Hóa đơn đầu vào là một khái niệm quan trọng trong hệ thống thuế giá trị gia tăng (GTGT) tại Việt Nam, đóng vai trò thiết yếu trong việc khấu trừ thuế và quản lý tài chính của doanh nghiệp. Với sự áp dụng bắt buộc của hóa đơn điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), hóa đơn đầu vào đã trở thành công cụ không thể thiếu trong việc đảm bảo minh bạch và tuân thủ quy định thuế.
1. Khái niệm hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng được doanh nghiệp nhận từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT.
Theo Điều 12, Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12, hóa đơn đầu vào là căn cứ để doanh nghiệp khấu trừ thuế GTGT đã nộp khi mua hàng, từ đó giảm số thuế GTGT phải nộp cho nhà nước.
Trong bối cảnh hóa đơn điện tử được áp dụng rộng rãi, hóa đơn đầu vào chủ yếu là hóa đơn điện tử, được lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã của Cục Thuế (trước đây là Tổng cục Thuế, đổi tên từ 01/03/2025 theo Quyết định 381/QĐ-BTC).
Vai trò của hóa đơn đầu vào:
- Khấu trừ thuế GTGT: Giảm số thuế phải nộp bằng cách trừ thuế GTGT đầu vào từ thuế GTGT đầu ra.
- Chứng minh chi phí hợp lệ: Hóa đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán chi phí hợp pháp, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Minh bạch giao dịch: Đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quản lý thuế, đặc biệt khi kết hợp với hóa đơn điện tử.
2. Quy định pháp lý về hóa đơn đầu vào
Hóa đơn đầu vào chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật sau:
- Luật Thuế GTGT 2008: Quy định về khấu trừ và hoàn thuế GTGT dựa trên hóa đơn đầu vào.
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Quy định về lập, quản lý, và sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm hóa đơn đầu vào.
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Yêu cầu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/06/2025 cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về nội dung, định dạng, và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Nghị định 180/2024/NĐ-CP: Giảm 2% thuế GTGT từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, ảnh hưởng đến hóa đơn đầu vào.
Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào phải bao gồm:
- Ký hiệu và số hóa đơn: Ví dụ, “1C25TAA” (năm 2025, hóa đơn GTGT, có mã của cơ quan thuế).
- Thông tin người bán: Tên, mã số thuế, địa chỉ (cập nhật theo địa bàn hành chính mới từ 01/07/2025, theo Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
- Thông tin người mua: Tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp nhận hóa đơn.
- Chi tiết giao dịch: Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số: Đảm bảo tính pháp lý và bảo mật của hóa đơn điện tử.
3. Điều kiện để hóa đơn đầu vào được khấu trừ thuế GTGT
Theo Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC và Nghị định 180/2024/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào phải đáp ứng các điều kiện sau để được khấu trừ thuế GTGT:
- Hợp pháp và hợp lệ: Hóa đơn phải có đầy đủ nội dung theo quy định, có chữ ký số, và được truyền đến Cục Thuế.
- Liên quan đến hoạt động kinh doanh: Hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, thanh toán phải qua ngân hàng hoặc phương thức điện tử (như ví điện tử, thẻ tín dụng) để được khấu trừ.
- Đúng thời hạn kê khai: Hóa đơn đầu vào phải được kê khai trong kỳ thuế tương ứng, trước khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Thuế suất chính xác: Đặc biệt trong thời gian giảm 2% thuế GTGT (01/01–30/06/2025), hóa đơn phải ghi đúng thuế suất (ví dụ, 8% thay vì 10%).
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
4. Quy trình quản lý hóa đơn đầu vào
Bước 1: Nhận hóa đơn đầu vào
- Doanh nghiệp nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp qua email, SMS, hoặc hệ thống hóa đơn điện tử (như Thái Sơn E-invoice, EasyInvoice).
- Kiểm tra tính hợp lệ: Xác minh thông tin người bán, ký hiệu hóa đơn (ví dụ, “1C25TAA”), và chữ ký số.
Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu
- Đối chiếu hóa đơn với hợp đồng, phiếu nhập kho, hoặc chứng từ giao dịch để đảm bảo thông tin chính xác.
- Kiểm tra thuế suất GTGT, đặc biệt trong thời gian giảm thuế 2% (01/01–30/06/2025).
- Nếu phát hiện sai sót (sai mã số thuế, giá trị, hoặc thuế suất), liên hệ nhà cung cấp để lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh.
Bước 3: Hạch toán và khấu trừ
- Ghi nhận hóa đơn đầu vào vào phần mềm kế toán (MISA, Fast) hoặc hệ thống hóa đơn điện tử.
- Tính thuế GTGT đầu vào để khấu trừ trong tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý.
- Lưu ý: Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 4: Lưu trữ hóa đơn
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào tối thiểu 10 năm theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử (như VNPT Invoice, Thái Sơn E-invoice) để đảm bảo an toàn và dễ truy xuất.
5. Xử lý hóa đơn đầu vào có sai sót
Nếu hóa đơn đầu vào có sai sót, doanh nghiệp cần:
- Lập biên bản điều chỉnh: Thỏa thuận với nhà cung cấp, ký biên bản ghi rõ sai sót và thông tin đúng.
- Nhận hóa đơn điều chỉnh: Nhà cung cấp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, tham chiếu đến hóa đơn gốc, và truyền dữ liệu đến Cục Thuế.
- Cập nhật kê khai: Điều chỉnh tờ khai thuế GTGT nếu sai sót ảnh hưởng đến số thuế khấu trừ.
- Thời hạn xử lý: Xử lý sai sót trước khi cơ quan thuế kiểm tra để tránh phạt từ 3–8 triệu đồng (Điều 16, Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.
6. Cập nhật mới về hóa đơn đầu vào năm 2025
- Giảm thuế GTGT 2%: Theo Nghị định 180/2024/NĐ-CP, từ 01/01/2025 đến 30/06/2025, hóa đơn đầu vào phải ghi đúng thuế suất giảm (8% hoặc 3%) để được khấu trừ hợp lệ.
- Cập nhật địa chỉ: Từ 01/07/2025, địa chỉ trên hóa đơn đầu vào phải theo địa bàn hành chính mới sau sáp nhập tỉnh thành (Thông báo 1674/TB-CCTKV.VIII-VPH).
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Từ 01/06/2025, hóa đơn đầu vào từ các nhà cung cấp bán lẻ (doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm) phải được khởi tạo từ máy tính tiền, truyền dữ liệu tức thời đến Cục Thuế.
- Thương mại điện tử: Từ 01/04/2025, hóa đơn đầu vào từ sàn TMĐT phải đảm bảo tính hợp lệ để khấu trừ, vì sàn TMĐT phải nộp thuế thay cho hộ kinh doanh.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi