Quy định về nội dung trên hóa đơn VAT

Doanh nghiệp cần chú ý những nội dung gì trên hóa đơn đỏ (VAT). Hy vọng rằng bài viết sau đây sẽ đem đến những nội dung thực sự hữu ích đối với quý độc giả.

1. Cần chú ý những gì khi viết hóa đơn VAT

Để đảm bảo hóa đơn VAT được lập có giá trị pháp lý, nội dung trên hóa đơn bắt buộc phải có những tiêu thức sau đây:

• Tên loại hóa đơn
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
• Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn
• Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

>> Tham khảo: Công ty không có hóa đơn đầu ra bị phạt như thế nào?

Thông thường, hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT, hóa đơn VAT) sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu là liên trắng, liên đỏ, liên xanh. Khi xuất hóa đơn đỏ, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Người viết phải kẹp 3 liên hóa đơn viết cùng 1 lúc để đảm bảo nội dung các liên là đồng nhất. Tuyệt đối không tách các liên ra viết riêng lẻ.
• Trên nội dung hóa đơn VAT, thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác.
• Nội dung trên hóa đơn này phải đảm bảo không được tẩy xóa, sửa và phải được viết chỉ 01 màu mực.
• Nội dung hóa đơn đỏ khi viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và phải gạch chéo phần còn trống.
• Số hóa đơn GTGT phải được lập liên tục theo số thứ tự nhỏ đến lớn.
• Thời gian ngày, tháng, năm sẽ ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa hay dịch vụ cho người mua.
• Hình thức thanh toán được chấp nhận sẽ là tiền mặt hoặc chuyển khoản.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn ghi hóa đơn đỏ khi xuất khẩu

Trong Công văn số 76605/CT-TTHT của Cục thuế TP Hà Nội, trường hợp các DN sử dụng hóa đơn GTGT, có phát sinh hoạt động xuất khẩu phần mềm cho công ty nước ngoài thì DN sẽ không lập hóa đơn GTGT cho hoạt động này. Thay vào đó, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn thương mại khi xuất khẩu.

Việc lập hóa đơn thương mại sẽ được tiến hành theo hướng dẫn tại Khoản 7, Điều 3 của Thông tư số 119/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Sau khi xác định chính xác thời điểm lập hóa đơn theo hợp đồng, kế toán có thể xuất hóa đơn. Các nội dung trên hóa đơn xuất theo hợp đồng cần lưu ý như sau:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, người mua
• Cung cấp đầy đủ, chính xác họ tên người mua. Nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin xuất hóa đơn thì ghi chú lại chi tiết.
• Tên đơn vị: Nếu trường hợp tên quá dài thì có thể căn cứ vào một số quy định viết tắt, ví dụ như TNHH, CP, VN,…
• Mã số thuế: Viết chính xác mã số thuế công ty.
• Địa chỉ: Ghi theo giấy phép đăng ký kinh doanh.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Tiền tệ ghi trên hóa đơn:

• Không làm tròn số lẻ đối với hóa đơn theo hợp đồng.
• Nếu người mua thanh toán bằng ngoại tệ thì phải ghi tổng số tiền thanh toán bằng nguyên tệ kèm theo tiếng Việt ở phần số tiền bằng chữ.

Phần chữ ký:

• Chữ ký người bán: Thường là thủ trưởng đơn vị ký, hoặc người được ủy quyền (có giấy ủy quyền) của thủ trưởng đơn vị, kèm theo đóng dấu của tổ chức kinh doanh vào phía trên bên trái của hóa đơn.
• Chữ ký người mua: Không bắt buộc phải có chữ ký người mua. Người lập là người bán ghi phương thức mua hóa trong hóa đơn theo hợp đồng.

Tham khảo: Mua hàng không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý không?

Tại Điều 68 của Thông tư số 38/2015/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ sẽ bao gồm các hoạt động sau:

• Sản phẩm gia công; máy móc, thiết bị thuê hoặc mượn; nguyên liệu, vật tư dư thừa; phế liệu, phế phẩm thuộc hợp đồng gia công theo quy định tại Điều 32, Nghị định 187/2013/NĐ-CP.
• Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp nội địa với doanh nghiệp chế xuất và doanh nghiệp trong khu phi thuế quan;
• Hàng hóa mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam với tổ chức, cá nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam và được thương nhân nước ngoài chỉ định giao và nhận hàng hóa với doanh nghiệp khác tại Việt Nam.

Theo đó, các hoạt động xuất khẩu trong trường hợp này sẽ sử dụng hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thay cho hóa đơn thương mại, đồng thời phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành về việc sử dụng hóa đơn.

Kết luận

Ngoài ra, quý độc giả có nhu cầu được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/