Những cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Tin tức

Trong quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử bân cạnh khâu lập hóa đơn điện tử thì nghiệp vụ lưu trữ hóa đơn điện tử cũng rất quan trọng bởi đây là loại chứng từ cần khai báo cho cơ quan thuế. Trong bài viết này hóa đơn điện tử xác thực sẽ cùng bạn đọc tổng hợp và tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến nhất mà các Doanh nghiệp đang sử dụng hiện nay. Và đâu là cách lưu trữ tối ưu giúp các Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.

1. Khái niệm “lưu trữ hóa đơn điện tử”

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, dịch vụ, các loại hóa đơn xuất nhập khẩu… được tạo lập hợp lệ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Sau đó được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD, Ổ cứng di động…

Tuy nhiên hiện nay nhiều Doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hình thức lưu trữ trực tuyến bởi yếu tố an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử được đảm bảo tốt hơn và có thể dễ dàng sử dụng ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet.

Trên một hóa đơn điện tử được tạo lập và xuất thành công luôn bao gồm ít nhất 2 file đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn thường là file có đuôi XML

Vai trò của từng file:

  • Bản thể hiện của hóa đơn file PDF

Thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT, hình thức giống như một bản hóa đơn thông thường. Tuy nhiên đây là bản sao (bản thể hiện) của hóa đơn gốc vậy nên hóa đơn này thường được xuất với đuôi PDF và không có giá trị pháp lý

  • File dữ liệu hóa đơn file XML

Là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử có bắt buộc thực hiện?

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

Như vậy việc lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ là bắt buộc đối với các doanh nghiệp.

Những khó khăn trong quá trình lưu trữ hóa đơn

Hoá đơn giấy là hóa đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất thông tin dữ liệu hóa đơn do cháy, ô xy hóa, côn trùng phá hoại do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy và được lưu trữ trong điều kiện không đảm bảo. Bên cạnh đó cho phí lưu kho cho hóa đơn giấy cũng tốn kém và việc tìm kiếm thông tin dữ liệu sẽ mất nhiều thời gian hơn.

Đối với hoá đơn điện tử việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị di động cũng có thể bị mất do rơi vỡ, hỏng thiết bị lưu trữ

Các dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của DN vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. DN sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

3. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữ hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

1/ Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên (cách lưu trữ hóa đơn điện tử)

2/ Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông tin dữ liệu và đảm bảo thoả mãn các điều kiện sau:

  • Nội dung hđđt có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
  • Nội dung được lưu trữ theo chuẩn định dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc đảm bảo trong khuôn dạng cho phép nhằm thể hiện chính xác nội dung của hoá đơn điện tử.
  • Được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

Hình thức lưu trữ phổ biến nhất hiện nay đối với hóa đơn điện tử là sao lưu ữu liệu trên bộ nhớ điện toán đám mây Blockchain giúp đồng bộ thông tin dễ dàng truy xuất dữ liệu hóa đơn. Đây là phương thức lưu trữ mới giúp hạn chế tối đa những nhược điểm của các phương thức lưu trữ truyền thống đảm bảo hoạt động kết nối giữa doanh nghiệp – nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn, lưu trữ và cơ quan thuế được thông suốt.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về công nghệ blockchain được ứng dụng như thế nào trên hóa đơn điện tử Tại đây

Kết luận

Như vậy trong bài viết này chúng ta đã cùng nhau điểm qua về khái niệm những phương thức lưu trữ hóa đơn và những khó khăn thách thức mà các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải. Bên cạnh đó là cách lưu trữ hóa đơn điện tử tân tiến nhất hiện nay. Hi vọng rằng bài viết trên đây sẽ mang lại cho bạn đọc những kiến thức hữu ích nhất.

Có thể bạn quan tâm:

Hóa đơn điện tử E-invoice

E-invoice là phần mềm hóa đơn điện tử của công ty Thái Sơn, Phần mềm cung cấp giải pháp hóa đơn tối ưu cho khối doanh nghiệp

https://einvoice.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *