Tiêu hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định

Thời đại công nghệ 4.0 thúc đẩy mạnh mẽ việc áp dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp trong đó hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống. Vậy khi nào hóa đơn điện tử không còn giá trị hay nói cách khác là trường hợp nào thì được phép tiêu hủy hóa đơn

Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.

Tiêu hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp dưới đây theo đúng quy định

Một là, Hóa đơn điện tử đã hết  thời gian lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn khác chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị dịnh 51/2019/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Để hủy bỏ các hóa đơn điện tử, trước khi thực hiện xóa thì các doanh nghiệp cần rà soát lại tất cả hóa đơn, chú ý đến thông tin trên hóa đơn để có thể sàng lọc đúng hóa đơn cần hủy, tránh hủy nhầm hoặc bỏ sót lại sẽ mất thời gian kiểm tra lại lần nữa.

Đồng thời, với những hóa đơn điện tử đã được định hủy bỏ thì doanh nghiệp hoặc khách hàng cũng không được phép cung cấp bất cứ thông tin gì liên quan đến hóa đơn cho bên thứ 3 nhằm tránh gặp những rắc rối sau này.

DN được hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định 

Hai là, Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan gửi lại hóa đơn điện tử.

Ba là, Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. Thời gian báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn.  Người bán và người mua phải chiu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn này.

Khi có sai sót trong hóa đơn điện tử thì hủy như thế nào?

Để hủy hóa đơn điện tử do sai sót trong hóa đơn

Bên bán đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho bên mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc gửi hóa đơn rồi nhưng cả 2 bên chưa kê khai thuế mà phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử muốn hủy hóa đơn, công ty phải thực hiện theo các bước sau:

• Làm bản đề nghị hủy hóa đơn và thay thế hóa đơn điện tử khác có xác nhận đồng ý của cả bên bán và bên mua. Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do 2 bên thỏa thuận.
• Hóa đơn điện tử đã hủy trong trường hợp này phải được lưu trữ để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Sau khi hủy xong hóa đơn, bên bán phải thực hiện lập hóa đơn điện tử mới cho khách hàng theo quy định của pháp luật để gửi cho bên mua. Khi lập hóa đơn điện tử mới, cần phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

Kết luận

Với mỗi hóa đơn điện tử đều có những thời hạn lưu trữ nhất định theo quy định của nhà nước và sẽ được tiêu hủy theo đúng quy định trong từng trường hợp để tránh gặp những rủi ro về thuế hay pháp lý khác. Làm đúng những quy định trên, việc quản lý hóa đơn của doanh nghiệp sẽ trở nên khoa học, thuận tiện, nhanh gọn và thúc đẩy hiệu quả công việc.