Hóa đơn điện tử đã là bắt buộc đối với doanh nghiệp theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Để thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo các bước sau để triển khai hóa đơn điện tử tối ưu, hiệu quả:
Bước 1: Đánh giá nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Để đánh giá và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, doanh nghiệp có thể đi từ một số vấn đề cơ bản sau:
- Số lượng hóa đơn trung bình mà doanh nghiệp xuất ra mỗi tháng là bao nhiêu.
- Quy mô của doanh nghiệp: Có các chi nhánh, cơ sở trên hệ thống hay không? Việc sử dụng hóa đơn giữa các chi nhánh, đơn vị là độc lập hay phụ thuộc?
- Số lượng máy tính tiền và các điểm bán hàng.
- Hệ thống các phần mềm sẵn có của doanh nghiệp có thể tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử.
- Chi phí mà doanh nghiệp có thể chi trả để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 2, Điều 4, Thông tư số 32/2011/TT-BTC Bộ Tài chính đã quy các điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử với các tổ chức khởi tạo hóa đơn như sau:
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật.
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
>> Tham khảo: Quyết toán lại thuế TNDN được quy định thế nào?
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử cần có hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
+ Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Ngoài ra, nhằm chuẩn hóa điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử được dễ dàng và hiệu quả nhất, Bộ Tài chính cũng đã quy định về vấn đề xây dựng, quản lý sử dụng hóa đơn điện tử theo các nguyên tắc và yêu cầu cụ thể. Điều này đã được quy định rõ trong Chương 3 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử
Để lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay, doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí sau:
- Đơn vị đã được Tổng cục Thuế thẩm định, nằm trong danh sách nhà cung cấp hóa đơn điện tử do Cục Thuế cung cấp.
- Thương hiệu uy tín: Có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp.
- Kinh nghiệm triển khai: Từng có kinh nghiệm triển khai thành công hóa đơn điện tử cho nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, đảm bảo thao tác dễ dàng, thuận tiện, dễ sử dụng.
- Phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp nhiều tiện ích, đảm bảo sử dụng được mọi lúc, mọi nơi.
- Đảm bảo an toàn thông tin, tối đã bảo mật dữ liệu.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 đảm bảo kịp thời xử lý và hỗ trợ khi cần.
Với kinh nghiệm hoạt động nhiều năm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, hiểu rõ được tầm quan trọng, tính cấp thiết của việc áp dụng các tiêu chuẩn vào hệ thống quản lý bảo mật thông tin doanh nghiệp, Ban lãnh đạo THAISONSOFT đã cho triển khai xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
ISO/IEC 27001:2013 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý an toàn thông tin do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) và Ủy ban Điện kỹ thuật Quốc tế (IEC) hợp tác xây dựng trên toàn cầu, giúp kiểm soát tổng thể và hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin của các doanh nghiệp, đồng thời ngăn ngừa các nguy cơ rủi ro có thể xảy đến với tài sản của doanh nghiệp.
Sau khoảng 2 tháng xây dựng hệ thống quản lý an ninh dữ liệu, vượt qua những vòng kiểm tra, đánh giá gắt gao về tuân thủ tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013, THAISONSOFT đã chính thức nhận được Chứng nhận ISO/IEC 27001:2013 từ Tổ chức kiểm định quốc tế TÜV NORD Việt Nam vào ngày 27/2/2020.
Việc đạt được chứng nhận này và vận hành theo đúng tiêu chuẩn ISO/IEC 27001:2013 sẽ góp phần củng cố thêm sức mạnh bảo mật cho loạt giải pháp phần mềm của THAISONSOFT trong lĩnh vực dịch vụ công: Hải quan điện tử Ecus, hóa đơn điện tử E-invoice, kê khai thuế điện tử eTAX, bảo hiểm xã hội điện tử eBH và văn phòng điện tử CloudOffice; đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất sự hài lòng của các doanh nghiệp khách hàng đã tin tưởng THAISONSOFT trong nhiều năm qua: CocaCola, Toyota, Yamaha, Big C, Aeon Mall, Grab, DHL, Golden Gate, Honda…
Bước 3: Làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Để thông báo phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Sử dụng Mẫu số 1, Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn mẫu (Doanh nghiệp khởi tạo mẫu thông qua phần mềm hóa đơn điện tử).
>> Tham khảo: Thuế VAT dịch vụ ăn uống năm 2023.
Sau khi đã chuẩn bị hoàn tất hồ sơ cho việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp có thể tiến hành cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế theo 1 trong 2 phương thức dưới đây:
Cách 1: Doanh nghiệp gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Cách 2: Doanh nghiệp có thể nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bản giấy gửi thẳng tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Cả hai cách nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên đều đúng quy định pháp luật và được chấp thuận.
Trường hợp doanh nghiệp chọn chọn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy thì chỉ việc in ra Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử, Thông báo phát hành hoá đơn điện tử rồi ký xác nhận và đóng dấu đầy đủ theo quy định là đã có thể gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tuy nhiên, việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ trở nên nhanh chóng, đơn giản, ít tốn công sức hơn khi doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.
Theo đó, với hướng dẫn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như E-invoice để hỗ trợ xuất file Hoá đơn mẫu dạng XML, Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử và Thông báo phát hành hoá đơn điện tử để gửi lên trang của Tổng cục Thuế: nhantokhai.gdt.gov.vn.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi