Từ năm 2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam vẫn sẽ tuân theo các quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử theo hệ thống quy định hiện hành. Bài viết tổng hợp những nội dung quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn mà kế toán không thể bỏ qua.
1. Quy định mới nhất về ký hiệu hóa đơn điện tử
Mỗi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế sẽ bao gồm mã số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Theo quy định tại Điều 4, Phụ lục I của Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử có cấu trúc như sau: 1A23TYY.
Trong đó:
-
1: Ký hiệu loại hóa đơn
-
1: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
-
2: Hóa đơn bán hàng.
-
3: Hóa đơn điện tử khác.
-
4: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
-
-
A: Ký hiệu hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế
-
C: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
-
K: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
-
>> Có thể bạn quan tâm: Doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi nào?
-
23: Hai chữ số cuối của năm phát hành hóa đơn (VD: 2025 sẽ là “25”).
-
T: Ký hiệu theo loại hóa đơn.
-
0: Hóa đơn không phân biệt đặc thù.
-
1, 2, 3, …: Hóa đơn theo từng loại đặc thù do cơ quan thuế quy định.
-
-
YY: Ký hiệu do doanh nghiệp, tổ chức tự xác định để phân biệt hóa đơn trong cùng loại.
Ví dụ:
-
1C25T01: Hóa đơn GTGT có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025, loại đặc thù 01.
-
2K25T00: Hóa đơn bán hàng không có mã của cơ quan thuế, phát hành năm 2025, không thuộc loại đặc thù.
>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử; Tra cứu hóa đơn điện tử.
2. Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một số nội dung trên hóa đơn điện tử không bắt buộc, tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp và giao dịch thực tế. Dưới đây là các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử:
2.1. Mã số thuế của người mua
-
Không bắt buộc nếu người mua không có mã số thuế (ví dụ: khách hàng cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng).
-
Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức có mã số thuế, thông tin này nên có để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế.
2.2. Địa chỉ người mua
-
Không bắt buộc nếu người mua là cá nhân, đặc biệt trong các giao dịch thương mại điện tử, siêu thị, trung tâm thương mại.
-
Nếu có thông tin về địa chỉ, doanh nghiệp có thể ghi để thuận tiện cho việc đối chiếu.
2.3. Chữ ký điện tử của người mua
-
Không bắt buộc trên hóa đơn điện tử, trừ khi hai bên có thỏa thuận hoặc quy định ngành nghề yêu cầu.
-
Hóa đơn vẫn hợp lệ nếu chỉ có chữ ký điện tử của người bán.
2.4. Dấu của người bán (con dấu doanh nghiệp)
-
Không bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành.
-
Trước đây, hóa đơn giấy yêu cầu đóng dấu nhưng với hóa đơn điện tử, chữ ký số đã thay thế cho con dấu.
2.5. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa, dịch vụ
-
Không bắt buộc đối với một số ngành nghề đặc thù như cung cấp dịch vụ trọn gói (dịch vụ viễn thông, bảo hiểm, tài chính, ngân hàng…).
-
Nếu hóa đơn không có đủ các cột này, cần có mô tả phù hợp để đảm bảo nội dung rõ ràng.
2.6. Thông tin người ủy quyền lập hóa đơn
-
Nếu doanh nghiệp có ủy quyền lập hóa đơn, thông tin người ủy quyền có thể ghi hoặc không.
2.7. Tỷ giá ngoại tệ
-
Chỉ bắt buộc khi hóa đơn có giao dịch bằng ngoại tệ. Nếu giao dịch bằng VNĐ, không cần thể hiện tỷ giá.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý:
Dù những nội dung trên không bắt buộc, nhưng trong thực tế, doanh nghiệp có thể bổ sung để tránh nhầm lẫn và tạo sự minh bạch trong giao dịch. Khi lập hóa đơn, cần đảm bảo các thông tin bắt buộc theo quy định để tránh rủi ro về thuế.
Kết luận
Ngoài ra, nếu quý doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ quy định, xin vui lòng liên hệ E-invoice để nhận được tư vấn:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/
Để lại một phản hồi