02 cách xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, việc phát sinh sai sót là điều khó tránh khỏi, đặc biệt khi doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn hoặc quy trình chưa được tự động hóa hoàn toàn. Tuy nhiên, không giống như hóa đơn giấy trước đây, hóa đơn điện tử không được phép xóa hoặc sửa trực tiếp sau khi đã phát hành. Thay vào đó, doanh nghiệp phải xử lý theo các phương thức được pháp luật quy định. Việc xử lý sai sót đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch, nhất quán trong dữ liệu kế toán và thuế.

>> Tham khảo: Chế độ kế toán áp dụng với hộ kinh doanh thế nào?

1. Nguyên tắc chung khi xử lý hóa đơn sai sót

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Không được xóa hóa đơn đã phát hành
• Mọi điều chỉnh phải được thực hiện thông qua:
  • Hóa đơn điều chỉnh, hoặc
  • Hóa đơn thay thế
• Phải có sự thống nhất giữa người bán và người mua (trong nhiều trường hợp)
• Việc xử lý cần được thực hiện kịp thời, minh bạch và có lưu vết

Hiểu đúng nguyên tắc sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp.

>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử; Báo giá hóa đơn điện tử.

2. Phân loại sai sót hóa đơn

Để xử lý đúng, trước tiên cần xác định loại sai sót. Có thể chia thành 3 nhóm chính:

2.1. Sai sót không ảnh hưởng đến giá trị

Ví dụ:

• Sai tên công ty (nhưng đúng mã số thuế)
• Sai địa chỉ
• Sai định dạng nhỏ trong nội dung

2.2. Sai sót ảnh hưởng đến giá trị

Ví dụ:

• Sai số lượng hàng hóa
• Sai đơn giá
• Sai thuế suất
• Sai tiền thuế hoặc tổng tiền

2.3. Sai sót về thông tin định danh

Ví dụ:

• Sai mã số thuế người mua
• Sai tên đơn vị hoàn toàn
• Sai đối tượng giao dịch

Mỗi loại sai sót sẽ có cách xử lý khác nhau.

>> Tham khảo: Cách tính thuế đối với tài sản mã hóa theo Thông tư 32/2026/TT-BTC.

3. Các phương pháp xử lý hóa đơn sai sót

Hiện nay có 3 phương pháp chính:

3.1. Lập hóa đơn điều chỉnh

Áp dụng khi:

• Hóa đơn đã gửi cho người mua
• Sai sót liên quan đến giá trị hoặc thông tin cần điều chỉnh

Cách thực hiện:

• Lập hóa đơn mới, ghi rõ:
  • “Điều chỉnh cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”
• Nội dung điều chỉnh:
  • Tăng hoặc giảm giá trị
  • Sửa thông tin sai

Lưu ý quan trọng:

• Không ghi số âm (trừ khi hệ thống cho phép theo chuẩn riêng)
• Ghi rõ phần chênh lệch cần điều chỉnh

Đây là phương án phổ biến nhất trong thực tế.

>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn; Tra cứu hóa đơn điện tử.

3.2. Lập hóa đơn thay thế

Áp dụng khi:

• Sai sót nghiêm trọng
• Cần thay toàn bộ nội dung hóa đơn

Cách thực hiện:

• Lập hóa đơn mới hoàn chỉnh
• Ghi rõ:
  • “Thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…”

Đặc điểm:

• Hóa đơn cũ không còn giá trị sử dụng
• Hóa đơn mới thay thế toàn bộ nội dung

Phù hợp khi sai nhiều thông tin hoặc sai từ đầu.

3.3. Hủy hóa đơn (trong một số trường hợp)

Áp dụng khi:

• Hóa đơn chưa gửi cho người mua
• Hoặc đã lập nhưng chưa kê khai thuế

Cách thực hiện:

• Thực hiện hủy trên hệ thống
• Lập hóa đơn mới đúng

Lưu ý: Không phải lúc nào cũng được phép hủy, cần kiểm tra điều kiện cụ thể.

>> Tham khảo: Hướng dẫn hộ kinh doanh sử dụng chữ ký điện tử.

4. Quy trình xử lý chuẩn trong doanh nghiệp

Để tránh sai sót lặp lại và đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình sau:

Bước 1: Phát hiện sai sót

• Do kế toán, bán hàng hoặc khách hàng phát hiện
• Ghi nhận ngay khi có dấu hiệu sai

Bước 2: Xác định loại sai sót

• Sai nhỏ hay sai nghiêm trọng
• Có ảnh hưởng đến thuế hay không

Bước 3: Thống nhất với người mua

• Đặc biệt quan trọng trong trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế
• Có thể lập biên bản thỏa thuận (nếu cần)

Bước 4: Lập hóa đơn xử lý

• Điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định
• Ghi rõ nội dung liên quan đến hóa đơn cũ

Bước 5: Kê khai thuế

• Điều chỉnh số liệu trong kỳ kê khai
• Đảm bảo khớp giữa hóa đơn và báo cáo thuế

>> Tham khảo: Cách lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ

• Lưu hóa đơn cũ, hóa đơn mới
• Lưu biên bản và tài liệu liên quan

5. Những sai lầm doanh nghiệp thường mắc

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp xử lý sai cách, dẫn đến rủi ro pháp lý:

• Xóa hóa đơn đã phát hành
• Tự ý sửa dữ liệu trên hệ thống
• Không lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế
• Không thông báo cho người mua
• Không kê khai điều chỉnh thuế

Những sai lầm này có thể dẫn đến xử phạt hành chính hoặc bị cơ quan thuế đánh giá rủi ro cao.

>> Tham khảo: Cập nhật mới nhất thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh.

6. Mức xử phạt liên quan

Nếu xử lý hóa đơn sai sót không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị:

• Phạt từ 4 – 8 triệu đồng (lập sai nội dung hóa đơn)
• Phạt từ 10 – 20 triệu đồng (vi phạm nghiêm trọng hơn)
• Bị truy thu thuế nếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế

Do đó, xử lý đúng ngay từ đầu là rất quan trọng.

7. Lời khuyên thực tế

Để hạn chế sai sót và xử lý hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
• Tích hợp với hệ thống bán hàng để giảm nhập liệu thủ công
• Thiết lập quy trình kiểm tra trước khi phát hành
• Đào tạo nhân viên định kỳ
• Kiểm soát nội bộ chặt chẽ giữa các bộ phận

>> Tham khảo: Quy trình xuất hóa đơn VAT cho công ty theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Kết luận

Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel : 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://einvoice.vn/