Hóa Đơn Điện Tử Là Gì? Quy Định, Cách Sử Dụng Và Lợi Ích Mới Nhất 2026

Hóa đơn điện tử là gì? Cập nhật quy định mới nhất 2026, cách đăng ký, sử dụng, xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về:

• Nội dung hóa đơn
• Chữ ký số
• Định dạng dữ liệu
• Lưu trữ và tra cứu

Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý thuế và tối ưu vận hành.

>> Tham khảo: 02 cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử.

2. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

2.1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Đối tượng áp dụng:

• Hộ kinh doanh.
• Doanh nghiệp nhỏ.
• Doanh nghiệp có rủi ro về thuế.

Ưu điểm:

• Tăng tính minh bạch.
• Dễ quản lý.
• Hạn chế hóa đơn giả.

>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.

2.2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Loại hóa đơn này do doanh nghiệp tự lập và gửi cho khách hàng mà không cần xin mã từng lần.

Thường áp dụng với:

• Doanh nghiệp lớn.
• Công ty có hệ thống CNTT ổn định.
• Đơn vị tuân thủ tốt pháp luật thuế.

2.3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đây là xu hướng phổ biến trong ngành bán lẻ, F&B, siêu thị, cửa hàng tiện lợi.

Hóa đơn được xuất trực tiếp từ:

• Máy POS.
• Máy tính tiền.
• Phần mềm bán hàng.

Giúp:

• Xuất hóa đơn nhanh.
• Đồng bộ dữ liệu thuế.
• Giảm thao tác thủ công.

>> Tham khảo: Nghị định 144/2026/NĐ-CP chính thức sửa đổi quy định về thuế GTGT từ ngày 20/6/2026.

3. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử?

3.1. Tiết kiệm chi phí

So với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp giảm:

• Chi phí in ấn
• Chi phí vận chuyển
• Chi phí lưu kho
• Nhân sự quản lý hóa đơn

Theo nhiều doanh nghiệp, chi phí có thể giảm tới 70%.

3.2. Xuất hóa đơn nhanh chóng

Chỉ mất vài giây để:

• Tạo hóa đơn
• Ký số
• Gửi khách hàng qua email hoặc SMS

Điều này giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

3.3. Dễ dàng tra cứu và lưu trữ

Hóa đơn điện tử được lưu trên hệ thống cloud hoặc server.

Người dùng có thể:

• Tra cứu nhanh.
• Tìm kiếm theo mã số thuế.
• Xuất dữ liệu báo cáo.
• Lưu trữ nhiều năm.

3.4. Hạn chế sai sót và thất lạc

Hóa đơn giấy dễ:

• Mất.
• Rách.
• Cháy hỏng.
• Viết sai thông tin.

Trong khi đó, hóa đơn điện tử được kiểm tra tự động trước khi phát hành.

>> Tham khảo: Thời điểm xuất hóa đơn điện tử.

4. Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bao gồm:

• Mã số thuế.
• Chữ ký số.
• Thông tin doanh nghiệp.

Bước 2: Đăng ký với cơ quan thuế

Doanh nghiệp nộp đăng ký điện tử thông qua:

• Cổng Thuế điện tử
• Phần mềm hóa đơn điện tử

Bước 3: Nhận thông báo chấp thuận

Sau khi được cơ quan thuế phê duyệt, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn.

5. Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Bước 1: Nhập thông tin khách hàng

Bao gồm:

• Tên công ty.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ.
• Email nhận hóa đơn.

Bước 2: Tạo hóa đơn

Hệ thống sẽ:

• Tự động tính thuế.
• Kiểm tra dữ liệu.
• Sinh mẫu hóa đơn.

Bước 3: Ký số và phát hành

Sau khi ký điện tử:

• Hóa đơn được gửi lên cơ quan thuế.
• Gửi cho khách hàng.

6. Những lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

6.1. Sai mã số thuế

Đây là lỗi phổ biến nhất và có thể khiến hóa đơn không hợp lệ.

Giải pháp:

• Kiểm tra MST trước khi phát hành.
• Tra cứu thông tin doanh nghiệp tự động.

6.2. Sai thuế suất

Doanh nghiệp cần cập nhật đúng:

• Mức VAT.
• Chính sách thuế hiện hành.

6.3. Xuất sai thời điểm

Xuất hóa đơn chậm có thể bị xử phạt hành chính theo quy định.

>> Tham khảo: Biên bản điều chỉnh hóa đơn.

7. Mức phạt liên quan đến hóa đơn điện tử

Lưu ý: Mức phạt có thể thay đổi theo quy định mới của cơ quan thuế.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/