Từ ngày 01/7/2026, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi trước đó, đánh dấu bước hoàn thiện quan trọng trong hệ thống hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Một trong những nội dung cốt lõi được quy định rõ tại Điều 6 Nghị định này là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (HĐĐT có mã). Đây là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua, nhằm tăng cường kiểm soát dữ liệu, phòng chống gian lận và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế. Quy định về đối tượng sử dụng HĐĐT có mã phản ánh nguyên tắc chung: hầu hết tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải áp dụng hình thức này khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp được phép sử dụng hóa đơn không có mã hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Dưới đây là phân tích chi tiết về đối tượng, điều kiện và các điểm lưu ý quan trọng.
1. Nguyên tắc chung về đối tượng sử dụng HĐĐT có mã
Theo điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính sử dụnghóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp quy định tại điểm b và điểm c khoản này.
Đây là nhóm đối tượng mặc định, bao gồm phần lớn doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh trên cả nước. Việc bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã giúp cơ quan thuế kiểm soát được dữ liệu hóa đơn ngay từ khâu lập, giảm thiểu rủi ro lập hóa đơn khống, hóa đơn bất hợp pháp hoặc chậm truyền dữ liệu.
Các trường hợp rủi ro cao về thuế được Bộ Tài chính quy định cụ thể (thường dựa trên tiêu chí như địa chỉ đăng ký không rõ ràng, lịch sử vi phạm, giao dịch bất thường…). Những đối tượng này bắt buộc phải dùng HĐĐT có mã dù thuộc ngành nghề được phép dùng hóa đơn không mã.
2. Đối tượng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đặc thù
Nghị định bổ sung quy định riêng đối với hộ kinh doanh (HKD) và cá nhân kinh doanh (CNKD) tại điểm d khoản 1 Điều 6:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Đây là ngưỡng doanh thu quan trọng, tác động lớn đến khối hộ kinh doanh. Trước đây, nhiều HKD nhỏ lẻ vẫn sử dụng hóa đơn giấy hoặc chưa bắt buộc chuyển đổi đầy đủ. Từ 01/7/2026, những hộ có doanh thu vượt 1 tỷ đồng/năm buộc phải chuyển sang HĐĐT có mã (hoặc máy tính tiền kết nối) để đảm bảo kiểm soát doanh thu và thuế.
Ngoài ra, HKD, CNKD không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử vẫn được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền theo quy định.
3. Trường hợp được cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh
Khoản 2 Điều 6 Nghị định quy định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh đối với một số đối tượng đặc thù, bao gồm:
- Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế TNDN và các loại thuế khác.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc tổ chức nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trong một số trường hợp cụ thể (như bán tài sản, thanh lý…).
- Các trường hợp khác theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Hình thức cấp theo từng lần giúp các đối tượng không thường xuyên phát sinh giao dịch vẫn có thể xuất hóa đơn hợp pháp mà không cần đăng ký sử dụng thường xuyên.
4. Ngoại lệ: Các trường hợp không bắt buộc dùng HĐĐT có mã
Để hiểu rõ đối tượng bắt buộc, cần nắm các nhóm được phép sử dụng hình thức khác:
Điểm b khoản 1 Điều 6: Doanh nghiệp kinh doanh trong các lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính – ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch carbon, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không/đường bộ/đường sắt/đường biển/đường thủy… và tổ chức kinh tế đã/sẽ thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn đáp ứng yêu cầu lập – tra cứu – lưu trữ – truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
Tuy nhiên, quy định này không áp dụng đối với trường hợp rủi ro cao về thuế hoặc trường hợp doanh nghiệp chủ động đăng ký sử dụng HĐĐT có mã.
Điểm c khoản 1 Điều 6: Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ trừ ô tô – mô tô – xe máy, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ nghệ thuật – vui chơi – giải trí, chiếu phim…) được sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Lưu ý quan trọng: Nếu đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã theo điểm a, b thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn từ máy tính tiền.
5. Ý nghĩa và tác động của quy định
Việc xác định rõ đối tượng sử dụng HĐĐT có mã mang lại nhiều ý nghĩa:
- Tăng cường kiểm soát thuế: Mã của cơ quan thuế được cấp trước khi gửi hóa đơn giúp dữ liệu được xác thực ngay, giảm gian lận và thất thu.
- Minh bạch hóa giao dịch: Người mua dễ dàng tra cứu tính hợp pháp của hóa đơn qua hệ thống của cơ quan thuế.
- Phân loại rủi ro: Đối tượng rủi ro cao bị siết chặt hơn, trong khi các doanh nghiệp lớn, có hạ tầng tốt được linh hoạt hơn với hóa đơn không mã.
- Tác động đến hộ kinh doanh: Ngưỡng 1 tỷ đồng doanh thu buộc nhiều HKD phải chuyển đổi, góp phần mở rộng cơ sở thuế và thúc đẩy số hóa.
Đối với doanh nghiệp, việc xác định đúng nhóm đối tượng giúp lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp, tránh sai sót khi đăng ký và sử dụng. Trường hợp thuộc diện rủi ro cao hoặc vượt ngưỡng doanh thu mà vẫn dùng sai loại hóa đơn có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.
6. Khuyến nghị thực hiện
Để tuân thủ quy định về đối tượng sử dụng HĐĐT có mã, các tổ chức, hộ kinh doanh cần:
- Rà soát doanh thu năm gần nhất và đặc thù ngành nghề để xác định đúng nhóm đối tượng.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ theo hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Chuẩn bị hạ tầng công nghệ (phần mềm lập hóa đơn, chữ ký số, kết nối truyền dữ liệu) nếu thuộc nhóm được phép dùng hóa đơn không mã.
- Theo dõi các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế (như Công văn 4831/CT-CS) để cập nhật tiêu chí rủi ro cao và thủ tục cụ thể.
- Đối với HKD có doanh thu tiệm cận 1 tỷ đồng, cần theo dõi sát doanh thu để kịp thời chuyển đổi khi vượt ngưỡng.
Kết luận
Quy định về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thể hiện sự phân loại rõ ràng, khoa học giữa các nhóm người nộp thuế dựa trên quy mô, ngành nghề và mức độ rủi ro. Nguyên tắc chung là bắt buộc sử dụng HĐĐT có mã đối với hầu hết tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh, đồng thời tạo cơ chế linh hoạt cho một số lĩnh vực đặc thù và hình thức bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng.
Việc nắm vững quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm rủi ro pháp lý và góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia trong lĩnh vực thuế. Trong bối cảnh hệ thống hóa đơn điện tử ngày càng hoàn thiện, việc chủ động xác định đúng đối tượng và thực hiện đăng ký, sử dụng đúng quy định là yếu tố then chốt để hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và bền vững.
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15, phố Đặng Thùy Trâm, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi