Hiện nay, đa phần các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp đều hỗ trợ người dùng tính năng tự thiết kế hóa đơn. Các bước để tự thiết kế mẫu hóa đơn về cơ bản đều được tiến hành tương tự nhau.
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
Để có thể tiến hành thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, trước tiên bạn phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
Cụ thể với phần mềm E-invoice của ThaisonSoft, bạn tiến hành đăng nhập bằng cách:
– Nhập mã số thuế doanh của doanh nghiệp;
– Điền tên đăng nhập;
– Nhập mật khẩu;
– Nhấn nút “Đăng nhập”.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn chức năng “Phát hành” hóa đơn
Trên giao diện chính của hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn nhấn chọn chức năng “Phát hành”, chọn tiếp “1. Mẫu hóa đơn” để có thể khởi tạo thêm mẫu hóa đơn mới.
Ngoài ra, Thái Sơn cũng phát triển ứng dụng Einvoice trên thiết bị di động với nhiều tiện ích thiết thực. Khách hàng có thể xem các báo cáo chi tiết về hóa đơn đã phát hành. Đây là mục sẽ phản ánh một cách tổng quát nhất các thông số: Số hóa đơn đã phát hành trong năm, Số hóa đơn còn được sử dụng, Tổng tiền thuế trong năm và Giá trị hóa đơn phát hành trong năm của DN, tính tới thời điểm đang xem.
Không chỉ thể hiện qua con số rõ ràng mà biểu đồ biểu thị cũng rất trực quan, giúp bất kể ai khi nhìn vào đều có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin.
Thông qua biểu đồ đường và các số liệu cụ thể, người dùng có thể dễ dàng nắm được tình hình sử dụng hóa đơn của DN và dễ dàng so sánh sự biến động về số lượng hóa đơn sử dụng giữa các tháng trong năm với nhau.
Tại mục này, người dùng có thể nhấn chọn xem tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp trong 6 tháng đầu năm hay 6 tháng cuối năm tùy muốn. Sau đó, hệ thống sẽ tự cập nhật dữ liệu từ trung bình, cao nhất và thấp rất rồi thực hiện vẽ biểu đồ cho người dùng dễ quan sát nhất.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Tạo thêm mẫu hóa đơn điện tử
Trên giao diện “Danh sách mẫu hóa đơn”, bạn nhấn chọn ô “Thêm mới” ở góc trên, bên phải màn hình, để khởi tạo và thiết kế mẫu hóa đơn điện tử mới cho doanh nghiệp mình. Tiếp đó, bạn cần tiến hành chọn:
– Chọn “Nguồn mẫu hóa đơn” để lấy mẫu hóa đơn từ “Kho mẫu trực tuyến” có sẵn hay “Mẫu thiết kế riêng” để tự tiến kế mẫu hóa đơn. Thực tế, “Mẫu thiết kế riêng” là một trong những tính năng mới, riêng có và nổi bật trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft, giúp hỗ trợ doanh nghiệp tự thiết kế mẫu hóa đơn như chuyên gia, vừa đầy tiện ích lại tối ưu tiết kiệm chi phí.
– Chọn “Loại hóa đơn” mà bạn muốn thay đổi mẫu hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hay phiếu xuất kho.
– Chọn “Ngôn ngữ” là tiếng Việt hay song ngữ mà bạn muốn hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Ngoài ra, bạn có thể tùy chọn cả khổ giấy, loại trang và có hay không có logo doanh nghiệp cho mẫu hóa đơn điện tử mới sắp được tạo.
Sau khi chọn xong các tiêu chí cơ bản muốn có trên hóa mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống sẽ hiển thị đến bạn một số mẫu hóa đơn phù hợp với tiêu chí đã lọc, bạn chỉ việc nhấn chọn một trong những mẫu đó để có thể trực tiếp tự thiết kế, chỉnh sửa, tạo mẫu hóa đơn mà mình muốn.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập từ cổ tức.
Bước 4: Thiết kế mẫu hóa đơn
Tiếp đó, hệ thống sẽ chuyển tới giao diện chỉnh sửa, thiết kế mẫu hóa đơn.
Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh thiết kế tên mẫu hóa đơn, font chữ hóa đơn, các họa tiết viền, hình nền,… hay chèn logo trên hóa đơn theo như ý muốn của mình và doanh nghiệp.
Sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn ưng ý, bạn nhấn “Ghi” để lưu lại.
Khi này, hệ thống sẽ xác nhận lại xem bạn có chắc chắn muốn lưu thiết kế này vào danh sách phát hành mẫu hóa đơn hay không. Nếu đồng ý, bạn chỉ cần nhấn ô “Thực hiện” là xong.
Tới đây, bạn hoàn tất các bước tự thiết kế hóa đơn và tạo được mẫu hóa đơn doanh nghiệp mình mong muốn.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, sau khi đã thiết kế được mẫu hóa đơn có in logo đẹp, ưng ý, doanh nghiệp cần phải nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi tới cơ quan thuế trực thuộc, được cơ quan thuế chấp nhận thì mới có thể sử dụng.
>> Tham khảo: Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn.
Kết luận
Để được tư vấn về hóa đơn điện tử và đăng ký dùng thử phần mềm hóa đơn diện tử E-invoice miễn phí, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi