Vì sao hộ kinh doanh nên sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống? Bài viết được thực hiện bởi đội ngũ phát triển nội dung từ hoadondientuxacthuc.com.vn.
1. Quy định áp dụng hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh
Theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp đặc biệt được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn, không thể giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có hệ thống phần mềm kế toán, không đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, không có phần mềm hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu điện tử đến người mua và cơ quan thuế.
Những đối tượng này được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của quan thuế. Tuy nhiên thời gian sử dụng tối đa là 12 tháng.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC gồm có:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Lưu ý: Đối với hộ kinh doanh khoán và các trường hợp dùng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần lưu ý như sau:
- Cơ quan Thuế cung cấp thông tin về áp dụng hóa đơn điện tử kèm theo tờ khai thuế của năm 2022 đến từng hộ kinh doanh từ 20/11/2021 – 5/12/2021.
- Hộ khoán có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên sẽ được cơ quan thuế hướng dẫn chuyển đổi sang phương pháp kê khai để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ khoán có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh thì cơ quan thuế sẽ hướng dẫn nộp tờ khai thuế khoán cho năm 2022 theo quy định, thực hiện thủ tục đề nghị cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
>> Tham khảo: Quy định về loại hóa đơn xuất khẩu.
Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh:
- Cá nhân kinh doanh không thường xuyên, nộp thuế theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai ngừng, tạm ngưng hoạt động kinh doanh.
- Hộ kinh doanh cá thể thuộc diện bị cơ quan thuế cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn.
Đối với các trường hợp này, khi phát sinh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần hóa đơn cho người mua thì cần đề nghị hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh tuân thủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2. Lợi ích của hóa đơn xác thực với hộ kinh doanh
Việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực là một trong nhiều giải pháp để đẩy mạnh công cuộc cải cách thủ tục hành chính về thuế, thông qua việc cắt giảm tối đa các thủ tục rườm rà, giảm thiểu thời gian, chi phí làm thủ tục thuế cho doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả vào việc hoàn thành nghĩa vụ thu ngân sách nhà nước của ngành Thuế.
Khảo sát về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp đều đánh giá cao những lợi ích, ưu điểm rõ ràng của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực so với hóa đơn giấy truyền thống.
Bà Hồng Ánh Kim, nhân viên kế toán xuất hóa đơn, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Ngọc Tân Kiên chia sẻ, từ trước đến nay, doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn phải thực hiện nhiều thủ tục để đăng ký, lưu hành và lưu trữ hóa đơn với cơ quan thuế.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian đăng ký phát hành hóa đơn mới và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, giảm thủ tục hành chính, bớt rủi ro, từ đó góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Cùng quan điểm với Hồng Ánh Kim, ông Đình Văn Thiện, Kế toán trưởng Công ty Giấy Xuân Mai cho biết, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, sau khi xuất hóa đơn phải gửi tới khách hàng thông qua đường bưu điện hoặc chuyển phát nhanh…
Việc gửi, nhận theo các hình thức này dễ bị thất lạc và mất hóa đơn, phát sinh thêm nhiều công việc hơn cho bộ phận kế toán và ảnh hưởng tới hoạt động của doanh nghiệp. “Với hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử xác thực, việc gửi, nhận hóa đơn cho khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử.
Đồng thời, doanh nghiệp cũng không phải lưu trữ, bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, hỏng hóa đơn. Từ đó, hạn chế được các thủ tục thông báo tới cơ quan thuế và tránh được các mức phạt phát sinh”, ông Thiện nói.
Đánh giá cao những ưu điểm của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực, ông Lê Thanh Dũng, Phó Giám đốc Công ty phần mềm kế toán VACOM cho rằng, hiện nay các doanh nghiệp đang phải chịu chi phí rất cao cho việc in ấn, phát hành, quản lý, sử dụng, lưu trữ hóa đơn.
Đơn cử, theo tính toán của ông Dũng, tại VACOM, với lượng xuất hóa đơn trung bình khoảng 500 hóa đơn/tháng, tính tổng tất cả các chi phí (bao gồm chi phí in hóa đơn, chi phí chuyển phát nhanh, chi phí cho nhân viên xử lý hóa đơn, chi phí phục vụ việc đóng gói, thùng hồ sơ, thuê chỗ lưu trữ, phong bì…) trung bình mỗi tờ hóa đơn sẽ hết khoảng hơn 15.000 VNĐ.
>> Tham khảo: Tỷ giá tính thuế xuất nhập khẩu là gì?
Theo đó, tổng chi phí hóa đơn mỗi tháng là khoảng hơn 7,6 triệu đồng; tổng chi phí hóa đơn cả năm là hơn 91 triệu đồng. “Việc triển khai hóa đơn điện tử, không những doanh nghiệp nhận được những giá trị hữu hình như tiết kiệm chi phí về tiền bạc, đi lại, thời gian… mà còn có thể nhận được những giá trị vô hình khác, không thể quy đổi thành tiền được, đó là giá trị cơ hội khi doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng dịch vụ hiện đại, tiện ích, nhanh chóng, góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp”, ông Dũng nhấn mạnh.
Nhìn từ góc độ quản lý nhà nước, theo chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong, dữ liệu từ hóa đơn điện tử của doanh nghiệp khi được kết nối với cơ quan thuế sẽ giúp cơ quan thuế xây dựng kho dữ liệu tập trung về hóa đơn, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của nhà nước.
Trên cơ sở đó sẽ giảm thiểu được các rủi ro trong lĩnh vực thuế và góp phần tạo lập môi trường kinh doanh bình đẳng, minh bạch để doanh nghiệp phát triển…
Ông Nguyễn Minh Phong cho rằng, những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực có thể thấy rõ.
Tuy nhiên trên thực tế, số lượng các doanh nghiệp tham gia sử dụng vẫn còn hạn chế, phần lớn các doanh nghiệp tham gia chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, có hạ tầng công nghệ thông tin phát triển, ít rủi ro.
Trong khi đó, bộ phận doanh nghiệp nhỏ và vừa – đối tượng chiếm đa số và có mức độ rủi ro cao hơn thì hầu như vẫn chưa sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo ông Phong, nguyên nhân là do các doanh nghiệp nhỏ và vừa còn hạn chế về nguồn lực tài chính, nên chưa đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
Bên cạnh đó, người dân, doanh nghiệp vẫn còn thói quen khi mua bán hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn giấy và phần lớn chưa hiểu rõ lợi ích của hóa đơn điện tử nên chưa hết e ngại sử dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.
Để nhân rộng việc sử dụng hóa đơn điện tử trong cộng đồng doanh nghiệp cũng như nâng cao hơn nữa hiệu quả của việc triển khai hóa đơn điện tử, theo khuyến nghị của ông Nguyễn Minh Phong, cần bổ sung, hoàn thiện cơ sở pháp lý nhằm thúc đẩy các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, cơ sở hạ tầng thông tin, các điều kiện quản lý, bảo mật an toàn hệ thống thuộc trách nhiệm của các cơ quan liên quan phải đồng bộ, thông suốt, đảm bảo yêu cầu triển khai hóa đơn điện tử và tạo thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp.
Đồng thời, cần có những quy định rõ ràng, cụ thể về trách nhiệm của các doanh nghiệp tham gia cung cấp dịch vụ thuế điện tử trong việc bảo mật thông tin.
>> Tham khảo: Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN trong trường hợp nào?
Ngoài ra, ngành Thuế, các cơ quan chức năng cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền về những lợi ích của hóa đơn điện tử; có đường dây nóng, tổng đài hỗ trợ doanh nghiệp khi gặp vướng mắc để tạo nên sự đồng thuận trong cộng đồng doanh nghiệp, từ đó thay đổi tâm lý e ngại khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Chuyên gia kinh tế Nguyễn Minh Phong nhận định thêm việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử xác thực diện rộng trên phạm vi cả nước đối với toàn bộ doanh nghiệp nếu chỉ cơ quan thuế thực hiện sẽ rất khó đảm bảo về hạ tầng kỹ thuật, nguồn lực…
Do đó, Nhà nước cần có các chính sách khuyến khích các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuế điện tử tham gia để tạo nên việc xã hội hóa mạnh mẽ…
Kết luận
Mọi thắc mắc hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi