Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ kế toán, thuế quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Việc nắm rõ nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh sai sót, đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ quy định pháp luật. Các quy định chính hiện nay dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), Thông tư 32/2025/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2025.
1. Cơ sở pháp lý và nguyên tắc chung
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ các tiêu thức bắt buộc để phản ánh đúng bản chất giao dịch kinh tế. Nội dung phải chính xác, đầy đủ, rõ ràng và được lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo định dạng XML chuẩn của Tổng cục Thuế.
Nguyên tắc quan trọng:
- Hóa đơn phải được lập khi chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ (trừ một số trường hợp đặc thù).
- Nội dung phải khớp với thực tế giao dịch.
- Phải có chữ ký số của người bán (một số trường hợp miễn chữ ký người mua).
- Dữ liệu phải được truyền cho cơ quan thuế kịp thời (chậm nhất ngày làm việc tiếp theo).
Từ năm 2026, ký hiệu hóa đơn phản ánh năm lập (ví dụ: “26” cho năm 2026), số hóa đơn đánh lại từ 01 đầu năm (tối đa 8 chữ số).
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập hóa đơn với dịch vụ thương mại điện tử.
2. Danh sách nội dung bắt buộc chi tiết
Dựa trên quy định hiện hành, hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Tên: “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG”, “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG”…
- Ký hiệu mẫu số: Số từ 1-9 theo Thông tư 32/2025/TT-BTC (ví dụ: 1 cho GTGT).
- Ký hiệu hóa đơn: 6 ký tự (C/K + năm + hình thức + số). Ví dụ: 26C… (có mã cơ quan thuế năm 2026).
- Số hóa đơn Số thứ tự theo nguyên tắc liên tục, bắt đầu từ 01 đầu năm hoặc khi bắt đầu sử dụng.
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn Phải ghi đúng thời điểm lập theo quy định.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (MST) của người bán Thông tin đầy đủ, chính xác. Đối với hộ kinh doanh nhiều địa điểm phải ghi mã địa điểm.
- Tên, địa chỉ, MST (hoặc số định danh cá nhân) của người mua Bắt buộc nếu người mua có MST. Một số trường hợp ghi “không có MST” hoặc thông tin thay thế.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá Phải chi tiết, rõ ràng. Trường hợp nhiều mặt hàng có thể kèm bảng kê.
- Thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế, tổng tiền thanh toán Phân loại theo từng mức thuế suất (0%, 5%, 8%, 10%…). Tổng cộng phải khớp.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) Mã QR hoặc chuỗi mã xác thực do hệ thống thuế cấp.
- Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán Bắt buộc trong hầu hết trường hợp.
- Các thông tin bổ sung bắt buộc theo loại
- Biển số xe (vận tải).
- Thông tin người gửi/nhận (thương mại điện tử).
- “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền”…
- Ghi chú đặc thù như xuất khẩu, hoàn thuế.
3. Các chỉ tiêu không bắt buộc nhưng khuyến khích
- Chữ ký số của người mua (trừ trường hợp bắt buộc).
- Thông tin tài khoản ngân hàng.
- Mã hàng hóa theo quy chuẩn quốc gia (nếu có).
- QR code riêng của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi ghi phải đảm bảo tính chính xác và không làm sai lệch nội dung bắt buộc.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.
4. Lưu ý quan trọng khi lập hóa đơn
- Trường hợp sai sót: Không hủy mà lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Thông báo sai sót với cơ quan thuế.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: Một số nội dung được đơn giản hóa nhưng vẫn phải truyền dữ liệu realtime.
- Hộ kinh doanh: Từ 2026, ngưỡng bắt buộc áp dụng theo doanh thu (trên 1 tỷ đồng/năm theo Nghị định liên quan).
- Lưu trữ: Ít nhất 10 năm, dễ dàng tra cứu, in chuyển đổi khi cần.
- Xử phạt: Vi phạm nội dung hóa đơn có thể bị phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gian lận.
Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế phê duyệt, đảm bảo kết nối truyền dữ liệu tự động. Các nhà cung cấp uy tín như VNPT, BKAV, MISA… hỗ trợ tuân thủ đầy đủ định dạng.
>> Tham khảo: Hộ kinh doanh doanh thu dưới 500 triệu/năm: Hướng dẫn mới về chính sách thuế và quản lý.
Việc ghi đúng, đủ nội dung không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng hệ thống thuế số minh bạch, hỗ trợ doanh nghiệp kê khai, khấu trừ thuế nhanh chóng. Người mua cũng dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ qua ứng dụng eTax hoặc quét mã QR.
Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, tăng tốc độ giao dịch và hạn chế gian lận. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật quy định mới từ website gdt.gov.vn hoặc Chi cục Thuế địa phương.
Kết luận
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử là nền tảng để chứng từ có giá trị pháp lý. Mọi doanh nghiệp, kế toán cần nắm vững và áp dụng nghiêm ngặt theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi), Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi