Tem điện tử là gì? Cập nhật quy định mới nhất 2025

Tem điện tử là một giải pháp công nghệ mới được triển khai tại Việt Nam nhằm tăng cường quản lý thuế, đảm bảo tính minh bạch và chống gian lận trong các giao dịch liên quan đến hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. Với sự phát triển của hóa đơn điện tử (HĐĐT) và các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 1/6/2025), tem điện tử đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý các sản phẩm như rượu, thuốc lá, xăng dầu, và một số mặt hàng khác. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết về tem điện tử, từ khái niệm, vai trò, quy định, đến cách thức triển khai và ứng dụng thực tiễn.

1. Khái niệm tem điện tử

Tem điện tử là một dạng mã định danh điện tử, thường được thể hiện dưới dạng mã QR hoặc mã vạch, được gắn hoặc liên kết với các sản phẩm chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) để theo dõi và quản lý thông tin về sản phẩm từ khâu sản xuất, nhập khẩu đến tiêu thụ.

Tem điện tử không phải là tem vật lý truyền thống mà là dữ liệu điện tử được tích hợp vào hệ thống quản lý của cơ quan thuế, cho phép truy xuất nguồn gốc, kiểm soát lưu thông, và đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa.

Tem điện tử thường chứa các thông tin như:

• Mã định danh sản phẩm.
• Thông tin nhà sản xuất hoặc nhập khẩu.
• Ngày sản xuất, nhập khẩu, hoặc xuất kho.
• Mã số thuế của doanh nghiệp.
• Các thông tin khác liên quan đến thuế TTĐB.

Tem điện tử được quét và kiểm tra thông qua các thiết bị như máy quét mã QR, kết nối trực tiếp với cơ quan thuế để xác minh tính hợp pháp của sản phẩm.

>> Tham khảo: Bỏ quy định hủy hóa đơn có sai sót theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP.

2. Vai Trò Của Tem Điện Tử

Tem điện tử đóng vai trò quan trọng trong quản lý thuế và thị trường:

• Chống gian lận thuế: Tem điện tử giúp cơ quan thuế theo dõi chặt chẽ các sản phẩm chịu thuế TTĐB, ngăn chặn tình trạng buôn lậu, sản xuất hàng giả, hoặc trốn thuế.
• Tăng tính minh bạch: Thông tin trên tem điện tử được lưu trữ và kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế, giúp dễ dàng kiểm tra nguồn gốc và tình trạng thuế của sản phẩm.
• Hỗ trợ người tiêu dùng: Người mua có thể quét mã QR trên tem điện tử để kiểm tra thông tin sản phẩm, đảm bảo mua hàng chính hãng.
• Thúc đẩy chuyển đổi số: Tem điện tử là một phần của hệ sinh thái HĐĐT, góp phần hiện đại hóa quản lý thuế và giao dịch thương mại.

3. Quy Định Về Tem Điện Tử Theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP

Theo Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, tem điện tử được áp dụng cho các sản phẩm chịu thuế TTĐB, bao gồm rượu, thuốc lá, xăng dầu, và một số mặt hàng khác. Các quy định chính bao gồm:

3.1. Đối Tượng Áp Dụng

• Doanh nghiệp sản xuất: Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa chịu thuế TTĐB trong nước, như nhà máy sản xuất rượu, thuốc lá, hoặc nhà máy lọc dầu, phải gắn tem điện tử cho sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
• Doanh nghiệp nhập khẩu: Các tổ chức, cá nhân nhập khẩu hàng hóa chịu thuế TTĐB phải gắn tem điện tử trước khi tiêu thụ trong nước.
• Đơn vị kinh doanh thương mại: Các nhà phân phối, đại lý bán lẻ phải đảm bảo hàng hóa có tem điện tử hợp lệ khi bán ra.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Mẫu hóa đơn điện tử.

3.2. Yêu Cầu Về Tem Điện Tử

• Quét mã QR trước khi tiêu thụ: Tem điện tử phải được quét bằng thiết bị được cơ quan thuế phê duyệt trước khi hàng hóa được bán trong nước hoặc nhập khẩu. Dữ liệu quét sẽ được chuyển trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế.
• Kết nối với cơ quan thuế: Tem điện tử phải chứa mã định danh duy nhất, liên kết với dữ liệu HĐĐT và hệ thống quản lý thuế TTĐB.
• Tính bảo mật: Dữ liệu tem điện tử phải được mã hóa để ngăn chặn chỉnh sửa hoặc giả mạo.
• Lưu trữ thông tin: Doanh nghiệp phải lưu trữ dữ liệu tem điện tử cùng với HĐĐT trong thời gian tối thiểu 10 năm.

3.3. Quy Trình Triển Khai

• Đăng ký tem điện tử: Doanh nghiệp sản xuất hoặc nhập khẩu phải đăng ký sử dụng tem điện tử với cơ quan thuế qua Cổng thông tin HĐĐT.
• Tạo và gắn tem: Tem điện tử được tạo thông qua phần mềm được Tổng cục Thuế phê duyệt, sau đó gắn vào sản phẩm hoặc bao bì dưới dạng mã QR/mã vạch.
• Quét và chuyển dữ liệu: Trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, doanh nghiệp quét mã QR để gửi thông tin đến cơ quan thuế, bao gồm lô hàng, số lượng, và ngày xuất kho.
• Kiểm tra và giám sát: Cơ quan thuế sử dụng dữ liệu tem điện tử để kiểm tra, đối chiếu, và phát hiện các hành vi vi phạm (như bán hàng không có tem hoặc tem giả).

>> Tham khảo: Các khoản chi phí được trừ & không được trừ từ 1/10/2025.

4. Hướng Dẫn Sử Dụng Tem Điện Tử

4.1. Đăng Ký Và Tạo Tem Điện Tử

• Doanh nghiệp đăng ký sử dụng tem điện tử thông qua Cổng thông tin HĐĐT hoặc nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT (như MISA, VNPT).
• Sử dụng phần mềm được phê duyệt để tạo mã QR/mã vạch, đảm bảo mỗi sản phẩm hoặc lô hàng có mã định danh riêng.
• Tem điện tử phải được gắn trên bao bì sản phẩm hoặc tích hợp vào hệ thống quản lý hàng hóa.

4.2. Quét Và Chuyển Dữ Liệu

• Sử dụng thiết bị quét mã QR (máy quét chuyên dụng hoặc ứng dụng trên điện thoại) để quét tem điện tử trước khi xuất kho hoặc nhập khẩu.
• Dữ liệu quét được chuyển trực tiếp đến hệ thống của Tổng cục Thuế, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, và thời điểm giao dịch.
• Doanh nghiệp phải đảm bảo kết nối internet ổn định để dữ liệu được truyền tải đúng thời gian thực.

4.3. Lưu Trữ Và Quản Lý

• Lưu trữ dữ liệu tem điện tử cùng với HĐĐT trong hệ thống điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
• Sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu, sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

4.4. Kiểm Tra Và Xử Lý Vi Phạm

• Cơ quan thuế có thể kiểm tra tem điện tử bất kỳ lúc nào để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa.
• Nếu phát hiện sản phẩm không có tem điện tử hoặc tem không hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định tại Luật Quản lý thuế.

5. Lợi Ích Của Tem Điện Tử

• Chống Hàng Giả, Hàng Nhái: Tem điện tử giúp người tiêu dùng và cơ quan thuế xác minh nguồn gốc sản phẩm, giảm rủi ro mua phải hàng giả.
• Tăng Hiệu Quả Quản Lý Thuế: Dữ liệu tem điện tử được tích hợp với hệ thống HĐĐT, giúp cơ quan thuế kiểm soát doanh thu và thuế TTĐB chính xác.
• Tiết Kiệm Chi Phí: So với tem vật lý, tem điện tử giảm chi phí in ấn, gắn tem, và quản lý thủ công.
• Hỗ Trợ Người Tiêu Dùng: Người mua có thể quét mã QR để kiểm tra thông tin sản phẩm, tăng niềm tin vào chất lượng hàng hóa.

6. Ứng Dụng Thực Tiễn

Tem điện tử được áp dụng rộng rãi trong các ngành:

• Rượu, bia: Đảm bảo kiểm soát nguồn gốc và thuế TTĐB của các sản phẩm rượu bia nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước.
• Thuốc lá: Ngăn chặn thuốc lá lậu và hàng giả, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng.
• Xăng dầu: Theo dõi lượng xăng dầu nhập khẩu, phân phối, và tiêu thụ, đảm bảo nộp thuế đầy đủ.
• Các sản phẩm khác: Một số mặt hàng chịu thuế TTĐB khác, như nước giải khát có cồn, cũng có thể áp dụng tem điện tử trong tương lai.

Kết Luận

Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/