Tại sao doanh nghiệp còn ngại áp dụng hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp, giảm thiểu các chi phí về nhân lực, tiền bạc về lâu về dài cho doanh nghiệp nhưng vẫn có nhiều doanh nghiệp ngại áp dụng cái mới. Lý do là vì đâu?

Chưa thực sự hiểu rõ lợi ích của hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã có nghị định số 119 do Chính Phủ ban hành vào ngày 12/9/2018 quy định về việc hướng dẫn quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp tuân thủ thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp để thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Chính Phủ đã sớm nhìn nhận được những lợi ích thiết thực của hóa đơn điện tử có thể mang lại cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, từ phía doanh nghiệp nhiều người còn ngần ngại vì thực tế không hiểu rõ hóa đơn điện tử có tốt hơn hóa đơn giấy hay không. Thực tế, hóa đơn điện tử không những mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, xã hội mà còn hỗ trợ đắc lực cho cơ quan Thuế trong công tác quản lý.

Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử là giải pháp “vàng” giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian trong khâu quản lý. Bên cạnh đó, về đường dài, hóa đơn giấy không phát sinh chi phí in ấn, sử dụng, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế; khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.

Tâm lý ngại thay đổi là rào cản

Nhiều doanh nghiệp thấy rằng, việc sử dụng hóa đơn giấy là thói quen không những của doanh nghiệp mà còn của khách hàng. Doanh nghiệp lo ngại sự thay đổi khiến khách hàng không quen với hình thức nhận hóa đơn mới. Bên cạnh đó là lo lắng về việc nhân lực đã quen với cách sử dụng quản lý hóa đơn giấy, chuyển sang hình thức mới khó khăn và không theo kịp.

Tuy nhiên, thực tế thì việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tương tự như các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp khác. Các phần mềm này đều được hướng dẫn cụ thể từ nhà cung cấp phần mềm, bên cạnh đó là hỗ trợ trực tiếp, gián tiếp nếu phát sinh vấn đề khi sử dụng. Từ phía khách hàng, tiếp nhận hóa đơn qua Email vừa an toàn, bảo mật lại tiện lợi thì phải chăng doanh nghiệp đang lo lắng thừa về việc sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp còn nhiều lo lắng về chi phí, nhân lực và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Lo lắng về chi phí đầu tư

Nhiều doanh nghiệp hiểu rõ về lợi ích của hóa đơn điện tử nhưng do số lượng sử dụng hóa đơn không nhiều, số lượng hóa đơn giấy vẫn còn nhiều vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy mà chưa chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử

Mặt khác, để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có hạ tầng kỹ thuật tốt. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể và sẵn sang đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin – viễn thông. Đặc biệt là nhiều doanh nghiệp ở khu vực nông thôn không có đủ quy mô và năng lực sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Đây là nỗi lo chung của doanh nghiệp cũng như các cơ quan Thuế, Chính Phủ… Nhưng nếu xét về đường dài, doanh nghiệp cần đo lường chi phí đầu tư với chi phí sử dụng hóa đơn giấy, chú trọng về lợi ích, giá trị lâu dài mà hóa đơn điện tử mang lại

Chẳng hạn, khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.

Như vậy, có nhiều lý do khiến doanh nghiệp không mấy “vui vẻ” với hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, thực tế mà thấy mọi sự đầu tư hay thay đổi đều là tiền đề cho sự phát triển. Doanh nghiệp sớm áp dụng hóa đơn điện tử thì càng có thêm thời gian làm quen xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng.

Nguồn tham khảo xem thêm: Tại đây