Quy định áp dụng hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống quản lý thuế và giao dịch thương mại tại Việt Nam, đặc biệt đối với các hộ kinh doanh. Với sự chuyển đổi số mạnh mẽ và các quy định mới từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ 1/6/2025), việc áp dụng hóa đơn điện tử đang mang lại nhiều thay đổi tích cực nhưng cũng đặt ra không ít thách thức cho các hộ kinh doanh.

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, lưu trữ, và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả các hộ kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt là những hộ có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022, với các quy định bổ sung được cập nhật vào năm 2025.

Đối với hộ kinh doanh, hóa đơn điện tử thường được sử dụng dưới dạng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh.

Hộ kinh doanh, bao gồm các cá nhân, nhóm cá nhân, hoặc hộ gia đình hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, thường gặp khó khăn trong việc áp dụng các quy định thuế phức tạp.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử được thiết kế để đơn giản hóa quy trình, tăng tính minh bạch, và giảm chi phí vận hành, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn.

>> Tham khảo: Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử sau sáp nhập địa giới hành chính.

2. Quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

2.1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 2 Điều 11 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh thuộc các trường hợp sau phải sử dụng hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên: Áp dụng cho các lĩnh vực như bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vận tải hành khách, và các dịch vụ khác. Từ 1/6/2025, các hộ này phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu và chi phí, thay vì hóa đơn giấy.
• Hộ kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử: Theo Nghị định 117/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 1/7/2025), các hộ kinh doanh trên các nền tảng như Shopee, Lazada phải phát hành hóa đơn điện tử cho mỗi giao dịch.

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo yêu cầu của khách hàng, nhưng từ 1/1/2026, phương pháp khoán sẽ bị xóa bỏ, buộc tất cả hộ kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn

Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh được quy định như sau:

• Bán hàng hóa: Lập hóa đơn ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, bất kể đã thu tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ.
• Hóa đơn từ máy tính tiền: Lập ngay tại thời điểm giao dịch được ghi nhận trên máy tính tiền, thường là khi khách hàng thanh toán.

Ví dụ: Một quán ăn phát hành hóa đơn từ máy tính tiền khi khách thanh toán lúc 19:00 ngày 31/7/2025. Hóa đơn điện tử sẽ được lập ngay tại thời điểm đó.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

2.3. Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn điện tử dành cho hộ kinh doanh thường là D (hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế) hoặc N (hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền). Từ 1/6/2025, ký hiệu hóa đơn bao gồm:

• Chữ cái xác định loại hóa đơn (D hoặc N).
• Hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn (ví dụ: 25 cho năm 2025).
• Mã định danh của hộ kinh doanh và số thứ tự hóa đơn.

Ví dụ: Một hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh năm 2025 có thể có ký hiệu D25-01BLP-0001234.

2.4. Số định danh cá nhân thay mã số thuế

Từ 1/7/2025, hộ kinh doanh sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế để phát hành hóa đơn điện tử, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục đăng ký và quản lý thuế.

3. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hộ kinh doanh, bao gồm:

• Giảm chi phí: Không cần in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy, giúp tiết kiệm chi phí giấy mực, vận chuyển, và kho bãi.
• Tăng tính minh bạch: Hóa đơn điện tử được tích hợp với hệ thống thuế, giúp ghi nhận doanh thu chính xác, giảm rủi ro bị nghi ngờ che giấu doanh thu.
• Tiện lợi và nhanh chóng: Hóa đơn có thể được gửi qua email, tin nhắn, hoặc nền tảng điện tử, tiết kiệm thời gian cho cả hộ kinh doanh và khách hàng.
• Tham gia “Hóa đơn may mắn”: Hộ kinh doanh phát hành hóa đơn điện tử giúp khách hàng tham gia chương trình “Hóa đơn may mắn” với các giải thưởng hấp dẫn, từ đó tăng uy tín và thu hút khách hàng.

Ví dụ: Một tiệm tạp hóa sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không chỉ tiết kiệm chi phí in ấn mà còn giúp khách hàng nhận hóa đơn qua Zalo, tăng sự tiện lợi.

>> Có thể bạn quan tâm: Người mua không có mã số thuế, xuất hóa đơn thế nào?

4. Thách thức khi áp dụng hóa đơn điện tử

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn đặt ra một số thách thức cho hộ kinh doanh:

• Hạn chế về công nghệ: Nhiều hộ kinh doanh, đặc biệt ở vùng nông thôn, thiếu thiết bị như máy tính, máy tính tiền, hoặc kết nối internet ổn định.
• Thiếu hiểu biết: Một số hộ kinh doanh chưa quen với quy trình phát hành hóa đơn điện tử hoặc không nắm rõ các quy định mới.
• Chi phí ban đầu: Mặc dù tiết kiệm lâu dài, việc đầu tư vào máy tính tiền hoặc phần mềm hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice) có thể là gánh nặng ban đầu.
• Quản lý phức tạp: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải theo dõi hóa đơn đầu vào và đầu ra, đòi hỏi kỹ năng kế toán cơ bản.

5. Lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh

Để áp dụng hóa đơn điện tử hiệu quả và tuân thủ quy định, hộ kinh doanh cần lưu ý:

• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Liên hệ với cơ quan thuế để đăng ký và nhận mã hóa đơn. Các phần mềm như Thái Sơn E-invoice hỗ trợ đăng ký trực tuyến.
• Cập nhật phần mềm: Sử dụng phần mềm hóa đơn được cơ quan thuế phê duyệt, đảm bảo tích hợp với hệ thống thuế và hỗ trợ ký hiệu hóa đơn mới từ 1/6/2025.
• Đào tạo nhân sự: Chủ hộ hoặc nhân viên cần được hướng dẫn về cách lập, gửi, và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, có thể trên đám mây hoặc phần mềm để dễ dàng tra cứu.
• Kiểm tra thông tin khách hàng: Khi lập hóa đơn, cần xác minh số định danh cá nhân/mã số thuế của khách hàng để đảm bảo tính hợp lệ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

Kết luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/