Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Không đơn giản chỉ là lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần chọn lựa nhà cung cấp đạt những tiêu chuẩn sau đây.

Đạt tiêu chuẩn về cơ cấu tổ chức và kinh nghiệm triển khai

Tổ chức phải là doanh nghiệp, tổ chức được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư hoặc giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Có kinh nghiệm tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc có 05 năm hoạt động cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động của ngân hàng.

Đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức qua các. Ngoài ra, tổ chức đó đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp với nhau hoặc giữa các tổ chức với nhau.

Có tài chính vững mạnh và nhân lực nhiều kinh nghiệm

Các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phải có đủ năng lực tài chính để thiết lập hệ thống trang thiết bị kỹ thuật, tổ chức và duy trì hoạt động phù hợp với quy mô cung cấp dịch vụ. Kèm theo đó là có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 110/2015/TT-BTC ngày 28/7/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.

Tổ chức đó phải có trụ sở làm việc, địa điểm đặt trang thiết bị tại Việt Nam đảm bảo an toàn phù hợp với loại hình dịch vụ cung cấp. Đi cùng là ngũ cán bộ kỹ thuật tối thiểu có 07 cán bộ trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, bảo mật về hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, quản trị cơ sở dữ liệu, am hiểu pháp luật thuế.

Đảm bảo có đội ngũ nhân viên kỹ thuật, thường xuyên trực 24 giờ trong ngày để duy trì hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Các tiêu chuẩn đề ra là căn cứ để doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Phần mềm hóa đơn điện tử đạt các tiêu chuẩn của Tổng Cục Thuế

Thiết lập hệ thống phần mềm đảm bảo các yêu cầu sau:

• Đáp ứng các nghiệp vụ về hóa đơn theo quy định hiện hành.
• Đáp ứng các yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và chuẩn kết nối do Tổng cục Thuế quy định và công bố công khai;
• Đảm bảo toàn bộ các giao dịch giữa người nộp thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ với cơ quan thuế phải được lưu trữ dưới dạng có cấu trúc và cho phép tra cứu trên ứng dụng theo thời gian tương ứng với dữ liệu hóa đơn;
• Đảm bảo toàn bộ nhật ký truy cập, thao tác trên ứng dụng và trên cơ sở dữ liệu phải được lưu trữ dưới dạng có cấu trúc và có thể tra cứu trên ứng dụng theo thời gian tương ứng với dữ liệu hóa đơn

Thiết lập hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:

• Đảm bảo cung cấp dịch vụ cho người nộp thuế và kết nối với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trực tuyến 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ (thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ, Tết). Thời gian dừng hệ thống để bảo trì không quá 2% tổng số giờ cung cấp dịch vụ.
• Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy cập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia; có biện pháp kiểm soát giao dịch với người nộp thuế và với cơ quan thuế.
• Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; thời gian phục hồi dữ liệu tối đa 08 giờ kể từ thời điểm hệ thống gặp sự cố.

Tổng cục Thuế quy định các điều kiện và tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể cần đáp ứng để hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể kết nối, trao đổi thông tin được với Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Trên đây là những tiêu chuẩn và là căn cứ để doanh nghiệp tìm kiếm tổ chức cung cấp phần mềm đạt chuẩn theo quy định của pháp Luật. Trong quá trình tìm hiểu và áp dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp không thể bỏ qua các tiêu chuẩn này. Sử dụng hóa đơn điện tử sớm là cách doanh nghiệp đẩy lùi những mặt hạn chế mà hóa đơn giấy gặp phải và là bước đệm cho sự phát triển trong thời đại công nghệ 4.0.