Có mấy loại biên lai đang được sử dụng?

Biên lai gồm mấy loại và được sử dụng như thế nào? Bài viết tổng hợp những quy định mới nhất về biên lai mà kế toán không thể bỏ qua.

>> Tham khảo: Vai trò của kiểm toán báo cáo tài chính.

1. Khái niệm và phân loại biên lai

Biên lai là một chứng từ xác nhận rằng một người đã nhận tiền hoặc tài sản được thanh toán sau khi bán hoặc chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ khác. Tất cả các biên lai phải có ngày mua hàng trên đó.

Biên lai được chi thành 02 loại:

– Biên lai in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà mỗi tờ biên lai sẽ được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (bao gồm cả các hình thức tem, vé)

– Biên lai không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và chỉ áp dụng cho các trường hợp:

• Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm(%).
• Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí.
• Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Quy định về ủy nhiệm lập biên lai

Việc ủy nhiệm lập biên lai thu thuế, phí, lệ phí thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

– Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận ủy nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm);

– Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu cùng sử dụng hình thức biên lai đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức thu phí, lệ phí phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng biên lai cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số biên lai được phân chia;

– Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các biên lai ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng biên lai với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo hướng dẫn tại Nghị định này (bao gồm cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm sử dụng). Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế;

>> Tham khảo: Hướng dẫn xuất hóa đơn GTGT cho cá nhân.

– Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.

– Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản, đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai;

– Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số… đến số…); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in); phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm;

– Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; đồng thời phải được niêm yết tại nơi tổ chức thu tiền phí lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm;

>> Tham khảo: Mẫu hóa đơn 01GTKT0/001; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

3. Lợi ích của biên lai điện tử

Hiện nay, việc sử dụng biên lai giấy truyền thống thường sẽ gây ra nhiều sự tốn kém về cả thời gian lẫn chi phí trong việc lưu trữ, in ấn, lãng phí tài nguyên tổ chức.

Không chỉ vậy, các thao tác truy xuất, tìm kiếm biên lai giấy cũng sẽ gây mất thời gian, khó khăn cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai nộp thuế, bảo vệ môi trường,…

Do đó, so với biên lai giấy, sử dụng biên lai điện tử mang tớ cho người dùng nhiều lợi ích vượt trội hơn nhiều.

• Tiết kiệm đến 50% -80% thời gian lập, xuất, quản lý biên lai và chi phí dành cho hoạt động này.
• Khả năng lưu trữ lớn, không bị mất mát, dễ dàng sao lưu, tìm kiếm thông tin biên lai.
• Nghiệp vụ quản lý, phát hành biên lai trở nên nhanh chóng, linh động.
• Dễ dàng chuyển đổi biên lai điện tử sang biên lai giấy hợp pháp khi doanh nghiệp muốn.

Biên lai điện tử muốn đảm bảo có giá trị pháp lý thì cũng cần phải tuân theo những quy định, yêu cầu nội dung bắt buộc của pháp luật. Cụ thể, tại Điều 3, Thông tư 303/2016/TT-BTC, ban hành ngày 15/11/2016, Bộ Tài chính đã quy định rất chi tiết các nội dung bắt buộc trên biên lai bao gồm:

• Tên loại biên lai.
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.

Theo đó, ký hiệu mẫu biên lai được hiểu là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (thường thì một loại biên lai có thể có nhiều mẫu biên lai).

>> Tham khảo: Thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp và thuế tự vệ trong luật thuế xuất nhập khẩu.

Ký hiệu biên lai lại khác, đây là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối là biểu hiện ký hiệu của năm lập biên lai. Ví dụ biên lai được lập năm 2019 thì 02 số cuối sẽ là 19.

• Số thứ tự của biên lai.

Đây là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự sẽ được bắt đầu từ số 0000001.

• Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.
• Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.
• Ngày, tháng và năm lập biên lai.
• Họ tên và chữ ký của người thu tiền.
• Biên lai được thể hiện là tiếng Việt.

Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc phải đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt, có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

>> Có thể bạn quan tâm: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp loại phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam.

Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/