Tiến hành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những yếu tố nào? Bài viết dưới đây Thái Sơn sẽ giải đáp những vấn đề quan trọng để doanh nghiệp triển khai thành công hóa đơn điện tử trước thời hạn cuối đang đến gần.
1. Thời hạn cuối để doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Ngày 12/09/2018 Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử. Theo đó, doanh nghiệp dù muốn hay không muốn cũng bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Và thời hạn cuối cùng mà doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi chính là ngày 01/11/2020. Như vậy, doanh nghiệp cần sớm chuẩn bị cơ sở hạ tầng cũng như nhân lực, điều kiện để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
2. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
3. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử
Tất cả các loại hình doanh nghiệp không phân biệt vốn trong nước, vốn nước ngoài hay vốn nhà nước bao gồm cả doanh nghiệp thuộc lĩnh vực bảo hiểm, chứng khoán, dầu khí và ngân hàng (Theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018).
4. Phạm vi áp dụng hóa đơn điện tử
Bắt đầu áp dụng từ ngày 01/11/2018 và 24 tháng sau đó sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Bởi vậy, các hóa đơn giấy sẽ không còn giá trị lưu hành từ sau ngày 01/11/2020.
Theo Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế theo quy định tại Nghị định này.
5. Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có nhiều loại, bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và các loại tem, vé, phiếu thu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển,… Tất cả đều được lập và lưu điện tử.
Hóa đơn điện tử được chia làm 2 nhóm sử dụng. Cụ thể:
Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã của Cơ quan Thuế: Bao gồm các doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
Nhóm 2: Sử dụng loại có mã của Cơ quan Thuế: Bao gồm hầu hết các doanh nghiệp không thuộc nhóm 1, kể cả doanh nghiệp thuộc nhóm 1 nhưng có rủi ro cao về Thuế.
Phân loại hóa đơn điện tử
Mã của Cơ quan Thuế là một dãy số và chuỗi ký tự do hệ thống của Cơ quan Thuế cấp phát một cách tự động dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử do bên bán lập Mã này sẽ gắn lên hóa đơn trước khi chuyển đến người mua. (Theo Điều 3 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018).
6. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Theo Mẫu 01 đính kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, việc đăng ký sử dụng thực hiện online bằng cách kê khai thông tin tại website của Tổng cục Thuế.
Mẫu số 01: Tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
Ngay trong ngày làm việc kế tiếp, Cơ quan Thuế sẽ phản hồi cho biết việc đăng ký có được chấp thuận hay không chấp thuận. Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn cụ thể trình tự thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy
Quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Theo Điều 10 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giây chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực trong quá trình giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế theo quy định.
Như vậy Doanh nghiệp trước khi chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đôn điện tử cần hết sức lưu ý đến các vấn đề được liệt kê ở trên đây.
Nếu như bạn đọc cần giúp đỡ hay có những câu hỏi cso liên quan đến vấn đề này hãy để lại ý kiến của mình xuống phía dưới phần bình luận để cùng nhau thảo luận.
Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết này.
Bài viết liên quan
Để lại một phản hồi