ ký số thủ công.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Quy trình lập và phát hành hóa đơn bán hàng
- Lập hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký (Einvoice…).
- Ký số (nếu áp dụng) và phát hành cho người mua (email, SMS, link tải XML/PDF).
- Chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (tự động qua phần mềm hoặc bảng tổng hợp).
- Thời điểm lập: Khi chuyển giao hàng hóa/dịch vụ (không phụ thuộc thu tiền – theo Nghị định 70/2025).
Ưu điểm và hạn chế:
Ưu điểm:
- Đơn giản, không ghi thuế GTGT → Phù hợp HKD miễn thuế hoặc phương pháp trực tiếp.
- Giảm thủ tục cho người bán nhỏ lẻ.
- Người mua cá nhân dễ nhận (không cần khấu trừ thuế).
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.
Hạn chế:
- Không dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào (người mua doanh nghiệp không được khấu trừ).
- Không phù hợp nếu người bán áp dụng phương pháp khấu trừ.
5. Xử lý sai sót và lưu trữ
- Sai sót: Lập biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế (linh hoạt theo Nghị định 70/2025).
- Lưu trữ file XML gốc ít nhất 10 năm.
- Phạt vi phạm: Không lập hóa đơn hoặc sai nội dung → Phạt 1-80 triệu đồng tùy số lượng (Nghị định 310/2025/NĐ-CP hiệu lực 16/01/2026).
>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty.
Lưu ý quan trọng:
- Ký hiệu phải dùng “26” cho hóa đơn lập từ 01/01/2026.
- Nếu doanh thu ≥ 1 tỷ/năm và bán lẻ trực tiếp: Bắt buộc dùng HĐĐT MTT (có thể là hóa đơn bán hàng nếu không chịu thuế GTGT).
- Khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử để minh bạch kê khai theo doanh thu thực tế.
- Hỗ trợ: Tổng cục Thuế ưu đãi phần mềm cho hộ kinh doanh (miễn phí/ưu đãi lắp đặt MTT).
Hóa đơn bán hàng năm 2026 vẫn là công cụ thiết yếu cho HKD nhỏ lẻ, đặc biệt khi miễn thuế GTGT dưới 500 triệu đồng/năm. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn giúp tuân thủ pháp luật, minh bạch giao dịch và tránh rủi ro phạt. Doanh nghiệp/HKD nên cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và liên hệ Chi cục Thuế nếu cần hỗ trợ.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi