Thời điểm lập hóa đơn là một yếu tố quan trọng trong việc phát hành hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng, đặc biệt là hóa đơn điện tử (HĐĐT), nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế tại Việt Nam. Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, đã đưa ra các quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn, thay thế và bổ sung cho các quy định trước đây trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Các quy định này không chỉ giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả các giao dịch mà còn hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức, và hộ kinh doanh thực hiện đúng nghĩa vụ thuế.
1. Quy định chung về thời điểm lập hóa đơn
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên bản chất của giao dịch (bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ) và các yêu cầu cụ thể của từng ngành nghề. Quy định này nhằm đảm bảo:
- Minh bạch giao dịch: Hóa đơn được lập đúng thời điểm giúp cơ quan thuế theo dõi chính xác doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ khấu trừ thuế: Người mua có thể sử dụng hóa đơn hợp lệ để khấu trừ thuế đầu vào, đặc biệt trong trường hợp sử dụng phương pháp khấu trừ.
- Ngăn chặn gian lận: Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giảm thiểu nguy cơ gian lận thuế, như cố tình trì hoãn lập hóa đơn hoặc không lập hóa đơn.
Dưới đây là các quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn theo từng loại giao dịch.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Hóa đơn VAT.
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa
Theo Điều 9 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa được quy định như sau:
- Thời điểm giao hàng: Hóa đơn phải được lập ngay khi hàng hóa được giao cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa. Điều này áp dụng cho các giao dịch thông thường như bán lẻ hàng hóa, xuất kho, hoặc vận chuyển hàng hóa.
- Hàng hóa xuất khẩu: Đối với hàng hóa xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn là không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo sau khi hoàn tất thủ tục thông quan hải quan. Điều này đảm bảo rằng hóa đơn phản ánh đúng thời điểm hàng hóa rời khỏi Việt Nam, phù hợp với quy định về thuế suất 0% cho hàng xuất khẩu.
- Hàng hóa bán theo hợp đồng trả góp, trả chậm: Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.
Một doanh nghiệp bán điện thoại di động vào ngày 12/8/2025 và giao hàng cùng ngày. Hóa đơn VAT điện tử phải được lập ngay trong ngày 12/8/2025, ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán.
>> Tham khảo: Bỏ quy định hủy hóa đơn có sai sót theo Nghị Định 70/2025/NĐ-CP.
3. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ
Đối với các giao dịch cung cấp dịch vụ, Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định:
- Hoàn thành cung cấp dịch vụ: Hóa đơn được lập ngay khi dịch vụ hoàn tất, bất kể đã thu tiền hay chưa. Ví dụ, một công ty cung cấp dịch vụ sửa chữa hoàn thành công việc vào ngày 12/8/2025 thì phải lập hóa đơn cùng ngày.
- Thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Nếu nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, hóa đơn phải được lập tại thời điểm nhận tiền. Điều này áp dụng cho các dịch vụ như thuê văn phòng, tư vấn, hoặc dịch vụ trả trước.
- Thỏa thuận giữa các bên: Trong một số trường hợp, thời điểm lập hóa đơn có thể được thỏa thuận giữa người bán và người mua, nhưng không được muộn hơn ngày 7 của tháng tiếp theo sau khi hoàn thành dịch vụ.
Một công ty tổ chức sự kiện nhận tiền đặt cọc vào ngày 5/8/2025 và hoàn thành sự kiện vào ngày 15/8/2025. Hóa đơn phải được lập vào ngày 5/8/2025 cho khoản tiền đặt cọc và vào ngày 15/8/2025 cho phần còn lại.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Thời điểm lập hóa đơn đối với các ngành đặc thù
Nghị định 70/2025/NĐ-CP đưa ra các quy định riêng cho một số ngành nghề đặc thù, nhằm đảm bảo tính minh bạch và khả năng giám sát:
- Kinh doanh xăng dầu: Từ ngày 1/3/2025, 100% cửa hàng xăng dầu phải lập hóa đơn điện tử ngay sau mỗi giao dịch bán lẻ, đồng thời truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong thời gian thực. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi gian lận như không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sai giá trị.
- Vận tải taxi: Từ ngày 1/6/2025, các doanh nghiệp vận tải taxi phải lập hóa đơn điện tử ngay sau mỗi chuyến đi. Nếu không thể lập ngay, hóa đơn phải được phát hành không muộn hơn 1 ngày sau khi xác định doanh thu.
- Sòng bạc, trò chơi có thưởng: Hóa đơn phải được lập ngay sau khi xác định doanh thu, thường là cuối ca hoặc cuối ngày làm việc, nhưng không muộn hơn 24 giờ sau.
- Bán hàng qua thương mại điện tử: Đối với các giao dịch trên nền tảng số, hóa đơn được lập tại thời điểm xác nhận đơn hàng hoặc khi hoàn thành giao hàng, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh bán hàng qua Facebook cần kê khai, nộp thuế như thế nào?
5. Quy định về xử lý hóa đơn sai thời điểm
Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng quy định cách xử lý nếu doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm:
- Phạt hành chính: Vi phạm về thời điểm lập hóa đơn có thể bị phạt từ 4-8 triệu đồng, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Điều chỉnh hóa đơn: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kèm theo bảng kê sai sót (Mẫu 01/BK-DCTT), để sửa lỗi về thời điểm lập hóa đơn.
- Báo cáo cơ quan thuế: Các trường hợp sai sót phải được báo cáo trong thời hạn 7 ngày kể từ khi phát hiện, để tránh bị xử phạt nặng hơn.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi