Hóa đơn đầu vào hợp lệ được quy định thế nào? Bài viết được tổng hợp bởi đội ngũ phát triển nội dung từ hoadondientuxacthuc.com. Hy vọng rằng bài viết sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Hóa đơn đầu vào hợp lệ cần đáp ứng điều kiện gì
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được coi là có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện sau:
- Đảm bảo tin cậy và toàn vẹn về thông tin trên hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí để đánh giá tính toàn vẹn thông tin trên hóa đơn điện tử là thông tin còn nguyên, chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ, hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin trên hóa đơn điện tử có thể truy cập để sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Tương tự như dữ liệu trên hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo các tiêu chí cơ bản:
- Thông tin hóa đơn gồm: Mẫu số, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
- Thông tin người bán trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua trên hóa đơn: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử.
Mặt khác, hóa đơn điện tử hợp lệ cần đầy đủ các tiêu thức bắt buộc:
- Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn điện tử, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản của người bán và người mua (nếu có).
- Hình thức thanh toán: CK/TM (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
- Thông tin về hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa – dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký của người bán, người mua (nếu có).
- Dấu của bên bán.
Theo Điều 4, Thông tư 68/2019/TT-BTC, thời điểm xuất hóa đơn điện tử như sau:
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Thời điểm xuất hóa đơn với việc bán dầu thô, condensate, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Thời điểm xuất hóa đơn với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Ngoài ra, một số trường hợp đặc biệt khác như đối với hoạt động cung cấp điện, nước, truyền hình, bưu chính viễn thông, xây dựng, lắp đặt,… cũng được quy định chi tiết tại Thông tư này.
>> Tham khảo: Kê khai thuế GTGT với hóa đơn không chịu thuế.
2. Theo dõi hóa đơn đầu vào thế nào?
Trước khi tìm hiểu bảng theo dõi hóa đơn đầu vào mới nhất hiện nay, bạn và doanh nghiệp cần phải hiểu thế nào là hóa đơn đầu vào, đồng thời phân biệt rõ hóa đơn đầu vào với hóa đơn đầu ra.
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn được sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp.
Ngược lại, hóa đơn đầu ra là hóa đơn được bên bán hàng hóa, dịch vụ tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo đúng quy định pháp luật.
2.1. Chụp ảnh hóa đơn điện tử đầu vào và lưu bằng file ảnh
Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều kế toán thường có thói quen lưu ảnh hóa đơn vào folder trên máy tính để tiện cho việc theo dõi. Việc lưu trữ hóa đơn thường theo ngày/tháng/năm – tên nhà cung cấp – Số hóa đơn,…
Ưu điểm:
- Dễ thực hiện, quản lý và lưu trữ hóa đơn.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Hạn chế:
- Phương pháp thủ công, mất nhiều thời gian, không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc.
- Không lọc được các hóa đơn theo từng nhà cung cấp, khó khăn khi tra cứu.
- Việc kiểm tra thông tin trên hóa đơn bằng mắt thường dễ xảy ra sai sót.
2.2. Quản lý hóa đơn đầu vào bằng email riêng
Thay vì sử dụng chung email của công ty để nhận hóa đơn điện tử đầu vào, kế toán có thể tạo lập một email mới chỉ sử dụng để nhận hóa đơn đầu vào nhằm thuận tiện cho việc quản lý hóa đơn điện tử mua hàng hóa, dịch vụ.
Ưu điểm:
- Hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp sẽ được quản lý riêng trên một email, dễ dàng phân loại và không bị sót, hạn chế nhầm lẫn với các email thuộc danh mục công việc khác.
- Kế toán dễ dàng theo dõi và tải về để phục vụ cho các nghiệp vụ kế toán khác.
Hạn chế:
- Tính chuyên nghiệp không cao.
- Tiềm ẩn nguy cơ bị mất dữ liệu trong trường hợp email bị mất, bị khóa.
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách làm quyết toán thuế TNCN trên HTKK theo Mẫu số 05/QTT-TNCN.
2.3. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Khắc phục tất cả các điểm hạn chế của các phương pháp quản lý hóa đơn điện tử đầu vào nêu trên, sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào là hình thức tối ưu nhất hiện nay.
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm bớt tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra dữ liệu hóa đơn.
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm, phục vụ cho quá trình tra cứu dữ liệu.
Được phát triển bởi Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn, phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào GETinvoice giúp kế toán tiết kiệm tối đa thời gian, tối ưu hiệu quả công việc.
Không chỉ hỗ trợ quản lý hóa đơn đầu vào, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích góp phần tối ưu công việc của kế toán, đảm bảo an toàn thông tin, tối đa bảo mật dữ liệu.
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi