Càng sớm chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy, doanh nghiệp càng tiết kiệm chi phí quản lý chứng từ kế toán. Bài viết hướng dẫn các bước để doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu.
1. Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử
Ngày 19/10/2020 vừa qua, Chính Phủ đã cho banh hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Theo đó, nội dung chính của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP xoay quanh những quy định sau:
- Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
- Quy định nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử;
- Quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, Chính Phủ vẫn khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin sớm chuyển đổi sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời hạn quy định.
2. Hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
Hồ sơ đăng ký để gửi tới cơ quan thuế có thẩm quyền, bao gồm:
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 1, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).
- Hóa đơn điện tử mẫu (được lấy từ đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng).
Hiện nay, để có thể nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, các doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:
- Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bản giấy, gửi trực tiếp tới cơ quan thuế trực thuộc.
- Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bản điện tử, gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
>> Tham khảo: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
3. Các bước nộp hồ sơ đến cơ quan thuế
Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục thuế
Bước đầu tiên để đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng, bạn cần truy cập vào trang Thuế điện tử của Tổng Cục thuế theo đường link này: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trên cổng thông tin của Tổng cục thuế
Ở bước này, bạn cần tiến hành đăng nhập hệ thống thuế điện tử để tiến hành kê khai, đăng ký hóa đơn điện tử.
Nếu như doanh nghiệp bạn chưa đăng ký tờ khai thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Đăng ký tờ khai” và tiến hành các bước đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của hệ thống.
Còn trường hợp doanh nghiệp bạn đã làm đăng ký tờ khai rồi thì bạn chọn chức năng “Khai thuế”, chọn “Kê khai trực tuyến” để tiến hành kê khai.
Trên giao diện “Kê khai trực tuyến”, bạn chọn loại tờ khai là “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” ở mục “Tờ khai” và nhấn “Tiếp tục”.
Trên giao diện “Thông báo phát hành hóa đơn”, bạn điền tất cả các mục thông tin được yêu cầu rồi nhấn “Hoàn thành kê khai”.
Sau khi đã hoàn thành kê khai, bạn nhấn “Ký và nộp tờ khai” để hoàn tất bước này.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 3: Tra cứu hồ sơ đăng ký và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Việc đăng ký hóa đơn điện tử sẽ không thể hoàn tất nếu bạn không tra cứu lại hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để chắc chắn là nó đã được gửi đi, đồng thời doanh nghiệp cần phải bổ sung gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử thì hồ sơ đăng ký mới đầy đủ và hợp lệ. Cụ thể:
- Trên giao diện chính của trang, bạn chọn chức năng “Tra cứu”.
- Chọn loại tờ khai “TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn” tại mục “Tờ khai” rồi nhấn ô “Tra cứu”.
Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Khi kết quả tra cứu hiển thị, trên cột “Gửi phụ lục”, bạn nhấp chuột vào biểu tượng tệp của đúng tờ Thông báo phát hành hóa đơn mình mới tiến hành để có thể gửi thêm phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tiếp đó, bạn chọn loại “Phụ lục” cần gửi, rồi nhấn “Chọn tệp tờ khai” để có thể tải lên bản Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (đã lập và lưu file vào thiết bị trước đó).
- tải phụ lục để hoàn thành hướng dẫn cách đăng ký hóa đơn điện tử
- Cuối cùng, bạn nhấn “Nộp tờ khai” để có thể hoàn thành bước 3 cũng như hoàn thành cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Tới đây, quy trình nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử qua mạng lần đầu của doanh nghiệp đã thật sự được coi là hoàn tất. Doanh nghiệp chỉ cần chờ phản hồi chấp thuận của cơ quan thuế khoảng từ 1-2 ngày là đã có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi